Vertragsvergabe und Unterzeichnungsprotokoll (Portal)
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Vertragsvergabe und Unterzeichnungsprotokoll (Portal)
Das vorliegende „Vertragsvergabe und Unterzeichnungsprotokoll (Portal)“ dient als interne, revisionsfähige Nachweisunterlage für sämtliche portalbasierten Handlungen, mit denen in einem Verhandlungsverfahren mit vorgeschaltetem Teilnahmewettbewerb die Vertragsvergabe sowie der Vertragsschluss bzw. die Unterzeichnung für Planungs- und Baubegleitungsleistungen dokumentiert werden; es ist ausschließlich für interne Zwecke bestimmt, dem Vergabe-, Vertrags- und Compliance-Controlling zuzuordnen, im Zuschlags- und Abschlussstadium zu führen und erfasst nur diejenigen Portalaktionen und Exportnachweise, die die Zuschlagsentscheidung und die vertragliche Finalisierung im Portal belegen, ohne separate Unterlagen wie Vorabinformationsschreiben, Zuschlagsschreiben, den final unterzeichneten Vertrag selbst, Veröffentlichungen oder Archivierungsnachweise zu ersetzen.
Abschluss und Freigabe im Vergabeverfahren
- Dokumentenidentifikation und Dokumentenlenkung
- Dokumentenstatus
- Verantwortliche Rollen
- Nachweis der Vertragsvergabe im Portal
- Angaben zum erfolgreichen Bieter
- Portal-Zuschlagshandlung
- Teilaktionen der Zuschlagshandlung (bei Bedarf fortsetzen)
- Gesicherte Zuschlagsnachweise
- Nachweis des Vertragsschlusses / der Unterzeichnung im Portal
- Signaturworkflow
- Kontrollvermerke zum Signaturworkflow
- Finaler Status des Vertragsschlusses
- Prüfung auf Konsistenz und Vollständigkeit
- Abweichungen, Korrekturen oder technische Vorfälle
- Belegregister
- Abschlussvermerk und Ablage
Dokumentenidentifikation und Dokumentenlenkung
Die nachstehenden Angaben identifizieren das Verfahren, den Status dieses Protokolls und die verantwortlichen internen Funktionen. Sämtliche Einträge sind unverzüglich nach der jeweiligen Portalhandlung zu ergänzen und bei Änderungen versioniert fort
Vergabereferenz
| Interne Projekt-/Beschaffungsbezeichnung | [...] |
|---|---|
| Vergabereferenz / Aktenzeichen | [...] |
| Verfahrenstyp | Verhandlungsverfahren mit vorgeschaltetem Teilnahmewettbewerb |
| Leistungsgegenstand | [Planungs- und Baubegleitung] [ggf. weitere Leistungsbausteine] |
| Los / Paket / Teilauftrag | [...] |
| Portal-Verfahrens-ID | [...] |
| Vergabeplattform / Portal | [...] |
| Interne Ablagereferenz des Vergabeverfahrens | [...] |
| Status etwaiger optionaler Leistungsstufen / Abrufoptionen | [...] |
| Zu dokumentierender Vertrag / Vertragsmodul | [...] |
Dokumentenstatus
| Dokumentnummer | [...] |
|---|---|
| Version | [...] |
| Erstellungsdatum | [...] |
| Letztes Aktualisierungsdatum | [...] |
| Dokumentstatus | [Entwurf / in Prüfung / final intern abgeschlossen] |
| Vertraulichkeitskennzeichnung | Nur für den internen Gebrauch |
| Verantwortliche Stelle für Pflege und Aufbewahrung | [...] |
| Kontrollierte Kopie | [Ja/Nein] |
| Aufbewahrungsort / DMS-Pfad | [...] |
| Aufbewahrungsfrist / Löschregel | [...] |
Verantwortliche Rollen
| Ersteller des Protokolls | [Name, Funktion, Organisationseinheit] |
|---|---|
| Prüfer des Protokolls | [...] |
| Freigabeberechtigte Funktion | [...] |
| Portalnutzer für Zuschlagsaktion | [...] |
| Portalnutzer für Freigabe/Versand der Signaturanfragen | [...] |
| Interne fachliche Vergabeverantwortung | [...] |
| Interne Vertrags-/Rechtsprüfung | [...] |
| Interne DMS-/Archivverantwortung | [...] |
| Vertretungsregel bei Abwesenheit | [...] |
Nachweis der Vertragsvergabe im Portal
In diesem Abschnitt ist der portalbasierte Zuschlagsschritt vollständig und in auditfähiger Form zu dokumentieren. Maßgeblich sind die interne Zuschlagsfreigabe, die eindeutige Identifikation des erfolgreichen Bieters, die konkrete Portalhandlung einschließlich Statuswechsel sowie die unmittelbar gesicherten Belege.
Grundlage für den Zuschlagseintrag
| Bezeichnung der internen Zuschlagsentscheidung / Freigabe | [...] |
|---|---|
| Datum der Entscheidung | [...] |
| Entscheidungsgremium / freigebende Funktion | [...] |
| Interne Referenz auf Vergabevermerk / Freigabevermerk | [...] |
| Referenz auf ausgewertetes finales Angebot / Verhandlungsendangebot | [...] |
| Referenz auf freigegebene Vertragsfassung einschließlich Anlagen | [...] |
| Referenz auf verbindliche Bieterfragen/-antworten bzw. Verhandlungsstände | [...] |
| Freigegebener Leistungsumfang einschließlich etwaiger Optionen / Stufen | [...] |
| Freigegebene preisliche Referenz / Wertungssumme / Honorarbezug | [...] |
| Bestätigung, dass keine ungeprüften Änderungen gegenüber der freigegebenen Fassung in das Portal übernommen wurden | [Ja/Nein] – [Bemerkung] |
Angaben zum erfolgreichen Bieter
| Vollständige rechtliche Bezeichnung des erfolgreichen Bieters laut Portal | [...] |
|---|---|
| Rechtsform | [...] |
| Anschrift / Sitz laut Portal | [...] |
| Unternehmens- oder Registerangabe, soweit im Portal geführt | [...] |
| Konsortium / Bietergemeinschaft | [Ja/Nein] |
| Federführendes Mitglied / bevollmächtigter Vertreter | [...] |
| Benannter Ansprechpartner im Portal | [...] |
| Zugeschlagenes Los / Paket / Vertragsmodul | [...] |
| Zugeschlagene Leistungsstufen / Optionen | [...] |
| Preis-/Vergütungsreferenz des Zuschlags | [...] |
| Abgleich mit finalem Angebot und Portal durchgeführt am / durch | [...] |
Portal-Zuschlagshandlung
| Datum der Portalaktion „Zuschlag erfassen/erteilen“ | [...] |
|---|---|
| Uhrzeit | [...] |
| Portalnutzer | [...] |
| Rolle / Berechtigungsprofil des Nutzers | [...] |
| Portalstatus vor der Aktion | [...] |
| Portalstatus nach der Aktion | [...] |
| Systemgenerierte Transaktions-/Bestätigungsnummer | [...] |
| Automatisch generierte Mitteilungen / Benachrichtigungen | [...] |
| Download / Export unmittelbar nach der Aktion erstellt | [Ja/Nein] – [Dateiname] |
| Unmittelbare Sichtprüfung durchgeführt von | [...] |
| Bemerkungen zur Portalhandlung | [...] |
Gesicherte Zuschlagsnachweise
| Belegart | Mindestinhalt / sichtbarer Nachweis | Datei- / Ablagereferenz | Erfasst am / durch |
|---|---|---|---|
| Portal-Export Zuschlagsbestätigung | [Verfahrens-ID, erfolgreicher Bieter, Zuschlagsstatus, Zeitstempel] | [...] | [...] |
| Screenshot / Statusdruck Zuschlagsaktion | [sichtbarer Statuswechsel, Nutzer- und Datumsbezug] | [...] | [...] |
| Systemlog / Transaktionsnachweis | [Aktion, Referenznummer, Zeitstempel] | [...] | [...] |
| Mitteilungs- / Versandnachweis | [sofern vom Portal erzeugt] | [...] | [...] |
| Abgleichsvermerk interne Kontrolle | [Kurzvermerk über Plausibilitätsprüfung] | [...] | [...] |
Nachweis des Vertragsschlusses / der Unterzeichnung im Portal
Dieser Abschnitt dokumentiert die im Portal freigegebene Signaturfassung, den tatsächlichen Signaturworkflow und den finalen Abschlussstatus. Die Dokumentation muss erkennen lassen, welche Vertragsversion freigegeben wurde, wer in welcher Reihenfolge gehandelt hat und welcher Abschlussnachweis als maßgeblich gilt.
Für die Signatur freigegebene Vertragsversion
| Dateiname des zur Signatur freigegebenen Vertragsdokuments | [...] |
|---|---|
| Versionsstand / Revisionskennzeichen | [...] |
| Versionsdatum | [...] |
| Dokumenten-ID / Hashwert / Prüfsumme, falls verwendet | [...] |
| Sprachfassung(en) | [...] |
| Bestätigung der Deckungsgleichheit mit der Zuschlagsfassung | [Ja/Nein] |
| Abweichungen zwischen Zuschlagsfassung und Signaturfassung | [keine / siehe Bemerkung] |
| Bemerkung zu zulässigen redaktionellen Anpassungen | [...] |
| Anlagenliste, die mitfreigegeben wurde | [Anlage 1 ...] [Anlage 2 ...] [Anlage 3 ...] [...] |
| Bestätigung, dass Leistungsbeschreibung, Preis-/Honorarübersicht, verbindliches Angebot und sonstige freigegebene Vertragsbestandteile korrekt einbezogen wurden | [Ja/Nein] – [Bemerkung] |
| Freigabe der Signaturfassung durch | [...] |
| Freigabedatum | [...] |
Signaturworkflow
| Nr. | Portalhandlung / Signaturschritt | Nutzer / Unterzeichner | Zeitstempel | Portalstatus / Ergebnis | Referenz / Bemerkung |
|---|---|---|---|---|---|
| 1 | Signaturanfrage ausgelöst | [...] | [...] | [...] | [...] |
| 2 | Unterzeichner 1 identifiziert / eingeladen | [...] | [...] | [...] | [...] |
| 3 | Unterzeichner 1 signiert | [...] | [...] | [...] | [...] |
| 4 | Unterzeichner 2 identifiziert / eingeladen | [...] | [...] | [...] | [...] |
| 5 | Unterzeichner 2 signiert | [...] | [...] | [...] | [...] |
| 6 | Workflow abgeschlossen / Abschlussbeleg erzeugt | [...] | [...] | [...] | [...] |
Kontrollvermerke zum Signaturworkflow
| Verwendetes Signaturverfahren | [...] |
|---|---|
| Vertretungs- / Zeichnungsberechtigung der Unterzeichner geprüft | [Ja/Nein] – [Referenz] |
| Reihenfolge der Unterzeichnung | [zwingend sequenziell / parallel / gemischt] |
| Abgelehnte, abgebrochene oder verfallene Signaturanfragen | [...] |
| Neustart oder Wiederholung des Workflows erforderlich | [Ja/Nein] – [Grund] |
Finaler Status des Vertragsschlusses
| Datum des finalen Vertragsabschlusses im Portal | [...] |
|---|---|
| Uhrzeit | [...] |
| Finaler Portalstatus | [Vertrag abgeschlossen / unterzeichnet / completed] |
| Systemgenerierte Abschluss- / Completion-Referenz | [...] |
| Dateiname des finalen, vollständig unterzeichneten Dokuments | [...] |
| Download des Abschlussbelegs durch | [...] |
| Überführung in DMS / Vertragsakte am | [...] |
| Vertragsmanagement informiert am | [...] |
| Etwaige Nachfolgeaktionen außerhalb dieses Protokolls | [...] |
Prüfung auf Konsistenz und Vollständigkeit
Vor Abschluss dieses Protokolls ist ein dokumentierter Kreuzabgleich zwischen Freigabeunterlagen, Portalstand und finalem Signaturergebnis durchzuführen. Abweichungen, Korrekturen oder technische Vorfälle sind nachvollziehbar zu erfassen; maßgeblich ist stets der autoritative Endnachweis.
Kreuzabgleich zentraler Daten
| Prüffeld | Soll- / Referenzquelle | Portal- / Vertragswert | Ergebnis / Bemerkung |
|---|---|---|---|
| Bietername / Vertragspartei | [...] | [...] | [übereinstimmend / Abweichung] – [...] |
| Vertragsbezeichnung | [...] | [...] | [...] |
| Leistungsgegenstand | [...] | [...] | [...] |
| Los / Paket / Modul | [...] | [...] | [...] |
| Leistungsstufen / Optionen | [...] | [...] | [...] |
| Preis- / Honorarreferenz | [...] | [...] | [...] |
| Vertragsversion / Datum | [...] | [...] | [...] |
| Anlagenliste | [...] | [...] | [...] |
| Unterzeichner / Zeichnungsberechtigung | [...] | [...] | [...] |
| Portal-Verfahrens-ID / interne Referenzen | [...] | [...] | [...] |
| DMS-Ablage / Belegreferenzen | [...] | [...] | [...] |
Abweichungen, Korrekturen oder technische Vorfälle
| Vorgang / Störung | Datum / Zeit | Auswirkung | Korrekturmaßnahme | Autoritativer Endnachweis |
|---|---|---|---|---|
| Fehlgeschlagener Upload | [...] | [...] | [...] | [...] |
| Zurückgewiesene Signatur | [...] | [...] | [...] | [...] |
| Portalfehler / Systemmeldung | [...] | [...] | [...] | [...] |
| Korrigierter Eintrag | [...] | [...] | [...] | [...] |
| Wiederholter Workflow-Schritt | [...] | [...] | [...] | [...] |
| Sonstiges | [...] | [...] | [...] | [...] |
Belegregister
| Ref. | Beizufügender Nachweis / Export | Mindestens sichtbar | Datei- / Ablagereferenz | Prüfvermerk |
|---|---|---|---|---|
| A1 | Portal-Zuschlagsbestätigung export | Verfahrens-ID, erfolgreicher Bieter, Zuschlagsstatus, Zeitstempel | [...] | [...] |
| A2 | Screenshot oder Statusdruck der Zuschlagsaktion | Sichtbarer Portalstatuswechsel und Nutzer-/Datumsbezug | [...] | [...] |
| A3 | Portal-Export Signaturworkflow | Unterzeichner, Workflow-Schritte, Zeitstempel, Abschlussstatus | [...] | [...] |
| A4 | Finale Portal-Abschlussquittung | Status Vertrag abgeschlossen / unterzeichnet und finaler Zeitstempel | [...] | [...] |
| A5 | Vermerk zu technischem Vorfall, soweit einschlägig | Beschreibung des Vorfalls, Korrekturmaßnahme, maßgeblicher Endnachweis | [...] | [...] |
| A6 | [Optional] Übersicht freigegebene Vertragsfassung / Anlagenliste | Dateiname, Versionsstand, Anlagenumfang | [...] | [...] |
| A7 | [Optional] Portal-Aktionshistorie / Audit-Log | Nutzer, Aktion, Status, Zeitstempel | [...] | [...] |
Abschlussvermerk und Ablage
Dieser Abschnitt schließt das Protokoll ab und weist aus, wer den internen Nachweissatz erstellt, geprüft und abgelegt hat. Erst nach vollständiger Erfassung aller einschlägigen Belege und Kontrollergebnisse darf das Protokoll als intern abgeschlossen markiert werden.
Interne Bestätigung
Hiermit wird intern bestätigt, dass die Zuschlagsentscheidung und der Vertragsschluss für das unter Abschnitt 2 bezeichnete Verfahren im Portal durchgeführt wurden und dass die diesem Protokoll beigefügten Exporte, Screenshots, Statusbestätigungen und etwaigen Vorfallvermerke den maßgeblichen internen Nachweissatz für diesen Prozessschritt bilden. Maßgeblich ist der in Abschnitt 6 bezeichnete autoritative Endnachweis; abweichende Zwischenstände verbleiben ausschließlich zu Dokumentationszwecken in der Akte. [Ergänzende interne Bemerkung]
Schlusszeichnung und Ablagereferenz
| Erstellt von | [...] |
|---|---|
| Geprüft von | [...] |
| Freigegeben von | [...] |
| Datum des Protokollabschlusses | [...] |
| Interne Akte / DMS-Referenz | [...] |
| Physischer Ablageort, soweit vorhanden | [...] |
| Verknüpfte Vertragsakte / Vergabeakte | [...] |
| Offene Restpunkte | [keine / ...] |
| Datum der letzten Qualitätskontrolle | [...] |
| Nächste vorgesehene Archiv- oder Reviewhandlung | [...] |