Schlüsselpersonen-Lebensläufe + Rollenzuweisung

Der Bieter hat nachfolgend die vorgesehene Teamstruktur in zusammengefasster Form darzustellen. Aus der Übersicht muss erkennbar werden, wie Führungsfunktion, Fachfunktionen, interne Abstimmung, Schnittstellen zum Auftraggeber sowie betriebs-, nutzer-, lebenszyklus-, qualitäts-, dokumentations-, digitalisierungs-, inbetriebnahme- und ggf. vergabe- oder betriebsvorbereitungsbezogene Beiträge personell abgedeckt werden.

[Der Bieter beschreibt hier in zusammenhängender Form, wie der Projektleiter die Gesamtsteuerung wahrnimmt, wie die Schlüsselexperten fachlich zusammenwirken, welche personellen Schnittstellen vorgesehen sind, wie Überschneidungen gesteuert werden und warum das vorgeschlagene Team für den Leistungsumfang operativ schlüssig ist.]

Die nachfolgenden Rollendefinitionen sind vom Bieter auszufüllen und auf das konkret vorgeschlagene Team anzuwenden. Ziel ist eine eindeutige Zuordnung von Führungs-, Entscheidungs-, Berichts-, Prüf- und Fachbeiträgen innerhalb des vorgesehenen Leistungserbringungsmodells.

Der Projektleiter ist die zentrale Führungs-, Steuerungs- und Vertragsschnittstelle des Auftragnehmers gegenüber dem Auftraggeber. Er ist für die Gesamtkoordination der Planungs- und Baubegleitungsleistungen, die interne Ressourcensteuerung, das übergreifende Termin-, Qualitäts- und Risikomanagement, die inhaltliche Konsolidierung der Fachbeiträge, die Steuerung von Besprechungen, die Vorbereitung und Herbeiführung von Entscheidungen, die Behandlung von Eskalationen sowie das konsolidierte Berichtswesen verantwortlich. Er stellt sicher, dass die Leistungen über alle relevanten Projektphasen hinweg konsistent, fristgerecht und mit durchgängiger Verantwortungslogik erbracht werden.

Als Schlüsselexperten sind diejenigen Personen zu benennen, die für die fachlich tragenden Teilbereiche der Vertragsausführung vorgesehen sind. Die Rollenbezeichnung ist vom Bieter eindeutig festzulegen und muss erkennen lassen, welcher fachliche Schwerpunkt abgedeckt wird. Mögliche Fachschwerpunkte können – soweit für den Leistungsumfang einschlägig – insbesondere die betriebs- und lebenszyklusorientierte Planungsbegleitung, die baubegleitende Qualitätssicherung, technische und organisatorische Betriebs- bzw. Betreiberkonzepte, Nutzer- und Stakeholderanforderungen, Flächen- und Funktionslogik, Dokumentation und Datenstruktur, Digitalisierung und FM-Systeme, Nachhaltigkeit und Energie, Inbetriebnahme und Übergabe, Beschaffungs- bzw. Servicevorbereitung oder Mängel- und Anlaufmanagement umfassen.

Soweit Stellvertretungen oder Back-up-Funktionen vorgesehen oder nach den Vergabeunterlagen zulässig sind, hat der Bieter die Kontinuität der Leistungserbringung für kritische Rollen nachvollziehbar darzustellen. Die Darstellung hat insbesondere erkennen zu lassen, wer im Fall von Abwesenheit, Ausfall oder Ausscheiden einer Schlüsselperson die Aufgaben übernimmt, in welcher Zeit eine Vertretung einsatzfähig ist und wie die Übergabe von Wissen, Aufgabenständen, offenen Punkten und Dokumentationen sichergestellt wird.

Der Bieter bestätigt: [Darstellung, wie bei einer erforderlichen Ersetzung die qualitative Gleichwertigkeit, die Verfügbarkeit, die Einarbeitung und die Zustimmungserfordernisse gemäß Vergabe- und Vertragsunterlagen eingehalten werden.]

Für alle benannten Schlüsselpersonen sind einheitlich strukturierte Profilblätter einzureichen. Die Profilblätter müssen es dem Auftraggeber ermöglichen, Qualifikation, konkrete Rollenpassung, einschlägige Erfahrung, thematische Fachschwerpunkte, projektbezogene Verfügbarkeit sowie die tatsächliche Relevanz der Person für die Vertragsausführung schnell und nachvollziehbar zu bewerten.

Für jede Schlüsselperson ist das nachfolgende Profilblatt als eigenständige Einheit zu verwenden. Das Profilblatt ist bei Bedarf zu vervielfältigen. Es muss die Qualifikation und Erfahrung der jeweiligen Person eindeutig mit der konkret vorgeschlagenen Rolle im Auftrag verknüpfen.

[Hier ist – soweit in den Vergabeunterlagen vorgesehen – zu bestätigen, dass die Angaben zutreffend sind, die Person für die vorgesehene Rolle eingeplant ist und im Zuschlagsfall für die Vertragsausführung zur Verfügung steht.]

[Ort, Datum] Name: [Name] Funktion: [Funktion] Unterschrift / Bestätigung: [Unterschrift / Textform gemäß Vergabeunterlagen]

In jedes Profilblatt sind ausschließlich solche Referenzmandate aufzunehmen, die einen unmittelbaren Bezug zur vorgeschlagenen Rolle aufweisen. Die Darstellung der Referenzen hat knapp, aber belastbar zu erfolgen und mindestens Art des Vorhabens, Größen- oder Komplexitätsmerkmale, Leistungszeitraum, konkrete persönliche Funktion der benannten Person sowie den inhaltlichen Bezug zur vorgeschlagenen Rolle erkennen zu lassen.

Es ist unzulässig, Projekterfolge des Unternehmens ohne klaren persönlichen Beitrag der benannten Person so darzustellen, als handele es sich um eine individuelle Referenz der Schlüsselperson. Soweit Referenzen nur teilweise vergleichbar sind, ist die Vergleichbarkeit transparent einzuordnen.

Zu jeder Schlüsselperson ist ausdrücklich darzustellen, weshalb die Person für die konkret vorgeschlagene Rolle im vorliegenden Vergabeverfahren geeignet ist. Die Eignungsdarstellung soll – soweit einschlägig – insbesondere die Beiträge zu planungsbezogenen Prüfungen, baubegleitender Unterstützung, betriebs- und lebenszyklusorientierter Sicht, Nutzer- und Stakeholderschnittstellen, Dokumentations- und Digitalisierungsanforderungen, Nachhaltigkeits- und Energiefragen, Inbetriebnahme- und Übergabeprozessen, Flächen- bzw. Belegungslogiken, Service- und Betriebsvorbereitungen oder Mängel- und Anlaufprozessen erläutern.

[Freitext mit konkreter Verbindung zwischen Erfahrung der Person und der vorgeschlagenen Rolle]

Die nachfolgende Matrix ist vom Bieter auszufüllen und stellt die zentrale Querverbindung zwischen benannten Personen, Rollen und Verantwortlichkeiten dar. Die Matrix muss erkennen lassen, dass das vorgeschlagene Team vollständig, überschneidungsarm und operativ schlüssig zusammengesetzt ist. Sofern der Bieter ein anderes, inhaltlich gleichwertiges Verantwortungskennzeichen verwendet, ist dieses anstelle von R / A / C / I eindeutig zu definieren.

Verantwortungslogik: R = verantwortlich für die operative Bearbeitung; A = rechenschaftspflichtig / federführend; C = konsultiert; I = informiert.

[Freitext; der Bieter beschreibt hier, wie die Matrix im konkreten Teammodell zu lesen ist, welche Rollen besonders eng zusammenwirken, welche Themen nur bei Bedarf aktiviert werden und wie die Back-up-Logik organisatorisch eingebunden ist.]

Zusätzlich zur Rollenmatrix hat der Bieter nachfolgend narrativ darzustellen, wie Verantwortlichkeiten und Schnittstellen im vorgeschlagenen Teammodell organisiert werden. Ziel ist es, die interne Führungs- und Arbeitslogik sowie die externe Anschlussfähigkeit des Teams nachvollziehbar zu machen.

Der Bieter beschreibt, wie die Zusammenarbeit zwischen Projektleiter und Schlüsselexperten organisiert wird, wie Informationen, Prüfvermerke, Entscheidungen und Eskalationen intern fließen und wie sichergestellt wird, dass fachliche Überschneidungen zu keiner Unklarheit über Zuständigkeiten führen.

Der Bieter beschreibt die wesentlichen externen Schnittstellen, die für das vorgeschlagene Personalkonzept relevant sind, insbesondere zum Auftraggeber, zu projektsteuernden Funktionen, zu planenden und ausführenden Beteiligten, zu künftigen Betreiber- oder Serviceeinheiten, zu Nutzervertretungen sowie zu weiteren für die Leistungserbringung relevanten Dritten, soweit einschlägig.

Der Bieter hat darzustellen, wer innerhalb des Teams bei welchen Sachverhalten federführend ist, wer fachliche Beiträge liefert und wer im Konflikt- oder Eskalationsfall die Verantwortung für Entscheidungsvorbereitung, Priorisierung und Abstimmung übernimmt.

Der Bieter hat die tatsächliche Verfügbarkeit der benannten Schlüsselpersonen für die voraussichtliche Vertragslaufzeit und die wesentlichen Projektphasen nachvollziehbar zu bestätigen. Die Angaben müssen erkennen lassen, in welchem Umfang die jeweilige Person eingeplant ist, wann sie einsatzfähig ist und ob phasenbezogene Schwerpunktsetzungen oder Einschränkungen bestehen.

• Der Bieter bestätigt, dass die in diesem Dokument benannten Schlüsselpersonen für die vorgesehene Vertragsausführung eingeplant sind.

• Der Bieter bestätigt, dass nach dem Stand der Angebotsabgabe keine dem Bieter bekannten Umstände bestehen, die der Verfügbarkeit der benannten Personen für die angegebenen Einsatzzeiträume wesentlich entgegenstehen, außer den ausdrücklich offengelegten Einschränkungen.

• Der Bieter bestätigt, dass eine etwaige spätere Ersetzung einer benannten Schlüsselperson nur aus sachlich gerechtfertigtem Grund und nur mit einer in Qualifikation und Erfahrung gleichwertigen Person vorgeschlagen wird, soweit dies nach den Vergabe- und Vertragsunterlagen zulässig ist.

• Der Bieter bestätigt, dass bei einem Wechsel eine ordnungsgemäße Einarbeitung, Wissenstransfer und Kontinuität der Leistungserbringung sichergestellt werden.

[Freitext]

Alle Angaben dieses Dokuments müssen in sich vollständig, widerspruchsfrei und mit den übrigen Angebotsunterlagen abgestimmt sein. Unstimmigkeiten zwischen Teamübersicht, Rollendefinitionen, Profilblättern, Rollenmatrix, Verfügbarkeitsdarstellung und sonstigen Angebotsunterlagen können bei der Wertung zu Lasten des Bieters berücksichtigt werden.

Es dürfen nur solche Angaben aufgenommen werden, die für die Beurteilung der Schlüsselpersonen und der Rollenzuweisung relevant und prüffähig sind. Unternehmensbezogene Marketingaussagen ohne erkennbaren Bezug zur benannten Person, unklare Sammelreferenzen oder nicht belegte Rollenbehauptungen sind zu vermeiden.

Zur Sicherstellung einer vergleichbaren Angebotsstruktur wird folgende Reihenfolge für die Einreichung empfohlen bzw. – soweit in den Vergabeunterlagen entsprechend festgelegt – verbindlich vorgegeben:

Hiermit erklärt der Bieter, dass die in diesem Dokument enthaltenen Angaben vollständig und nach bestem Wissen zutreffend sind, dass die benannten Schlüsselpersonen für die Durchführung des Auftrags vorgesehen sind und dass die dargestellte Rollen- und Verantwortungszuweisung das beabsichtigte Leistungserbringungsmodell des Bieters zutreffend abbildet. Der Bieter bestätigt ferner, dass Änderungen des benannten Teams nur im Rahmen der Vergabe- und Vertragsunterlagen erfolgen und die Gleichwertigkeit einer etwaigen Ersatzperson gewahrt bleibt.