Technische Prüfung / Methodik

Nachweise sind für alle Unternehmen und Personen vorzulegen, deren Angaben der Vergabestelle im Verfahren zugrunde gelegt wurden oder auf deren Kapazitäten, Erklärungen oder Rechtsstellung sich der Bieter berufen hat. Dies umfasst – soweit jeweils einschlägig – den Einzelbieter, jedes Mitglied einer Bietergemeinschaft, benannte Nachunternehmer, eignungsverleihende Dritte, bevollmächtigte Vertreter sowie sonstige Unternehmen, deren Eignung, Kapazität oder rechtliche Mitwirkung für die Zuschlagsentscheidung oder Vertragsdurchführung maßgeblich sein soll.

Dieses Dokument ersetzt weder Teilnahmeunterlagen, Selbsterklärungen, Eignungsformblätter, Preisblätter, Verhandlungsversionen, finale Angebotsfassungen noch Vertragsentwürfe. Es ergänzt diese Unterlagen ausschließlich insoweit, als belastbare Originale oder aktualisierte Belegunterlagen zur Verifizierung angefordert werden. Soweit die Vergabestelle einzelne Unterlagen bereits in verwertbarer Form besitzt oder rechtssicher aus öffentlichen Registern abrufen kann, kann sie auf eine erneute Vorlage verzichten. Der Bieter bleibt jedoch verpflichtet, auf Anforderung die Registerquelle, das Aktenzeichen, die Abrufmöglichkeit oder einen aktuellen Auszug so zu benennen, dass die Verifizierung ohne zusätzliche Auslegungsarbeit möglich ist.

Die Vorlage erfolgt ausschließlich nach gesonderter schriftlicher oder elektronischer Aufforderung der Vergabestelle, regelmäßig im Rahmen der abschließenden Zuschlagsprüfung, vor der Zuschlagserteilung, vor der Vertragsunterzeichnung oder bei einer sonstigen vergaberechtlich zulässigen Verifizierungsphase.

Der Bieter hat nur die ausdrücklich angeforderten Nachweisgruppen einzureichen. Werden einzelne Unterlagen zusätzlich für Konsortialpartner, Nachunternehmer oder eignungsverleihende Dritte verlangt, ist die Aufforderung auch auf diese Beteiligten entsprechend umzusetzen.

Die Einreichung hat fristgerecht, vollständig und in der von der Vergabestelle vorgegebenen technischen Struktur zu erfolgen. Soweit nachfolgend Felder offengelassen sind, werden die verbindlichen Parameter in der Aufforderung konkretisiert.

Maßgeblich ist der in der Anforderung bezeichnete Prüfzeitpunkt. Nachweise mit zeitbezogenem Aussagegehalt müssen zum Zeitpunkt des Fristablaufs aktuell, lesbar und inhaltlich gültig sein. Ist die Gültigkeit eines Dokuments zwischen ursprünglicher Angebotsabgabe und Zuschlagsentscheidung abgelaufen oder wurde eine neue Fassung ausgestellt, ist die aktuelle Fassung einzureichen.

Soweit die Vergabestelle nichts Abweichendes vorgibt, soll der Bieter für Bescheinigungen mit Aktualitätsbezug nur Belege verwenden, deren Ausstellungsdatum nicht älter als [z. B. 3 / 6] Monate ist. Für Registerauszüge, Versicherungsbestätigungen oder Bescheinigungen mit ausgewiesener Gültigkeitsdauer gilt vorrangig die dort dokumentierte Laufzeit.

Kann ein angeforderter aktueller Nachweis innerhalb der Frist aus Gründen außerhalb der Sphäre des Bieters nicht rechtzeitig beschafft werden, hat der Bieter dies unverzüglich anzuzeigen, die eingeleiteten Beschaffungsschritte nachzuweisen und – soweit vergaberechtlich zulässig – einen belastbaren Zwischenbeleg oder gleichwertigen Ersatznachweis vorzulegen.

Unvollständige, widersprüchliche, offensichtlich unleserliche oder verspätet eingereichte Beweisakten können – vorbehaltlich der jeweils anwendbaren vergaberechtlichen Nachforderungs- und Aufklärungsregeln – dazu führen, dass die Vergabestelle die Eignung, die Richtigkeit der Erklärungen oder die Zuschlagsfähigkeit nicht als nachgewiesen ansieht.

Die Vergabestelle ist nicht verpflichtet, unklare Dokumente auszulegen, fehlende Zuordnungen selbst herzustellen oder lückenhafte Unterlagenpakete inhaltlich zu rekonstruieren. Liegen Abweichungen zwischen früheren Erklärungen und nunmehr eingereichten Nachweisen vor, ohne dass diese nachvollziehbar erläutert werden, kann dies vergaberechtliche Konsequenzen bis hin zur Nichtberücksichtigung des Bieters haben.

Eine etwaige Aufklärung, Nachforderung oder Fristverlängerung erfolgt ausschließlich nach Ermessen und im Rahmen des anwendbaren Vergaberechts. Ein Anspruch des Bieters auf zusätzliche Heilungsmöglichkeiten besteht nur insoweit, als das maßgebliche Recht dies ausdrücklich vorsieht.

Zulässig sind – je nach Aufforderung – Originale, amtlich beglaubigte Abschriften, bestätigte Registerauszüge, elektronische amtliche Bescheinigungen, qualifiziert digital signierte Dokumente oder sonstige Unterlagen mit gleichwertigem Beweiswert. Soweit nur eine elektronische Einreichung vorgesehen ist, sind Originale grundsätzlich in lesbarer, vollständiger und farbgetreuer Kopie einzureichen, sofern die Vergabestelle nicht ausdrücklich die physische Vorlage verlangt.

Versicherungsnachweise sollen unmittelbar vom Versicherer oder Makler bestätigt sein. Registerauszüge sollen den aktuellen Stand wiedergeben. Eigene Bietererklärungen genügen nur dort, wo dies in der Aufforderung oder nach einschlägigem Recht ausdrücklich zugelassen ist oder wo im Herkunftsstaat des Bieters keine amtlichen Bescheinigungen ausgestellt werden.

Die Unterlagen sind in [deutscher Sprache / deutscher und englischer Sprache] einzureichen, soweit die Vergabestelle nichts Abweichendes bestimmt. Fremdsprachige Bescheinigungen sind zusammen mit einer [einfachen / beglaubigten] Übersetzung vorzulegen, soweit dies in der Aufforderung verlangt wird oder die Vergabestelle anderenfalls die inhaltliche Prüfung nicht zuverlässig vornehmen kann.

Der Bieter bleibt für die sachliche Richtigkeit jeder Übersetzung verantwortlich. Bei Widersprüchen zwischen Original und Übersetzung kann die Vergabestelle eine ergänzende Erläuterung, eine bestätigte Übersetzung oder einen gleichwertigen, besser geeigneten Nachweis verlangen.

Alle eingereichten Dokumente müssen vollständig, in richtiger Reihenfolge, unverfälscht, lesbar und eindeutig dem jeweiligen Unternehmen zuordenbar sein. Mehrseitige Bescheinigungen sind vollständig einzureichen; abgeschnittene Seitenränder, unvollständige Scans, verdeckte Gültigkeitsdaten oder fehlende Unterschriftsseiten gelten als nicht ordnungsgemäße Vorlage.

Schwärzungen sind nur zulässig, soweit sie für die vergaberechtliche Prüfung offensichtlich nicht erforderlich sind und den Aussagegehalt des Nachweises nicht mindern. Jede zulässige Schwärzung soll kenntlich gemacht und auf Verlangen begründet werden.

Jeder Nachweis ist mit einer eindeutigen Referenz auf die zugehörige Ursprungserklärung, den betreffenden Beteiligten und die Nachweisgruppe zu versehen. Ohne diese Verknüpfung kann die Vergabestelle den Beleg als nicht ausreichend zugeordnet behandeln.

Für ausländische Bieter und ausländische Beteiligte sind gleichwertige Bescheinigungen des Herkunftsstaats oder Niederlassungsstaats zugelassen, sofern ihr Aussagegehalt dem angeforderten Nachweis inhaltlich entspricht. Der Bieter hat die Gleichwertigkeit im Zweifel substantiiert darzulegen.

Soweit in einem Staat bestimmte Bescheinigungen nicht ausgestellt werden, kann ein Ersatz durch eine eidesstattliche Erklärung, eine förmliche Eigenerklärung oder einen sonstigen nach dem anwendbaren Recht anerkannten Ersatznachweis zulässig sein. In diesem Fall ist zusätzlich eine kurze Gleichwertigkeitserklärung gemäß Anlage D beizufügen.

Das Einreichungspaket ist in der Reihenfolge der Nachweisgruppen 5.1 bis 5.7 zusammenzustellen. Jedes Dokument ist fortlaufend zu nummerieren und in einer konsistenten Dateibenennung hochzuladen, damit die Prüfkette zwischen Ursprungserklärung, Nachweis und Beteiligtem eindeutig nachvollzogen werden kann.

Empfohlen wird folgende Struktur: [01_5.1_Registerauszug_[Unternehmen]_[JJJJMMDD].pdf], [02_5.1_Vollmacht_[Unternehmen]_[JJJJMMDD].pdf], [03_5.3_Steuerbescheinigung_[Unternehmen]_[JJJJMMDD].pdf] usw. Zusätzlich sind Anlage A bis C auszufüllen; Anlage D ist beizufügen, soweit Vollmachten, Übersetzungen oder Gleichwertigkeitserklärungen erforderlich sind.

Die nachfolgenden Nachweisgruppen konkretisieren die typischerweise auf Anforderung vorzulegenden Belege. Maßgeblich bleiben stets die veröffentlichten Vergabeunterlagen und die konkrete Aufforderung der Vergabestelle. Sofern einzelne Nachweise dort abweichend benannt, erweitert, eingeschränkt oder für bestimmte Beteiligte ausgeschlossen werden, geht die Aufforderung vor.

Einzureichen sind belastbare Nachweise zur rechtlichen Existenz des Unternehmens und zu den Personen, die das Unternehmen rechtswirksam vertreten oder für das Verfahren verbindlich zeichnen dürfen. Soweit die Vertretungsbefugnis nicht bereits eindeutig aus dem Registerauszug hervorgeht, ist zusätzlich eine Vollmacht, Organbestellung oder gleichwertige Berechtigung beizufügen.

Soweit die ausgeschriebenen Leistungen einer berufs-, kammer-, register- oder zulassungsrechtlichen Eintragung unterliegen, sind die hierfür einschlägigen Nachweise in aktueller Form beizufügen. Dies gilt insbesondere für solche Leistungen, bei denen das geltende Recht, die Vergabeunterlagen oder die vorgesehene Rollenverteilung eine bestimmte Berufszulassung, eine Eintragung in ein Berufsregister oder die Berechtigung zum Führen einer geschützten Berufsbezeichnung voraussetzen.

Soweit in den Vergabeunterlagen die Benennung bestimmter Fachverantwortlicher oder Schlüsselpersonen mit zwingenden Qualifikationsanforderungen vorgesehen ist, dürfen nur die hierfür ausdrücklich verlangten aktualisierten Belege eingereicht werden. Eine unaufgeforderte personelle Neubesetzung oder konzeptionelle Änderung ist über dieses Dokument nicht zulässig.

Es sind aktuelle Bescheinigungen vorzulegen, aus denen hervorgeht, dass das betreffende Unternehmen seine steuerlichen Pflichten und sozialversicherungsrechtlichen Verpflichtungen ordnungsgemäß erfüllt, soweit dies in den Vergabeunterlagen gefordert wurde. Dies umfasst auch gleichwertige Nachweise aus dem Herkunfts- oder Niederlassungsstaat.

Soweit ein bestimmter Versicherungsschutz gefordert ist, sind aktuelle Versicherungsbestätigungen mit Angabe von Versicherer, Versicherungsnehmer, Art des Versicherungsschutzes, Deckungssummen, wesentlichen Ausschlüssen, territorialem Geltungsbereich und Laufzeit einzureichen. Reine Absichtserklärungen genügen nicht, sofern nicht die Vergabestelle ausdrücklich eine verbindliche Versichererbestätigung über die rechtzeitige Anpassung bis Vertragsbeginn zulässt.

Soweit in den Vergabeunterlagen vorgesehen, sind amtliche oder sonst belastbare Unterlagen vorzulegen, aus denen hervorgeht, dass keine zwingenden oder fakultativen Ausschlussgründe entgegenstehen. Sind relevante Sachverhalte vorhanden, sind zusätzlich die zur Selbstreinigung, Sanierung oder sonstigen vergaberechtlichen Würdigung erforderlichen Unterlagen strukturiert und nachvollziehbar beizufügen.

Soweit der Bieter als Bietergemeinschaft auftritt oder sich auf benannte Nachunternehmer oder eignungsverleihende Dritte stützt, sind die angeforderten Nachweise grundsätzlich für jedes betroffene Unternehmen gesondert einzureichen. Zusätzlich sind gemeinschafts- oder kapazitätsbezogene Erklärungen beizufügen, soweit sie im Verfahren gefordert wurden.

Haben sich seit der letzten verbindlichen Angebotsfassung wesentliche Umstände geändert, sind diese proaktiv offenzulegen und durch aktuelle Belege zu untermauern. Dies betrifft insbesondere Änderungen der Rechtsform, der Eigentümer- oder Beteiligungsstruktur, der Vertretungsverhältnisse, des Versicherungsschutzes, benannter Unternehmen, zulassungsrelevanter Eintragungen oder sonstiger Angaben, die für Eignung, Zuschlag oder Vertragsdurchführung erheblich sein können.

Jede Änderung ist in Anlage C darzustellen, auf die frühere Erklärung zurückzuführen und in ihrer vergaberechtlichen Relevanz kurz zu erläutern. Dieses Dokument dient der Offenlegung und Verifizierung solcher Änderungen, nicht deren unaufgeforderter inhaltlicher Neugestaltung.

Jeder eingereichte Nachweis ist einer bereits abgegebenen Erklärung, einem Formblatt, einer Angebotsanlage, einem Teilnahmeantrag oder einer sonstigen verfahrensbezogenen Angabe eindeutig zuzuordnen. Hierfür sind in Anlage A die Referenz auf das Ursprungsdokument, die dortige Abschnitts- oder Positionsnummer sowie der betroffene Beteiligte anzugeben.

Zur Reduzierung des Prüfaufwands ist jeder Nachweis mit einem einheitlichen Status zu kennzeichnen. Zulässige Statusangaben sind: [unverändert gültig], [aktualisiert], [ersetzt] oder [neu beigefügt].

Weicht ein aktueller Nachweis von einer früheren Erklärung ab, ist der Sachverhalt in knapper, formeller und nachvollziehbarer Weise zu erläutern. Die Erläuterung hat mindestens den Änderungszeitpunkt, den Grund der Änderung, die betroffenen Angaben und die Einschätzung zu enthalten, ob und warum die vergaberechtliche Eignung oder Zuschlagsfähigkeit unberührt bleibt.

Der Bieter hat zu bestätigen, dass die für die Vergabe und die spätere Vertragsdurchführung maßgeblichen rechtlichen, wirtschaftlichen, organisatorischen, versicherungsbezogenen und – soweit einschlägig – berufsrechtlichen Voraussetzungen fortbestehen und durch die beigefügten Belege zutreffend wiedergegeben werden.

Der Bieter ist verpflichtet, alle wesentlichen Änderungen seit Angebotsabgabe oder seit der letzten verbindlichen Angebotsfassung aktiv offenzulegen. Dies gilt insbesondere für Änderungen in Rechtsform, Eigentumsverhältnissen, Vertretungsverhältnissen, Versicherungsstatus, benannten Nachunternehmern, eignungsverleihenden Dritten, Zulassungen, Registereinträgen oder sonstigen vergaberelevanten Umständen.

Ist ein ursprünglich benannter Nachweis nicht mehr verfügbar, ist an dessen Stelle ein gleichwertiger Ersatzbeleg einzureichen. Der Bieter hat in diesem Fall kurz darzulegen, warum der ursprüngliche Nachweis nicht vorgelegt werden kann, worin die Gleichwertigkeit des Ersatzbelegs besteht und welche früher abgegebene Erklärung hierdurch bestätigt wird.

Der Unterzeichner erklärt, dass sämtliche von der Vergabestelle im Rahmen dieser Anforderung benannten Nachweise vollständig beigefügt oder – sofern rechtlich zulässig – durch eindeutig bezeichnete Registerquellen oder gleichwertige Ersatzbelege ersetzt wurden.

Ferner wird erklärt, dass alle Angaben in diesem Dokument sowie in den beigefügten Anlagen nach bestem Wissen vollständig, richtig und aktuell sind und den Stand zum maßgeblichen Prüfzeitpunkt zutreffend wiedergeben.

Dieses Dokument ist von einer vertretungsberechtigten Person oder einem ordnungsgemäß bevollmächtigten Vertreter zu unterzeichnen. Ist die Zeichnungsberechtigung nicht bereits zweifelsfrei nachgewiesen, ist ein entsprechender Vertretungsnachweis beizufügen.

Die nachfolgenden Anlagen sind als standardisierte Bestandteile dieses Dokuments zu verwenden. Soweit ein Abschnitt im konkreten Verfahren nicht einschlägig ist, ist dies im jeweiligen Formular kenntlich zu machen.

Diese Anlage ist für jeden eingereichten Nachweis auszufüllen. Bei Bedarf dürfen zusätzliche Zeilen oder Fortsetzungsblätter verwendet werden.

Das Dokumentenverzeichnis dient der technischen und inhaltlichen Ordnung des Einreichungspakets. Es soll mit dem tatsächlichen Upload identisch sein.

Nur auszufüllen, wenn seit der letzten verbindlichen Angebotsfassung vergaberelevante Änderungen eingetreten sind oder ein Ersatz- beziehungsweise Aktualisierungsnachweis eingereicht wird.

Diese Anlage ist nur soweit erforderlich auszufüllen. Nicht einschlägige Teilabschnitte sind mit [nicht einschlägig] zu kennzeichnen.