Nachweis der Eignung (Zertifikate/Nachweise)

Der Evidenzmappe ist ein Deckblatt voranzustellen. Das Deckblatt dient der eindeutigen Identifikation des Verfahrens, des Bieters und der Einreichung. Bei Bietergemeinschaften, Eignungsleihe oder sonstigen Mehrparteienkonstellationen sind die Rollen der beteiligten Unternehmen eindeutig zu benennen. Soweit diese Vorlage von der Vergabestelle bereits mit Verfahrensdaten vorausgefüllt wird, darf der Bieter die Struktur nicht verändern.

Unmittelbar nach dem Deckblatt ist eine Nachweismatrix aufzunehmen. In dieser Matrix hat der Bieter jedes verlangte Kriterium der zugehörigen Anlage zuzuordnen. Die Matrix dient der Erstprüfung und muss deshalb vollständig und widerspruchsfrei sein. Werden für ein Kriterium mehrere Dokumente vorgelegt, sind sämtliche betroffenen Anlagenummern anzugeben. Nicht anwendbare Positionen sind mit „nicht zutreffend“ zu kennzeichnen; eine Leerstelle gilt nicht als Erklärung.

Für die Evidenzmappe ist ein konsistentes Anlagenkennzeichnungssystem zu verwenden. Empfohlen wird die Kennzeichnung [E-00] für das Deckblatt, [E-01] für die Nachweismatrix, [E-02] für das abschließende Anlagenverzeichnis und danach fortlaufende Anlagenblöcke je Themenbereich, beispielsweise [E-10 ff.] für Bieteridentität und Rechtsstellung, [E-20 ff.] für steuerliche Nachweise, [E-30 ff.] für Sozialversicherung und gesetzliche Abgaben, [E-40 ff.] für Berufszulassung und regulatorische Befugnisse sowie [E-50 ff.] für wirtschaftliche und finanzielle Nachweise. Bei Bietergemeinschaften oder mehreren beteiligten Unternehmen kann die Vergabestelle zusätzlich eine Untergliederung nach [M1], [M2] oder [Unternehmen A], [Unternehmen B] vorsehen.

Jede Anlage ist in der Reihenfolge der Matrix einzureihen. Mehrseitige Dokumente sind vollständig innerhalb derselben Anlage einzureichen. Werden Ersatz- oder Aktualisierungsdokumente nachgereicht, ist die ursprüngliche Anlagenummer beizubehalten und durch einen Versionshinweis zu ergänzen, beispielsweise [E-21 Rev.1].

Soweit die Einreichung elektronisch erfolgt, sind die Dateibenennungen einheitlich und selbsterklärend zu wählen, etwa [Verfahrensreferenz]_[Bietername]_Eignungsnachweise_[Anlagenummer].pdf. Die Vergabesprache ist [Vergabesprache]. Dokumente in anderen Sprachen sind gemäß Abschnitt 9.3 und Abschnitt 10 durch die dort vorgesehenen Übersetzungen oder Erläuterungen zu ergänzen. Die Evidenzmappe ist in [Einzeldokument / Mehrdateistruktur / ZIP-Struktur] einzureichen. Sofern die Vergabestelle dies verlangt, sind PDF-Dateien textdurchsuchbar und mit einer Lesezeichenstruktur entsprechend der Anlagenummerierung zu versehen. Unleserliche Scans, abgeschnittene Seitenränder, verdeckte Stempel, fehlende Rückseiten oder unvollständige Dokumente gelten als formelles Risiko des Bieters.

In diesem Abschnitt hat der Bieter sämtliche offiziellen oder gesellschaftsrechtlichen Nachweise einzureichen, die seine rechtliche Existenz, Identität, Rechtsform und Vertretungsverhältnisse belegen. Maßgeblich ist die formale Nachweisführung; eine allgemeine Unternehmenspräsentation ersetzt die geforderten Dokumente nicht.

Einzureichen ist ein aktueller Auszug aus dem einschlägigen Handels-, Gesellschafts-, Berufs- oder sonstigen Register, aus dem mindestens Name, Registereintrag, Rechtsform, Sitz und Vertretungsverhältnisse hervorgehen. Besteht im Sitzstaat kein entsprechendes Register, ist der funktional gleichwertige offizielle Nachweis einzureichen; ergänzend ist gegebenenfalls Abschnitt 10 auszufüllen.

Soweit nach dem Recht des Sitzstaates eine Gewerbeanmeldung, Unternehmensanmeldung oder vergleichbare behördliche Erlaubnis zur Aufnahme oder Ausübung der Geschäftstätigkeit erforderlich ist, ist der entsprechende Nachweis einzureichen. Ist eine solche Anmeldung für die jeweilige Rechtsform oder Tätigkeit nicht vorgesehen, ist dies in der Spalte „Hinweise“ mit kurzer Begründung zu vermerken.

Soweit Rechtsform und Sitz nicht bereits eindeutig aus dem Registerauszug hervorgehen, sind ergänzende Unterlagen beizufügen, beispielsweise Gründungsunterlagen, Gesellschaftsvertrag, Satzung, Partnerschaftsvertrag, Gründungsurkunde oder eine sonstige offizielle Bestätigung. Dieser Abschnitt dient nur dem formalen Nachweis von Rechtsstatus und Sitz; leistungsbezogene Aussagen gehören nicht hierher.

Einzureichen sind Unterlagen, aus denen hervorgeht, wer den Bieter rechtsverbindlich vertreten darf. Hierzu zählen insbesondere Geschäftsführerlisten, Organbestellungen, Prokuren, Zeichnungsregelungen oder Vollmachten. Unterzeichnet eine andere Person als die im Register ausgewiesene Vertretung, ist die entsprechende Bevollmächtigung beizufügen. Soweit Erklärungen zu Bietergemeinschaften oder Nachunternehmern in gesonderten Vergabeunterlagen abzugeben sind, sollen diese hier nicht wiederholt, sondern lediglich die formalen Vertretungsnachweise der einreichenden Rechtseinheit dokumentiert werden.

In diesem Abschnitt sind diejenigen behördlichen oder sonstigen offiziellen Bescheinigungen zusammenzustellen, aus denen sich ergibt, dass der Bieter seine steuerlichen Pflichten ordnungsgemäß erfüllt. Eingereicht werden nur solche Unterlagen, die in den Vergabeunterlagen ausdrücklich verlangt oder als gleichwertig zugelassen sind.

Soweit gefordert, ist eine aktuelle Bescheinigung der zuständigen Stelle einzureichen, aus der sich ergibt, dass keine rückständigen Steuern oder sonstigen fälligen steuerlichen Verbindlichkeiten bestehen oder dass bestehende Verpflichtungen ordnungsgemäß geregelt sind. Zulässig sind nur solche Nachweise, die von einer zuständigen öffentlichen Stelle oder einer nach den Vergabeunterlagen zugelassenen Stelle ausgestellt wurden.

Sofern die Vergabeunterlagen zusätzlich Nachweise zur steuerlichen Registrierung, zu Steueridentifikationen, Umsatzsteuerregistrierungen oder vergleichbaren fiskalischen Pflichten verlangen, sind diese in diesem Unterabschnitt einzureichen. Mehrere Einzelnachweise können in einer Anlage zusammengefasst werden, sofern die Zuordnung in der Nachweismatrix eindeutig bleibt.

Ist der Bieter in einem anderen Staat niedergelassen und wird dort keine mit dem inländischen Nachweis formal identische Bescheinigung ausgestellt, ist ein funktional gleichwertiger Nachweis der zuständigen Stelle des Sitzstaates einzureichen. Zusätzlich ist, soweit erforderlich, eine kurze Erläuterung nach Abschnitt 10 beizufügen, weshalb das eingereichte Dokument als gleichwertig anzusehen ist.

Dieser Abschnitt umfasst alle Dokumente, mit denen der Bieter die ordnungsgemäße Erfüllung seiner Verpflichtungen zur Sozialversicherung und zu vergleichbaren gesetzlichen Arbeitnehmerabgaben nachweist. Maßgeblich sind die Systeme des jeweiligen Sitzstaates.

Soweit gefordert, ist eine aktuelle Bescheinigung der zuständigen Sozialversicherungsträger oder sonstigen zuständigen Stellen einzureichen, aus der hervorgeht, dass der Bieter seine sozialversicherungsrechtlichen Pflichten ordnungsgemäß erfüllt. Soweit mehrere Stellen zuständig sind, hat der Bieter die nach den Vergabeunterlagen geforderten Nachweise vollständig beizubringen.

Werden zusätzlich Nachweise über sonstige gesetzliche arbeitnehmerbezogene Beiträge verlangt, etwa zu Pflichtabgaben, Umlagen oder branchenspezifischen Systemen, sind diese hier einzuordnen. Soweit das Recht des Sitzstaates ein anderes System vorsieht, ist der funktionale Zusammenhang im Feld „Hinweise“ kurz zu erläutern.

Bieter mit Sitz außerhalb des Staates der Vergabestelle dürfen gleichwertige Bescheinigungen des jeweiligen Sitzstaates einreichen. Sofern ein amtlicher Nachweis nicht vorgesehen ist, gilt Abschnitt 10.2. Die Unterlagen müssen so ausgestaltet sein, dass eine sachgerechte Prüfung der Erfüllung gesetzlicher Beitragspflichten möglich bleibt.

In diesem Abschnitt sind diejenigen Unternehmensnachweise zu erfassen, die für die rechtmäßige Erbringung von Planungs- und Baubegleitungsleistungen erforderlich sein können. Dies betrifft nur solche Registrierungen, Kammerzugehörigkeiten, Anzeigen, Genehmigungen, Anerkennungen oder sonstigen regulatorischen Befugnisse, die in den Vergabeunterlagen ausdrücklich gefordert werden oder nach dem Recht des Sitzstaates zwingend notwendig sind.

Soweit die Leistungserbringung die Eintragung in ein Berufs-, Kammer- oder sonstiges Fachregister voraussetzt, ist der entsprechende Nachweis einzureichen. Erforderlich können je nach Rechtsordnung und Leistungsbild beispielsweise Registereintragungen für planende, ingenieurbezogene, beratende oder vergleichbare reglementierte Tätigkeiten sein. Maßgeblich ist stets die konkret veröffentlichte Anforderung.

Hier sind unternehmensbezogene Genehmigungen, Anzeigen, Anerkennungen oder vergleichbare regulatorische Berechtigungen einzuordnen, soweit diese für die ausgeschriebenen Leistungen verlangt werden. Dies kann – je nach veröffentlichter Anforderung – auch Nachweise betreffen, die im Zusammenhang mit planungsbezogener Beratung, baubegleitender Koordination, Inbetriebnahmebegleitung, Dokumentations- und Datenmanagement, Nachhaltigkeits- oder Sicherheitsanforderungen oder vergleichbaren regulierten Leistungsbestandteilen stehen. Nicht geforderte oder rein freiwillige Zertifikate sind in dieser Evidenzmappe nur aufzunehmen, wenn die Vergabeunterlagen dies zulassen.

Soweit ein ausländischer Bieter über funktional gleichwertige Eintragungen, Genehmigungen oder Anerkennungen seines Sitzstaates verfügt, sind diese Nachweise hier beizufügen. Bestehen Unterschiede in Terminologie oder Behördenstruktur, ist Abschnitt 10.3 zusätzlich zu verwenden, damit die Gleichwertigkeit ohne weitere Ermittlungen nachvollzogen werden kann.

Dieser Abschnitt ist auf solche Dokumente beschränkt, die nach den veröffentlichten Eignungskriterien als unabhängiger Nachweis der wirtschaftlichen und finanziellen Leistungsfähigkeit verlangt werden. Nicht zu wiederholen sind gesondert einzureichende Versicherungsnachweise, Preisblätter oder sonstige kaufmännische Angebotsbestandteile.

Soweit die Vergabeunterlagen dies vorsehen, sind veröffentlichte oder hinterlegte Jahresabschlüsse, Bilanzauszüge oder vergleichbare Rechnungslegungsunterlagen beizufügen. Falls der Bieter nach dem für ihn geltenden Recht nicht zur Veröffentlichung oder Hinterlegung verpflichtet ist, ist dies kurz zu erläutern und der nach den Vergabeunterlagen zugelassene Ersatznachweis beizufügen.

Werden externe Bestätigungen über Umsatzgrößen, Bonität, Kreditwürdigkeit oder vergleichbare wirtschaftliche Kennwerte verlangt, sind diese in diesem Unterabschnitt einzuordnen. Die Nachweise müssen von einer unabhängigen Stelle stammen, beispielsweise Wirtschaftsprüfer, Steuerberater, Kreditinstitut, Ratingstelle oder sonstige nach den Vergabeunterlagen zugelassene Drittstelle.

Sofern die Vergabeunterlagen weitere unabhängige Nachweise zulassen, etwa Bescheinigungen öffentlicher Stellen, testierte Aufstellungen, Bankauskünfte oder andere gleichwertige Belege, sind diese hier zu erfassen. Der Bieter hat in der Spalte „Hinweise“ zu erläutern, auf welches Eignungskriterium sich der jeweilige Nachweis bezieht. Freiwillige Marketingunterlagen oder Eigendarstellungen genügen nicht.

Jedes Dokument muss die in den Vergabeunterlagen festgelegten Anforderungen an Aktualität und Gültigkeit erfüllen. Soweit dort keine konkreten Fristen genannt sind, gelten als Mindestangaben die Felder [nicht älter als __ Monate vor Ablauf der Einreichungsfrist] oder [gültig bis mindestens __]. Bescheinigungen ohne Ausstellungsdatum oder ohne klare zeitliche Einordnung sind nur zulässig, wenn ihre Aussagekraft anderweitig zweifelsfrei feststeht.

Zulässig sind [Originale / einfache Kopien / beglaubigte Abschriften / elektronische Scans], soweit die Vergabeunterlagen nichts Abweichendes bestimmen. Die Vergabestelle kann die Vorlage von Originalen oder beglaubigten Abschriften innerhalb einer gesetzten Frist verlangen. Elektronische Scans müssen vollständig, lesbar und unverändert sein. Verpixelte Stempel, abgeschnittene Ränder oder fehlende Seiten gelten als Mangel des eingereichten Nachweises.

Dokumente, die nicht in [Vergabesprache] abgefasst sind, sind nach Maßgabe der Vergabeunterlagen mit [beglaubigter Übersetzung / Übersetzung durch vereidigte Übersetzer / nicht beglaubigter Übersetzung] einzureichen. Die Vergabestelle kann verlangen, dass nur die prüfungsrelevanten Passagen übersetzt werden oder dass das gesamte Dokument vorzulegen ist. Unabhängig hiervon muss der Bedeutungsgehalt der Unterlage eindeutig und zweifelsfrei nachvollziehbar sein.

Abgelaufene, ersetzte oder durch neuere Fassungen überholte Dokumente sind nur dann zulässig, wenn die Vergabestelle dies ausdrücklich zulässt oder die historische Fassung für die Prüfung weiterhin relevant ist. Nachgereichte Aktualisierungen müssen die ursprüngliche Anlagenummer aufnehmen und klar als Ersatz- oder Aktualisierungsdokument gekennzeichnet werden. Der Bieter trägt das Risiko, dass eine überholte Bescheinigung ohne ergänzende Erläuterung als unzureichend angesehen wird.

Alle Nachweise sind vollständig einzureichen. Dazu gehören Vorder- und Rückseiten, Anlagen, Stempel, Unterschriften, Seitenzahlen, Gültigkeitsvermerke und sonstige Bestandteile, die für die Beweisführung erheblich sind. Bei umfangreichen Dokumenten soll der Bieter die maßgeblichen Stellen kenntlich machen, ohne den Charakter des Originals zu verändern. Schwärzungen sind nur zulässig, soweit sie rechtlich zwingend sind und die Prüfbarkeit der Eignung nicht beeinträchtigen; der Grund für die Schwärzung ist in der Spalte „Hinweise“ kenntlich zu machen.

Bieter, deren Sitzstaat andere Dokumenttypen oder Behördenzuständigkeiten vorsieht, dürfen funktional gleichwertige Nachweise einreichen. Maßgeblich ist nicht die Bezeichnung des Dokuments, sondern dessen inhaltliche Aussagekraft. Das Dokument muss erkennen lassen, welche Pflicht oder welche Eigenschaft nachgewiesen wird, welche Stelle das Dokument ausgestellt hat und auf welchen Zeitraum oder welchen Rechtsstatus es sich bezieht.

Werden bestimmte Bescheinigungen im Sitzstaat des Bieters nicht ausgestellt, kann – soweit vergaberechtlich zulässig – eine Erklärung an Eides statt, eine feierliche Erklärung oder ein vergleichbarer Ersatznachweis vor einer zuständigen Verwaltungs- oder Gerichtsbehörde, vor einem Notar oder vor einer zuständigen Berufs- oder Handelsorganisation vorgelegt werden. Der Bieter hat dabei klar anzugeben, welches amtliche Dokument nicht erhältlich ist und weshalb der Ersatznachweis an seine Stelle tritt.

Weichen Dokumentform, Aussteller, Gültigkeitslogik oder Nachweisinhalt vom in den Vergabeunterlagen beschriebenen Regelfall ab, ist ein kurzer Erläuterungsvermerk beizufügen. Dieser Vermerk soll mindestens enthalten: [Bezeichnung des geforderten Regeldokuments], [Bezeichnung des eingereichten Gleichwertigkeitsdokuments], [zuständige Stelle im Sitzstaat], [kurze Begründung der Gleichwertigkeit], [Hinweis zu Gültigkeit oder fehlender Befristung] und [Hinweis zu beigefügter Übersetzung].

Am Ende der Evidenzmappe ist ein abschließendes Anlagenverzeichnis aufzunehmen. Das Verzeichnis muss alle tatsächlich eingereichten Anlagen in derselben Reihenfolge wie die Evidenzmappe wiedergeben. Jede Anlage ist in einer eigenen Zeile auszuweisen. Zusätzliche Zeilen sind vom Bieter bei Bedarf zu ergänzen.

Das Anlagenverzeichnis soll es ermöglichen, die Herkunft und Aktualität jedes Nachweises ohne Einsicht in das Einzel­dokument vorzuprüfen. Deshalb sind ausstellende Stelle, Ausstellungsdatum und gegebenenfalls das Gültigkeitsende für jede Anlage anzugeben.

Jede Anlage ist dem einschlägigen Eignungskriterium oder der entsprechenden Anforderungsreferenz zuzuordnen. Werden mit einer Anlage mehrere Anforderungen abgedeckt, sind sämtliche Referenzen zu nennen.

Soweit eine Anlage eine Übersetzung enthält oder als Gleichwertigkeits- bzw. Ersatznachweis eingereicht wird, ist dies im Anlagenverzeichnis zu kennzeichnen. Das Anlagenverzeichnis ersetzt nicht die inhaltliche Erläuterung nach Abschnitt 10, sondern ergänzt sie.