Verhandlungsprotokolle / Protokoll (Runde 1)

• Sitzungsleitung: [eintragen]

• Fachliche Themenführung seitens Auftraggeber: [eintragen]

• Kaufmännisch- / verfahrensseitige Themenführung: [eintragen]

• Protokollführung: [eintragen]

• Spätere interne Auswertung: [eintragen]

• Besondere Hinweise zu Vertretungen, verspätetem Eintritt oder vorzeitigem Austritt: [eintragen]

• [ja / nein] FM-Integration in Projektorganisation, Rollenbild und Schnittstellen.

• [ja / nein] Leistungsverständnis, Leistungsabgrenzung und Rangfolge der Unterlagen.

• [ja / nein] Leistungsstufen, Meilensteine, Zwischenstände und abnahmefähige Liefergegenstände.

• [ja / nein] Schlüsselpersonal, Verfügbarkeit, Vertretungsregelung und Nachunternehmer.

• [ja / nein] Nutzeranforderungsmanagement, Stakeholder, Workshops, Priorisierung und Traceability.

• [ja / nein] Flächen-, Arbeitsplatz-, Belegungs- und Umzugsmanagement sowie Nutzungsflexibilität.

• [ja / nein] Betreiberverantwortung, Betriebsorganisation, Service- und SLA-Ansatz.

• [ja / nein] Informations-, Dokumentations- und Datenmanagement, Datenstruktur, Benennung und Übergabe.

• [ja / nein] Digitalisierung, Systeme, Datenformate, Plattformen, Datenschutz und Zugriffskonzept.

• [ja / nein] Nachhaltigkeit, Energie, Lebenszykluskosten, Mess- und Monitoringansatz.

• [ja / nein] Facility Services, Beschaffungsschnittstellen und Vorbereitung des späteren Betriebs.

• [ja / nein] Inbetriebnahme, Abnahme, Schulung, Einweisung und Dokumentationsübergabe.

• [ja / nein] Mängelansprüche, Gewährleistungsmanagement, Nachlauf und Betriebsoptimierung.

• [ja / nein] Honorar, Nebenkosten, Preisannahmen, Optionen und Leistungsaenderungen.

• [ja / nein] Terminplan, Mitwirkungspflichten, Risiken, Kommunikationsbedarf und nächste Schritte.

• [ja / nein] Sonstiges: [eintragen].

• Es sind nur tatsächlich behandelte Themen aufzunehmen.

• Bei gleichbehandlungsrelevanten Aussagen ist eine möglichst wortlautnahe Zusammenfassung zu erfassen.

• Mittelbare Bewertungen oder spätere interne Einschätzungen sind klar von Terminaussagen zu trennen.

Je materiellem Thema ist mindestens eine Zeile zu führen. Weitere Zeilen können nach Bedarf eingefügt werden. Die Tabelle dokumentiert Themen, Antworten, Commitments und Änderungsrelevanz in einem zusammenhängenden internen Audit-Trail.

Es sind ausschliesslich tatsächlich geäußerte Fragen, Positionen, Vorbehalte, Annahmen und Bitte-um-Klarstellung des Bieters aufzunehmen. Bei Punkten mit möglicher Auswirkung auf Vergleichbarkeit, Leistungsumfang, Preisbildung oder Änderungssteuerung ist eine möglichst genaue, bei Bedarf wortlautnahe Zusammenfassung vorzunehmen.

• Besondere Vorbehalte des Bieters: [eintragen]

• Explizite Annahmen des Bieters: [eintragen]

• Explizit benannte Risiken seitens des Bieters: [eintragen]

Es sind nur diejenigen Antworten zu dokumentieren, die im Termin tatsächlich gegeben wurden. Interne Bewertungen, spätere Festlegungen oder nachträgliche Ergänzungen sind eindeutig als solche zu kennzeichnen.
Verbindlichkeitsvermerk: Mündliche Aussagen begründen noch keine formelle Änderung der Vergabe- oder Vertragsunterlagen. Eine vergaberelevante Wirkung entsteht erst durch die dafür vorgesehene schriftliche, intern freigegebene Kommunikation.

Nur konkret im Termin zugesagte oder intern verbindlich zur Prüfung übernommene Massnahmen aufnehmen.

• [Prüfung einer Klarstellung]

• [interne Bewertung eines Änderungsanlasses]

• [Entscheidung zu Kommunikationsbedarf]

• [Bereitstellung eines Dokuments, sofern freigegeben]

Nur konkret zugesagte Nachreichungen, Erläuterungen oder Korrekturen aufnehmen.

• [Nachreichung Teammatrix]

• [Erläuterung Annahmenliste]

• [Präzisierung Daten- / Dokumentationsansatz]

• [Stellungnahme zu offenen Punkten]

Hinweis: Dieser Abschnitt fasst nur die Änderungsrelevanz der Runde zusammen. Er ersetzt nicht das gesondert geführte Änderungsregister.

• Rechtliche Prüfung erforderlich: [ja / nein]

• Vergabeseitige Prüfung erforderlich: [ja / nein]

• Fachliche Prüfung erforderlich: [ja / nein]

• Datenschutzprüfung erforderlich: [ja / nein]

• Budget- / Honorarprüfung erforderlich: [ja / nein]

• Managemententscheidung erforderlich: [ja / nein]

• Interner Eskalationsbedarf: [ja / nein]

• Bemerkungen: [eintragen]

• Sitzung beendet um: [Uhrzeit]

• Abschlussbemerkung der Sitzungsleitung: [eintragen]

• Offene Punkte ausdrücklich in Folgerunde verschoben: [ja / nein, welche?]

Dieses Protokoll wurde nach bestem Wissen und Gewissen als sachliche, neutrale und interne Niederschrift der ersten Verhandlungsrunde erstellt. Es enthält den in der Sitzung wahrgenommenen Besprechungsstand, dokumentiert jedoch keine formelle Änderung der Vergabeunterlagen oder des Vertragsentwurfs, solange eine solche Änderung nicht auf dem dafür vorgesehenen Weg freigegeben und kommuniziert wurde.

• Erstprüfung erfolgt durch: [Name / Funktion, Datum]

• Fachliche Gegenprüfung erfolgt durch: [Name / Funktion, Datum]

• Verfahrens- / Rechtsprüfung erfolgt durch: [Name / Funktion, Datum]

• Freigegeben am: [Datum]

• Aktuelle Version: [z. B. v0.1 / v1.0]

• Vorversion ersetzt: [ja / nein, Referenz]

• Ablageort: [eintragen]

• Cross-Referenzen: [Verhandlungsplan] [Änderungsregister] [Bieterfragenlog] [Angebotswertung] [interne Entscheidungsvorlagen]

• Aufbewahrungshinweis: [gemäß interner Vergabe- und Dokumentationsvorgaben]

Protokollführung: __________________ [Name, Datum]
Fachliche Prüfung: __________________ [Name, Datum]
Verfahrens- / Rechtsprüfung: __________________ [Name, Datum]
Interne Freigabe: __________________ [Name, Datum]