Verhandlungsplan & Agenda (Runde 1)

Methodik und Leistungsverständnis

Prüfen, ob der Bieter einen nachvollziehbaren, phasenbezogenen Ansatz für die Begleitung von Planung, Ausführung, Inbetriebnahme und Übergabe darstellt; bevorzugt wird eine klare Logik von Anforderung, Prüfung, Empfehlung, Nachverfolgung und Fortschreibung.

Integration betrieblicher Anforderungen

Sicherstellen, dass Anforderungen des späteren Betriebs frühzeitig, systematisch und nachweisbar in Planungs- und Entscheidungsprozesse eingebracht werden; dies umfasst insbesondere Operabilität, Wartbarkeit, Reinigbarkeit, Zugänglichkeit, Lebenszyklusorientierung und betriebliche Robustheit.

Schnittstellenmanagement

Klärung, wie der Bieter die Schnittstellen zu Planungsbeteiligten, künftigen Nutzern, Betreiberseite, ausführenden Unternehmen und weiteren Fachbeiträgen organisiert, dokumentiert und eskaliert.

Prüf- und Freigabeworkflows

Ermitteln, welche Prüfschritte, Review-Tiefen, Stellungnahmen und Freigabeempfehlungen der Bieter vorsieht und wie Abweichungen, Konflikte und offene Punkte bis zur Entscheidung verfolgt werden.

Dokumentation und Daten

Verlangen einer belastbaren Vorgehensweise für Dokumentationsstruktur, Datenqualität, Übergabeunterlagen, digitale Schnittstellen und betriebsrelevante Objektinformationen; bevorzugt werden klare Zuständigkeiten, Fristen und Qualitätsmaßstäbe.

Inbetriebnahme, Übergabe und Mängelmanagement

Prüfen, ob der Bieter die Betreiberperspektive bei Inbetriebnahmen, Abnahmen, Übergabe in den Betrieb und Nachverfolgung von Mängeln aktiv und strukturiert abbildet.

Zukunftsfähigkeit und Flexibilität

Bewerten, ob die Leistungen des Bieters zur späteren Anpassbarkeit, Flächenflexibilität, resilienten Betriebsorganisation und langfristigen Werterhaltung beitragen.

Nutzer-, Besuchs- und Servicebezug

Soweit die Vergabeunterlagen einen öffentlich zugänglichen, gemischt genutzten oder serviceintensiven Betrieb nahelegen, ist zu testen, wie der Bieter Besucherströme, Back-of-House-Abläufe, Veranstaltungslogik, Sicherheitszonen, Reinigungszyklen sowie Service- und Logistikschnittstellen berücksichtigt.

Projektgovernance

Erwartet wird ein klarer Projektaufbau mit belastbarer Führungsstruktur, definierter Berichtslogik und eindeutigen Eskalationswegen.

Rollen- und Aufgabenverteilung

Der Bieter soll transparent darlegen, wer welche Leistungen verantwortet, wer fachlich führt und wer Entscheidungen vorbereitet.

Schlüsselpersonal und Seniorität

Ziel ist ein belastbar besetztes Team mit nachweisbarer Erfahrung in vergleichbaren Leistungsbildern, ausreichender Seniorität und praktikabler Verfügbarkeit.

Vertretungs- und Austauschregeln

Es ist zu klären, unter welchen Bedingungen Schlüsselpersonen ersetzt werden dürfen, wie Gleichwertigkeit nachgewiesen wird und wie Wissenstransfer sichergestellt bleibt.

Berichts- und Meetingstruktur

Der Auftraggeber erwartet einen disziplinierten Termin- und Berichtsrahmen mit adressatengerechter Aufbereitung, offenen Punkten, Entscheidungsbedarfen und Fristen.

Präsenz vor Ort und Erreichbarkeit

Die Auftraggeberseite soll Klarheit darüber erhalten, in welchem Umfang der Bieter Präsenz vor Ort, Teilnahme an Planungsrunden, Baustellenterminen und kurzfristigen Abstimmungen sicherstellt.

Verantwortlichkeit und Rechenschaft

Es ist sicherzustellen, dass kritische Themen nicht in Sammelzuständigkeiten untergehen, sondern benannten Personen zugeordnet, protokolliert und nachverfolgt werden.

Honorarmodell und Preislogik

Ziel ist eine nachvollziehbare, prüffähige Herleitung des Preismodells einschließlich Leistungsabgrenzung, Kalkulationsannahmen und Zuordnung zu Ergebnissen oder Leistungsstufen.

Transparenz von Annahmen und Ausschlüssen

Alle preisrelevanten Annahmen, Vorleistungen des Auftraggebers, Abhängigkeiten und Ausschlüsse sollen offen benannt und verhandlungsfest dokumentiert werden.

Nebenkosten und Auslagen

Es ist zu klären, welche Nebenkosten im Preis enthalten sind, welche nur ausnahmsweise gesondert vergütet werden können und welche Genehmigungsmechanik hierfür gilt.

Optionale oder stufenweise Leistungen

Bei stufenweiser Beauftragung oder optionalen Leistungsanteilen ist eine klare Trennung zwischen Grundumfang, Optionsumfang und Auslösebedingungen erforderlich.

Preisfolgen von Änderungen

Der Bieter soll einen geordneten Umgang mit Leistungsänderungen, Mehr- und Minderleistungen sowie zeitlichen Verschiebungen darstellen.

Kommerzielle Bedingungen mit Leistungsbezug

Kommerzielle Regelungen dürfen die vertragsgerechte Leistungserbringung nicht beeinträchtigen; zu prüfen sind insbesondere Zahlungslogik, Abhängigkeiten von Freigaben und wirtschaftlich relevante Vorbehalte.

Unklare Methodik

Es muss geklärt werden, ob der Bieter sein Leistungsverständnis in belastbare Arbeitsschritte, Liefergegenstände und Prüfpunkte übersetzen kann.

Bevorzugt wird ein phasenbezogenes, dokumentiertes Vorgehensmodell.

Mindestens erforderlich ist eine klare Beschreibung der Kernleistungen, Verantwortlichkeiten und Schnittstellen.

Lücken in der Betreiberintegration

Zu testen ist, ob spätere Betriebsanforderungen nur abstrakt benannt oder konkret in Planungsentscheidungen überführt werden.

Bevorzugt wird eine nachvollziehbare Traceability von Anforderung zu Planung und Nachverfolgung.

Mindestens erforderlich ist ein erkennbarer Prozess zur systematischen Einbringung betrieblicher Anforderungen.

Schwache Nutzer- und Stakeholderlogik

Es ist zu klären, wie Anforderungen späterer Nutzergruppen erhoben, priorisiert, konsolidiert und in Prüfungen zurückgespielt werden.

Bevorzugt wird ein strukturierter Anforderungskatalog mit Änderungslogik.

Mindestens erforderlich ist ein belastbarer Prozess für Erhebung, Bewertung und Fortschreibung.

Unzureichendes Daten- und Dokumentationskonzept

Es ist festzustellen, ob der Bieter die spätere Betriebsdokumentation und digitale Datenstruktur aktiv mitdenkt.

Bevorzugt werden klare Vorgaben zu Datenformat, Verantwortlichkeit, Prüfschritten und Übergabe.

Mindestens erforderlich ist ein plausibles Dokumentations- und Übergabekonzept.

Offene Annahmen und Ausschlüsse

Unklare Annahmen können spätere Mehrkosten oder Leistungsstreitigkeiten auslösen.

Bevorzugt wird eine vollständige Transparenz aller Annahmen und Abhängigkeiten.

Mindestens erforderlich ist die Offenlegung aller wirtschaftlich oder fachlich wesentlichen Vorbehalte.

Schlüsselpersonalrisiko

Es ist zu prüfen, ob die tatsächlich vorgesehenen Personen hinreichend verfügbar und fachlich tragfähig sind.

Bevorzugt wird eine namentliche, belastbare Besetzung ohne frühe Austauschvorbehalte.

Mindestens erforderlich ist die Zusage gleichwertiger Ersatzregelungen mit Zustimmungsvorbehalt.

Unpräzise Regelungen zu Inbetriebnahme und Übergabe

Es ist zu klären, ob der Bieter Betreiberinteressen bis in Abnahme, Übergabe und Mängelverfolgung konsequent begleitet.

Bevorzugt wird ein durchgängiges Modell bis in die erste Betriebsphase.

Mindestens erforderlich ist eine klar benannte Begleitung von Inbetriebnahme, Übergabe und offenen Punkten.

Unzureichende Vor-Ort-Präsenz

Zu prüfen ist, ob Präsenz, Reaktionsfähigkeit und Teilnahme an Besprechungen zur Komplexität des Auftrags passen.

Bevorzugt werden feste Präsenz- und Reaktionsmuster.

Mindestens erforderlich ist eine realistische Zusage zu kritischen Terminen und Eskalationsfällen.

Nicht operationalisierte Nachhaltigkeits-, Zugänglichkeits- oder Serviceanforderungen

Zu klären ist, ob Anforderungen zu Nachhaltigkeit, Barrierefreiheit, Sicherheit sowie Service- und Logistikprozessen nur programmatisch oder bereits operativ bearbeitet werden.

Bevorzugt wird eine mess- und prüfbare Operationalisierung.

Mindestens erforderlich ist eine erkennbare Übersetzung in fachliche Anforderungen, Prüfschritte und Zuständigkeiten.

Aktuelle Bieterposition

[Kurzzusammenfassung aus dem Erstangebot einfügen: Methodik, behauptete Stärken, offene Punkte, Annahmen.]

Zielposition der Auftraggeberseite

Der Bieter beschreibt einen klaren, phasenbezogenen Ansatz mit definierten Arbeitsschritten, Prüftiefen, Ergebnissen, Entscheidungswegen und Nachverfolgung offener Punkte; betriebliche Anforderungen müssen nicht nur beratend benannt, sondern in den Projektprozess eingespeist und dokumentiert werden.

Mindestakzeptable Position

Das Angebot weist mindestens einen konsistenten Ablauf der Kernleistungen, benannte Liefergegenstände, ein Review-System und eindeutige Schnittstellen zur Auftraggeberseite auf.

Fallback / Konzessionskorridor

Begriffs- oder Formatunterschiede bei Berichten und Konzepten sind hinnehmbar, sofern Inhalt, Prüfqualität, Verantwortlichkeit und Fortschreibung gleichwertig abgesichert bleiben.

Kernfragen

• Wie werden betriebliche Anforderungen identifiziert, priorisiert und in Planungsentscheidungen zurückgespielt?
• Welche Ergebnisse werden je Leistungsstufe oder Projektphase geliefert und fortgeschrieben?
• Wie werden Konflikte zwischen Gestaltung, Kosten, Terminen, Nutzeranforderungen und Betrieb gelöst?
• Wie wird die Nachverfolgbarkeit von Empfehlungen und offenen Punkten sichergestellt?

Federführung

[Technische Leitung / FM-Leitung]

Aktuelle Bieterposition

[Kurzzusammenfassung aus dem Erstangebot einfügen: Workshops, Nutzerkatalog, Stakeholderlogik, Szenarien, offene Punkte.]

Zielposition der Auftraggeberseite

Der Bieter legt ein diszipliniertes Anforderungsmanagement vor, das Quellen, Prioritäten, Nutzungsszenarien, Abnahmekriterien, Änderungen und Umsetzungsspuren dokumentiert; bei gemischt genutzten, öffentlich zugänglichen oder serviceintensiven Funktionen sollen auch Besucher-, Veranstaltungs- und Serviceprozesse abgebildet sein.

Mindestakzeptable Position

Ein strukturierter Prozess zur Nutzerbeteiligung, Dokumentation, Priorisierung und planungsbegleitenden Prüfung ist beschrieben.

Fallback / Konzessionskorridor

Die konkrete Form des Nutzerkatalogs oder der Workshop-Reihen kann variieren, sofern Traceability, Änderungslogik und fachliche Steuerbarkeit sichergestellt sind.

Kernfragen

• Wie werden Betriebskonzepte in konkrete Anforderungen an Planung und Ausführung übersetzt?
• Welche Servicebereiche werden betrachtet und wie werden deren Schnittstellen definiert?
• Wie werden Lebenszykluskosten, spätere Betriebsrisiken und Optimierungspotenziale bewertet?
• Wie wird mit Flächenflexibilität, Änderbarkeit und langfristiger Werterhaltung umgegangen?

Federführung

[Projektleitung / Nutzervertretung / FM-Leitung]

Aktuelle Bieterposition

[Kurzzusammenfassung aus dem Erstangebot einfügen: Review-Tiefe, Baustellenpräsenz, Prüfberichte, Eskalationsmechanik.]

Zielposition der Auftraggeberseite

Der Bieter soll über die gesamte Projektlaufzeit ein belastbares Prüfregime anbieten, das Planstände, Ausführungsqualität und Betreiberrelevanz systematisch überprüft und dokumentiert; Feststellungen sind mit Maßnahmen, Zuständigkeiten und Fristen zu verbinden.

Mindestakzeptable Position

Regelmäßige Plan-Reviews, dokumentierte Stellungnahmen und eine realistische Präsenz bei kritischen Terminen sind zugesagt.

Fallback / Konzessionskorridor

Frequenz und Format von Prüfberichten können angepasst werden, solange die Prüftiefe, Verbindlichkeit und rechtzeitige Eskalation nicht geschwächt werden.

Kernfragen

• Welche Prüfpunkte werden in welcher Phase verbindlich bearbeitet?
• Wie oft und zu welchen Anlässen ist Präsenz vor Ort vorgesehen?
• Wie werden Abweichungen aus Planung oder Ausführung dokumentiert und bis zur Schließung nachverfolgt?
• Wie wird vermieden, dass betriebsrelevante Mängel erst nach Übergabe sichtbar werden?

Federführung

[Technische Leitung / FM-Leitung]

Aktuelle Bieterposition

[Kurzzusammenfassung aus dem Erstangebot einfügen: Dokumentationsanforderungen, Datenformate, Systembezug, Übergabekonzept.]

Zielposition der Auftraggeberseite

Der Bieter soll ein nutzbares, prüfbares und betriebstaugliches Dokumentations- und Datenmodell sicherstellen, einschließlich Verantwortlichkeiten, Lieferfristen, Qualitätskontrollen, Übergabestruktur und digitaler Anschlussfähigkeit an spätere Systeme.

Mindestakzeptable Position

Ein strukturiertes Dokumentationskonzept mit Datenlogik, Prüfschritten und Übergabeverfahren ist beschrieben.

Fallback / Konzessionskorridor

Die konkrete technische Plattform oder Dateilogik kann abweichen, sofern Vollständigkeit, Auffindbarkeit, Eignung für den Betrieb und kontrollierte Übergabe gesichert sind.

Kernfragen

• Welche betriebsrelevanten Unterlagen und Daten sind zu welchem Zeitpunkt zu liefern?
• Wie wird die Qualität von Dokumentation und Stammdaten geprüft?
• Wie werden digitale Schnittstellen zu späteren FM-, Asset- oder Ticketsystemen vorbereitet?
• Wie wird sichergestellt, dass Übergabeunterlagen nicht erst am Projektende ungeordnet zusammenlaufen?

Federführung

[FM-Leitung / Digitalisierungsverantwortliche:r / Protokollführung]

Aktuelle Bieterposition

[Kurzzusammenfassung aus dem Erstangebot einfügen: Projektleiter:in, Team, Kapazitäten, Unterauftragnehmer, Reporting.]

Zielposition der Auftraggeberseite

Die Auftraggeberseite erwartet ein namentlich belastbares Team mit klarer Führungslogik, nachvollziehbarer Seniorität, definierter Stellvertretung und belastbarer Verfügbarkeit; Berichte und Meetings sollen entscheidungsorientiert und fristengebunden erfolgen.

Mindestakzeptable Position

Schlüsselrollen, Vertretungsregeln, Kapazitäten und Kommunikationswege sind offengelegt und plausibel.

Fallback / Konzessionskorridor

Interne Teamorganisation kann beim Bieter frei bleiben, sofern Verantwortlichkeiten, Präsenz, Eskalation und personelle Kontinuität vertraglich eindeutig abgesichert sind.

Kernfragen

• Wer führt fachlich und wer führt organisatorisch?
•Wie wird die Kontinuität bei langen Projektlaufzeiten sichergestellt?
•Unter welchen Voraussetzungen dürfen Schlüsselpersonen ausgetauscht werden?
• Welche Berichte, Regeltermine und Eskalationswege werden verbindlich angeboten?

Federführung

[Projektleitung / Einkauf / Rechtsberatung]

Aktuelle Bieterposition

[Kurzzusammenfassung aus dem Erstangebot einfügen: Inbetriebnahmebegleitung, Übergabeunterlagen, Schulung, Hypercare, Mängelverfolgung.]

Zielposition der Auftraggeberseite

Der Bieter soll die Betreiberperspektive bis zur betriebsfähigen Übergabe durchhalten, inklusive Prüf- und Abnahmelogik, Schulungen, Startunterstützung, Dokumentationsübergabe und strukturierter Nachverfolgung offener Punkte und Mängel.

Mindestakzeptable Position

Ein nachvollziehbarer Leistungsbeitrag zu Inbetriebnahme, Abnahme, Übergabe und offenen Mängeln ist beschrieben.

Fallback / Konzessionskorridor

Der Umfang einer anfänglichen Betriebsbegleitung kann in Stufen oder Optionen abgebildet werden, sofern Verantwortungsübergang, Mängelverfolgung und betriebsrelevante Startleistungen klar geregelt sind.

Kernfragen

• Wie wird die Betreiberperspektive bei Inbetriebnahmen und Abnahmen praktisch eingebracht?
• Welche Unterlagen, Schulungen und Prüfungen sind vor der Übergabe zwingend fertigzustellen?
• Wie lange und in welcher Intensität begleitet der Bieter die Anlaufphase?
• Wie werden offene Punkte, Restleistungen und Mängel dokumentiert und nachverfolgt?

Federführung

[Technische Leitung / FM-Leitung / Rechtsberatung]

Aktuelle Bieterposition

[Kurzzusammenfassung aus dem Erstangebot einfügen: Nachhaltigkeit, Energie, Barrierefreiheit, Sicherheit, Service- und Logistikkonzepte.]

Zielposition der Auftraggeberseite

Erwartet wird eine prüfbare Operationalisierung von Nachhaltigkeits- und Compliance-Zielen in Anforderungen, Prüfungen, Dokumentation und Betriebslogik; dies schließt Barrierefreiheit, Sicherheit, Hygiene, Logistik und flächenbezogene Serviceprozesse ein.

Mindestakzeptable Position

Der Bieter stellt dar, wie diese Querschnittsthemen fachlich verankert, geprüft und mit anderen Disziplinen abgestimmt werden.

Fallback / Konzessionskorridor

Unterschiede in Begriffssystematik oder Berichtstiefe sind hinnehmbar, sofern die fachliche Abdeckung, Nachweisfähigkeit und betriebliche Umsetzbarkeit nicht leiden.

Kernfragen

• Welche Nachhaltigkeits- und Energieziele werden in welcher Prüflogik verfolgt?
• Wie werden Barrierefreiheit, Besucherführung, Sicherheitszonen und Notfalllogik in die Betriebsanforderungen eingebunden?
• Wie werden Service-, Reinigungs-, Entsorgungs-, Lager- und Anlieferprozesse planerisch gespiegelt?
• Wie werden Zielkonflikte zwischen Offenheit, Komfort, Low-Tech, Sicherheit und Wartbarkeit behandelt?

Federführung

[FM/Operations / Technische Leitung / Fachberater:in Sicherheit]

Aktuelle Bieterposition

[Kurzzusammenfassung aus dem Erstangebot einfügen: Honorarlogik, Nebenkosten, Optionen, Vorbehalte, Vertragskommentare.]

Zielposition der Auftraggeberseite

Alle wirtschaftlich oder vertraglich relevanten Annahmen sollen offen, prüfbar und steuerbar vorliegen; der Bieter soll keine verdeckten Vorbehalte belassen, die in späteren Projektphasen zu Mehrvergütung, Lücken im Leistungsbild oder Steuerungsverlust führen.

Mindestakzeptable Position

Ein transparentes Preis- und Annahmemodell mit klarer Trennung von Grundumfang, Optionen, Nebenkosten und Änderungsfällen liegt vor.

Fallback / Konzessionskorridor

Formale Unterschiede in der kommerziellen Struktur sind vertretbar, solange Vergleichbarkeit, Haushalts- und Vergabekonformität sowie Steuerbarkeit nicht beeinträchtigt werden.

Kernfragen

• Welche Annahmen, Ausschlüsse und Mitwirkungen sind preisbestimmend?
• Wie werden optionale oder stufenweise Leistungen ausgelöst und bewertet?
• Welche Nebenkosten sind enthalten, welche nur ausnahmsweise gesondert abrechenbar?
• Welche Vertragskommentare oder Vorbehalte würden die Leistungserbringung, Gleichbehandlung oder interne Governance beeinflussen?

Federführung

[Kaufmännische Leitung / Einkauf / Rechtsberatung]

[10 Min.]

Vorstellung, Vertraulichkeitsrahmen, Zielsetzung der Runde, Bestätigung des Ablaufs

Struktur, Disziplin und Gesprächsrahmen setzen

Chair / Moderation

Bestätigter Ablauf und gemeinsame Ausgangsbasis

[15 Min.]

Kurzdarstellung des Erstangebots durch den Bieter: Methodik, Annahmen, Team, offene Punkte

Prüfen, ob der Bieter den Auftrag und die kritischen Themen richtig verstanden hat

Technische Leitung

Bestätigte oder korrigierte Ausgangsposition

[45 Min.]

Technische Verhandlung: Methodik, Schnittstellen, Prüflogik, Betriebskonzepte, Daten- und Übergabethemen, FM-Integration

Leistungsbild schärfen und fachliche Risiken reduzieren

Technische Leitung / FM-Leitung

Geklärte technische Position und offene Punkte

[25 Min.]

Organisation und Personal: Schlüsselpersonen, Vertretung, Reporting, Erreichbarkeit, Präsenz, Eskalation

Lieferfähigkeit, Verantwortlichkeit und Stabilität des Teams validieren

Projektleitung

Bestätigte Personal- und Organisationszusagen

[25 Min.]

Kommerzielle und vertragliche Klarstellung: Preislogik, Annahmen, Nebenkosten, Optionen, Änderungsmechanik

Kommerzielle Transparenz herstellen und Vorbehalte sichtbar machen

Kaufmännische Leitung

Abgestimmte Klärungspunkte und Verhandlungsbedarf

[10 Min.]

Zusammenfassung, offene Punkte, schriftliche Nachlieferungen, Fristen, nächster Schritt

Kontrollierten Abschluss und belastbare Nachverfolgung erzeugen

Chair / Protokollführung

Maßnahmenliste, Verantwortliche, Fristen

Chair / Moderation

Gesamtsteuerung des Gesprächs, Taktung, Reihenfolge der Themen, Wahrung des internen Mandats

Eröffnet, strukturiert und schließt die Sitzung

Keine einseitige kommerzielle oder vertragliche Zusage ohne ausdrückliche Delegation

Technische Leitung

Führung der fachlichen Diskussion zu Methodik, Leistungsbild, Prüflogik, Übergabe und Qualitätsanforderungen

Hauptsprecher:in für Umfang, Methodik und fachliche Zielposition

Empfiehlt die technische Verhandlungsposition und markiert fachliche Mindestgrenzen

FM- / Betriebsvertretung

Prüfung von Betriebsfähigkeit, Wartbarkeit, Service- und Lifecycle-Aspekten

Spricht zu operativen Auswirkungen, Betreiberlogik und späterer Nutzbarkeit

Beratend; Eskalation bei betriebsrelevanten Abweichungen

Kaufmännische Leitung / Einkauf

Führung der Preis- und Verfahrensdisziplin, Transparenz der Annahmen und Optionen

Spricht zu Preislogik, Nebenkosten, Angebotsklarheit und Verfahrensrahmen

Empfiehlt die kaufmännische Position; keine Freigabe über genehmigten Korridor hinaus

Rechtsberatung

Prüfung von Vertragsgrenzen, Gleichbehandlung, Vertraulichkeit, Änderungs- und Eskalationsbedarfen

Spricht ausschließlich zu rechtlichen oder governance-bezogenen Fragen

Beratend; Eskalationsunterstützung bei kritischen Punkten

Protokollführung / Dokumentation

Festhalten von Aussagen, Zusagen, offenen Punkten, Fristen und Nachlieferungen

Grundsätzlich keine aktive Verhandlung; Rückfragen nur zur Klarstellung

Keine Entscheidungsbefugnis

Materielle Erweiterung oder Reduktion des Leistungsumfangs

Diskussion nur bis zur Klarstellung; keine Zusage zur Änderung des Grundumfangs in Runde 1

[Interne Entscheidungsebene / Bedarfsträger / Vergabestelle]

Abweichung von zwingenden Mindestanforderungen

Sofortiger Verhandlungsstopp zu diesem Punkt und interne Prüfung

[Recht / Vergabe / Fachfreigabe]

Erhebliche Honorar- oder Nebenkostenauswirkung

Keine Zustimmung oberhalb des genehmigten Verhandlungskorridors

[Einkauf / Budgetverantwortung]

Vertragsabweichungen mit Governance-, Haftungs- oder Datenauswirkung

Nur sondieren, nicht zusagen

[Rechtsberatung / Freigabegremium]

Änderungen an Schlüsselpersonal oder Unterauftragnehmerstruktur

Nur aufnehmen und intern prüfen

[Fachfreigabe / Projektleitung]

Verschiebung von Verantwortlichkeiten auf den Auftraggeber

Nur aufnehmen und auf Auswirkung prüfen

[Fachbereich / Einkauf / Recht]

Änderung der Option- oder Stufenlogik

Nur im Rahmen interner Freigaben erörtern

[Bedarfsträger / Vergabestelle]

Neue digitale, dokumentationsbezogene oder systemische Voraussetzungen

Nur nach Prüfung technischer und organisatorischer Folgen

[Digitalisierung / FM / IT-Verantwortung]

8.1 Interne Ergebnisaussage

Nach der Sitzung sind mindestens festzuhalten: [bestätigte Bieterposition], [abweichende Aussagen zur Angebotslage], [Bewertung der Verhandlungsreife], [kritische offene Punkte], [erforderliche interne Entscheidungen], [Empfehlung für weitere Verfahrensschritte].

8.2 Schriftlicher Nachgang an den Bieter

Soweit erforderlich, ist ein schriftlicher Nachgang vorzubereiten zu: [Schlüsselpersonenbestätigung], [Nachschärfung der Methodik], [Klarstellung von Annahmen / Ausschlüssen], [Detailnachweis zu Dokumentation / Daten / Übergabe], [kommerzielle Aufschlüsselung], [sonstige offene Punkte].

8.3 Übergabe an Folgedokumente

Die Ergebnisse dieses Dokuments fließen in die gesonderten Unterlagen zu Gesprächsprotokoll, Änderungslog, interner Bewertungsfortschreibung und ggf. Aufforderung zur Angebotsüberarbeitung ein; eine doppelte Dokumentation im vorliegenden Dokument erfolgt nicht.

[T-01]

[Thema]

[Zielposition]

[offen / teilweise geklärt / geklärt]

[Name / Rolle]

[Maßnahme / Datum]

[T-02]

[Thema]

[Zielposition]

[offen / teilweise geklärt / geklärt]

[Name / Rolle]

[Maßnahme / Datum]

[T-03]

[Thema]

[Zielposition]

[offen / teilweise geklärt / geklärt]

[Name / Rolle]

[Maßnahme / Datum]

[00:00–00:10]

Eröffnung und Formalien

[Chair]

Keine materielle Diskussion vor Bestätigung des Ablaufs.

[00:10–00:25]

Bieterüberblick

[Technische Leitung]

Beobachten, welche Punkte der Bieter von sich aus priorisiert.

[00:25–01:10]

Technische Verhandlung

[Technische Leitung / FM-Leitung]

Bei Unklarheit konsequent auf konkrete Liefergegenstände und Prüflogik zurückführen.

[01:10–01:35]

Organisation und Personal

[Projektleitung]

Verfügbarkeit, Vertretung und Kontinuität aktiv testen.

[01:35–02:00]

Kommerzielle Klarstellung

[Kaufmännische Leitung]

Keine Zustimmung außerhalb des Freigabekorridors.

[02:00–02:10]

Abschluss und nächste Schritte

[Chair / Protokollführung]

Nur klar protokollierte Nachforderungen und Fristen ausgeben.

[Name]

[Chair / Moderation]

[ja]

[Gesprächssteuerung; keine eigenständige Preisfreigabe]

[Name]

[Technische Leitung]

[ja]

[Fachliche Zielposition vertreten]

[Name]

[FM- / Betriebsvertretung]

[ja, zu operativen Themen]

[Beratend; Eskalation bei betrieblichem Risiko]

[Name]

[Kaufmännische Leitung / Einkauf]

[ja, zu kommerziellen Themen]

[Nur im genehmigten Korridor]

[Name]

[Rechtsberatung]

[nur bei Bedarf]

[Beratend; keine materielle Freigabe ohne Mandat]

[Name]

[Protokollführung]

[nein, außer zur Klarstellung]

[Keine Verhandlungszusage]