Subunternehmer-/Konsortiumserklärungen

Subunternehmer ist jedes rechtlich selbständige Unternehmen, das einen abgrenzbaren Teil der ausgeschriebenen Leistungen im Auftrag des Bieters oder des federführenden Konsortialpartners erbringt, ohne selbst alleiniger Vertragspartner des Auftraggebers zu werden.

Konsortium oder Bietergemeinschaft bezeichnet die gemeinschaftliche Angebotsabgabe mehrerer Unternehmen, die gegenüber dem Auftraggeber gemeinsam auftreten und nach Maßgabe der Vergabeunterlagen gemeinsam verantwortlich sind. Soweit gefordert, umfasst dies auch die Benennung eines bevollmächtigten Konsortialführers und die Übernahme einer gesamtschuldnerischen Haftung.

Kapazitätsgeber ist jedes Drittunternehmen, auf dessen personelle, fachliche, technische, methodische, systemische oder wirtschaftliche Kapazitäten sich der Bieter oder ein Konsortiumsmitglied zum Nachweis der Eignung oder zur Auftragsausführung stützt. In diesem Fall ist eine gesonderte Vertrauenserklärung beziehungsweise Verfügbarkeits- und Unterstützungszusage des Drittunternehmens einzureichen.

Typische Anwendungsfälle sind unter anderem die Einbindung spezialisierter FM- oder Betreiberberater, Fachbeiträge zu Energie, Nachhaltigkeit, Sicherheit, Logistik, Reinigung, Entsorgung oder Dokumentation, Leistungen zur Daten- und Systemintegration, Beiträge zu Nutzer- und Flächenanforderungen, Prüf- und Qualitätssicherungsleistungen, Inbetriebnahme- und Übergabebegleitung, Unterstützungsleistungen bei der Beschaffung von Services und Betriebsmitteln oder die Bereitstellung benannter Schlüsselpersonen, Referenzen, Methoden, Systeme oder sonstiger Ressourcen durch Drittunternehmen.

Die nachstehenden Angaben sind durch den federführenden Bieter beziehungsweise den bevollmächtigten Konsortialführer vollständig einzutragen.

Soweit sich die Vertretungsberechtigung nicht unmittelbar aus einem aktuellen Registerauszug ergibt oder eine Unterzeichnung aufgrund gesonderter Vollmacht erfolgt, ist der entsprechende Nachweis als Anlage beizufügen.

Es ist darzustellen, welches Unternehmen die Gesamtkoordination der eingebundenen Partner übernimmt und als zentraler Ansprechpartner gegenüber dem Auftraggeber fungiert.

Sämtliche Subunternehmer, Konsortialpartner und sonstigen Drittunternehmen sind nachstehend vollständig aufzulisten. Jedes Unternehmen ist eindeutig einer Rolle im Angebot zuzuordnen. Fehlt ein beteiligtes Unternehmen in dieser Übersicht, gilt es als nicht offengelegt.

Für jedes eingebundene Unternehmen sind mindestens Unternehmensname, Anschrift, Rechtsstellung im Angebot, Leistungsbeitrag, bereitgestellte Kapazitäten und zeichnungsberechtigte Person anzugeben. Soweit einschlägig, sind zusätzlich Federführung, Bevollmächtigung, auftragskritische Relevanz, prozentualer Leistungsanteil, benannte Schlüsselressourcen sowie die Zuordnung zu separat eingereichten Nachweisen anzugeben.

Für jedes eingebundene Unternehmen ist im Folgenden detailliert zu beschreiben, welche konkreten Leistungen der Planungs- und Baubegleitung von welchem Unternehmen erbracht werden. Hierzu zählen insbesondere fachlich abgrenzbare Beiträge, Prüf- und Qualitätssicherungsleistungen, Begleit- und Koordinationsleistungen, nutzer- und flächenbezogene Beiträge, dokumentations- und datenbezogene Leistungen, digitalisierungsbezogene Beiträge, Inbetriebnahme- und Übergabeleistungen sowie sonstige projektrelevante Sonderaufgaben.

Es ist nachvollziehbar darzustellen, wo die Verantwortung des federführenden Bieters endet und wo die operative Zuständigkeit des jeweiligen Subunternehmers oder Partners beginnt. Dies umfasst insbesondere fachliche Freigaben, Berichtspflichten, Zuarbeitspflichten, Prüf- und Eskalationswege, Qualitätssicherung, Dokumentationspflichten und die Verantwortung für die Einhaltung terminsensitiver Leistungsbeiträge.

Die Schnittstellen zwischen den beteiligten Unternehmen sind so zu beschreiben, dass Übergaben, Berichtswesen, Terminabstimmungen, Daten- und Dokumentenaustausch sowie die Zusammenarbeit mit Auftraggeber, Planungsbeteiligten, Bauausführenden, Betreibervertretungen, Nutzervertretungen und sonstigen Stakeholdern eindeutig nachvollziehbar sind.

Der Bieter hat je eingebundenem Unternehmen einzuordnen, ob es sich um unterstützende, wesentliche oder auftragskritische Leistungsanteile handelt. Auftragskritisch sind insbesondere solche Beiträge, ohne die der Nachweis der Eignung oder eine vertragsgerechte Leistungserbringung nicht oder nicht gleichwertig möglich wäre.

Jedes in das Angebot eingebundene Unternehmen hat rechtsverbindlich zu erklären, dass es im Zuschlagsfall die in diesem Dokument benannten Leistungen, Schlüsselpersonen und sonstigen Ressourcen in dem angegebenen Umfang und für die erforderliche Dauer tatsächlich zur Verfügung stellt. Die Erklärung ist durch die jeweils vertretungsberechtigte Person zu unterzeichnen.

Es ist zu bestätigen, dass die benannten fachlichen, personellen, technischen und organisatorischen Mittel zum vorgesehenen Zeitpunkt und in dem angegebenen Umfang verfügbar sind und nicht bereits in einer Weise anderweitig gebunden sind, die eine vertragsgerechte Leistungserbringung gefährden würde.

Jedes eingebundene Unternehmen bestätigt, dass es die für seinen Leistungsanteil maßgeblichen Anforderungen aus den Vergabe- und Vertragsunterlagen einhält. Dies umfasst insbesondere Zusammenarbeit, Vertraulichkeit, Datenschutz und Datensicherheit, Dokumentations- und Berichtspflichten, Terminbindung, qualitätsrelevante Mitwirkung, informations- und systembezogene Vorgaben, objekt- oder standortbezogene Regeln sowie sonstige auf den Leistungsanteil anwendbare Anforderungen.

Jedes eingebundene Unternehmen verpflichtet sich, jede beabsichtigte oder eingetretene Änderung der Beteiligungsstruktur, des Leistungsanteils, der benannten Schlüsselpersonen oder der bereitgestellten Kapazitäten unverzüglich dem federführenden Bieter mitzuteilen. Der federführende Bieter verpflichtet sich seinerseits, solche Änderungen dem Auftraggeber unverzüglich offenzulegen.

Bei einer gemeinschaftlichen Angebotsabgabe sind sämtliche Mitglieder der Bietergemeinschaft mit klarer Aufgabenverteilung und Abgrenzung ihrer Beiträge zu benennen.

Das Konsortium benennt einen bevollmächtigten Konsortialführer, der zur rechtsverbindlichen Kommunikation und Erklärung gegenüber dem Auftraggeber befugt ist.

Das Konsortium erklärt, gegenüber dem Auftraggeber entsprechend den Vergabeunterlagen gemeinsam verantwortlich zu sein. Soweit vergaberechtlich oder vertraglich gefordert, bestätigen die Konsortialpartner eine gesamtschuldnerische Haftung.

Es ist zu beschreiben, wie die Steuerung innerhalb des Konsortiums organisiert wird, einschließlich Entscheidungswegen, Berichtslinien, Qualitätssicherung, Eskalationsmechanismen und interner Abstimmung über Änderungen.

Es ist präzise anzugeben, auf welche Erfahrung, Fachkunde, Personalressourcen, Methoden, Systeme, Nachweise, Referenzen oder sonstigen Mittel des Drittunternehmens sich der Bieter stützt. Eine pauschale Bezugnahme ohne eindeutige Zuordnung genügt nicht.

Der jeweilige Kapazitätsgeber erklärt, dass dem Bieter diese Kapazitäten im Zuschlagsfall tatsächlich, uneingeschränkt und rechtzeitig für die Auftragsausführung zur Verfügung stehen. Soweit sich die Kapazität auf benannte Schlüsselpersonen, Systeme oder Nachweise bezieht, ist dies konkret zu bezeichnen.

Soweit sich die Vertrauenserklärung auf an anderer Stelle eingereichte Referenzen, Qualifikationen, Zertifikate, Systeme, Methoden oder sonstige Nachweise bezieht, sind diese mit eindeutiger Dokumentenbezeichnung, Datierung und Zuordnung zum jeweiligen Kapazitätsgeber zu benennen, ohne die Unterlagen inhaltlich vollständig zu wiederholen.

Für den Fall der Nichtverfügbarkeit oder des Austauschs eines Kapazitätsgebers ist darzustellen, wie die Leistungsfähigkeit oder Eignung aufrechterhalten wird. Ein Ersatzunternehmen muss mindestens gleichwertige fachliche, personelle, technische, organisatorische und, soweit einschlägig, wirtschaftliche Voraussetzungen nachweisen. Soweit die Vergabeunterlagen dies vorsehen, bedarf ein solcher Austausch der Zustimmung des Auftraggebers.

Änderungen in der Zusammensetzung des Konsortiums, der Nachunternehmerkette oder der in Anspruch genommenen Kapazitäten sind dem Auftraggeber vor ihrer Umsetzung offenzulegen, soweit dies nach den Vergabe- oder Vertragsunterlagen erforderlich ist. Gleiches gilt für Änderungen benannter Schlüsselpersonen, soweit diese für Eignung, Wertung oder Leistungserbringung wesentlich sind.

Ein Ersatzunternehmen oder eine Ersatzressource muss mindestens gleichwertige fachliche, personelle, organisatorische und sonstige auftragsrelevante Voraussetzungen aufweisen. Der ursprüngliche Leistungsumfang, die termingerechte Verfügbarkeit, die fachliche Qualität sowie die Eignungsabdeckung müssen vollständig erhalten bleiben.

Wesentliche Änderungen der eingebundenen Unternehmen, wesentliche Verschiebungen der Leistungsanteile oder der Austausch von auftragskritischen Kapazitätsgebern, Subunternehmern oder Konsortialpartnern unterliegen, soweit in den Vergabe- oder Vertragsunterlagen vorgesehen, der Zustimmung des Auftraggebers. Bis zur Freigabe bleibt der federführende Bieter für die unveränderte und vertragsgemäße Leistungserbringung verantwortlich.

Der federführende Bieter beziehungsweise Konsortialführer bestätigt rechtsverbindlich die Vollständigkeit und Richtigkeit aller Angaben in diesem Dokument sowie die ordnungsgemäße Beifügung der erforderlichen Einzel- und Vertrauenserklärungen.

Jedes betroffene Unternehmen unterzeichnet die jeweils einschlägige Verpflichtungs- oder Vertrauenserklärung eigenständig. Unterschriften eines federführenden Bieters für andere Unternehmen sind nur zulässig, wenn hierfür eine ausdrückliche und beigefügte Bevollmächtigung vorliegt.

Erforderliche Vollmachten, Registerauszüge oder sonstige Vertretungsnachweise sind beizufügen, soweit die Vertretungsberechtigung nicht anderweitig eindeutig nachgewiesen ist.

Mit der Unterzeichnung bestätigen die Unterzeichner, dass die Erklärungen zum Zeitpunkt der Angebotsabgabe zutreffen und bis zum Ablauf der Bindefrist sowie im Zuschlagsfall bis zum vertraglich relevanten Ende der jeweiligen Leistungserbringung fortgelten, soweit sie nicht wirksam geändert oder ersetzt werden.

Dieses Formblatt ist vom federführenden Bieter beziehungsweise Konsortialführer auszufüllen. Es dient als zusammenfassende Gesamtübersicht sämtlicher eingebundener Unternehmen. Die Tabelle ist bei Bedarf zu erweitern.

Dieses Formblatt ist für jeden vorgesehenen Subunternehmer separat zu vervielfältigen und durch den jeweiligen Subunternehmer zu unterzeichnen.

• Der vorstehend beschriebene Leistungsanteil ist dem unterzeichnenden Unternehmen bekannt und wird im Zuschlagsfall in dem beschriebenen Umfang, in der beschriebenen Qualität und für die erforderliche Dauer zur Verfügung gestellt.

• Die benannten personellen, fachlichen, technischen und organisatorischen Ressourcen stehen für die vorgesehene Leistungserbringung zur Verfügung.

• Die für den Leistungsanteil maßgeblichen Anforderungen aus Vergabe- und Vertragsunterlagen sind bekannt; insbesondere werden Vorgaben zu Zusammenarbeit, Vertraulichkeit, Datenschutz, Dokumentation, Informationsweitergabe, Terminbindung, Qualitätssicherung, Arbeitssicherheit und sonstigen einschlägigen Anforderungen eingehalten.

• Änderungen des Leistungsanteils, der benannten Schlüsselpersonen oder der verfügbaren Ressourcen werden dem federführenden Bieter unverzüglich mitgeteilt.

• Soweit für die Leistungserbringung weitere Nachunternehmer vorgesehen sind, werden diese nur nach vorheriger Offenlegung und nur im Rahmen der zulässigen vergabe- und vertragsrechtlichen Vorgaben eingesetzt.

Dieses Formblatt ist bei gemeinschaftlicher Angebotsabgabe einmal einzureichen und von allen Konsortialpartnern zu unterzeichnen.

• Die Angebotsabgabe erfolgt gemeinschaftlich; alle nachstehend benannten Mitglieder gehören dem Konsortium für dieses Vergabeverfahren verbindlich an.

• Der benannte Konsortialführer ist zur Abgabe und Entgegennahme sämtlicher Erklärungen, Mitteilungen und rechtsgeschäftlichen Handlungen gegenüber dem Auftraggeber bevollmächtigt, soweit die Vergabeunterlagen nichts Abweichendes vorsehen.

• Die Aufgabenverteilung und Leistungsanteile der Mitglieder sind in diesem Dokument vollständig und zutreffend beschrieben.

• Das Konsortium übernimmt gegenüber dem Auftraggeber die gemeinsame Verantwortung; soweit gefordert, wird die gesamtschuldnerische Haftung bestätigt.

• Änderungen in der Zusammensetzung des Konsortiums oder in den wesentlichen Leistungsanteilen werden dem Auftraggeber unverzüglich offengelegt und nur unter Beachtung der vergabe- und vertragsrechtlichen Vorgaben vorgenommen.

Dieses Formblatt ist für jedes Drittunternehmen separat einzureichen, auf dessen Kapazitäten sich der Bieter oder ein Konsortiumsmitglied stützt.

• Die vorstehend bezeichneten Kapazitäten stehen dem benannten Bieter oder Konsortiumsmitglied im Zuschlagsfall tatsächlich, rechtzeitig und uneingeschränkt für den angegebenen Zweck zur Verfügung.

• Soweit sich die Erklärung auf personelle oder fachliche Ressourcen bezieht, werden diese Ressourcen in dem angegebenen Umfang bereitgestellt und nicht in einer Weise anderweitig gebunden, die ihre Verfügbarkeit ausschließt.

• Soweit sich die Erklärung auf Referenzen, Methoden, Systeme oder sonstige Nachweise bezieht, dürfen diese für den benannten Zweck verwendet und gegenüber dem Auftraggeber offengelegt werden.

• Fällt die bereitgestellte Kapazität weg oder ist sie nicht mehr gleichwertig verfügbar, wird dies dem Bieter unverzüglich mitgeteilt.

• Mir ist bekannt, dass ein Austausch oder Wegfall der Kapazität vergabe- oder vertragsrechtliche Folgen auslösen kann.

In dieser Übersicht sind sämtliche beigefügten Vertretungsnachweise, Vollmachten oder sonstigen Berechtigungsnachweise zu benennen. Für jedes Unternehmen ist anzugeben, auf welchen Unterzeichner sich der Nachweis bezieht.