Interne Budget- / Kostenschätzung

Diese Unterlage dient der nachvollziehbaren internen finanziellen Herleitung des Beschaffungsvorhabens. Sie soll sicherstellen, dass der beabsichtigte Leistungsumfang in fachlicher, zeitlicher und wirtschaftlicher Hinsicht mit dem verfügbaren Budgetrahmen vereinbar ist. Gleichzeitig schafft sie eine belastbare Ausgangsbasis für die interne Beurteilung, ob das Verfahren im vorgesehenen Zuschnitt, in der vorgesehenen Los- oder Modulstruktur und mit den vorgesehenen optionalen Leistungsstufen eingeleitet oder angepasst werden soll.

Die Schätzung hat nicht den Zweck, einen Marktdurchschnitt abstrakt abzubilden. Maßgeblich ist vielmehr die Ableitung eines intern plausibilisierten Zielwertes, eines vertretbaren Budgetkorridors und einer internen Obergrenze, die aus Leistungsbild, Projektphasen, Steuerungsintensität, Nutzer- und Betreiberanforderungen, Dokumentationsdichte, Digitalisierungsgrad, Nachhaltigkeitszielen, Inbetriebnahmeanforderungen und dem erwarteten Abstimmungs- und Koordinationsaufwand abgeleitet werden.

Das Dokument ist ausschließlich für interne Zwecke bestimmt. Es unterstützt insbesondere die Vergabestelle, das fachliche Projektteam, das interne Controlling, die Haushaltsverantwortung, die Genehmigungsinstanzen sowie interne Prüf- und Revisionsfunktionen. Es dient als Entscheidungsgrundlage für Budgetfreigabe, Mittelbindung, Verfahrensstart, Prüfung von Wirtschaftlichkeit und Tragfähigkeit sowie für die Beurteilung von Angebotsabweichungen im weiteren Verfahren.

Eine Nutzung gegenüber Bewerbern, Bietern, Verhandlungsrunden oder sonstigen Dritten ist ausgeschlossen. Interne Zielwerte, Korridore, Risikoreserven, Verhandlungsspielräume, Abbruchschwellen und etwaige interne Preisannahmen dürfen weder vollständig noch auszugsweise offengelegt werden, soweit hierfür keine ausdrückliche, dokumentierte Freigabe nach den einschlägigen internen Vorgaben vorliegt.

Diese Unterlage ist klar zu trennen von veröffentlichten Gebührenschätzungen, Preisrahmen, Preisblättern, Zuschlags- oder Bewertungstools, Verhandlungsleitfäden, Vertragswertschätzungen für Bekanntmachungszwecke sowie sonstigen bieterbezogenen Preisunterlagen. Sie ersetzt weder die vergaberechtlich erforderliche Dokumentation zur Schätzung des Auftragswerts noch die operative Auswertung eingehender Angebote, sondern ergänzt diese durch eine interne Steuerungs- und Erschwinglichkeitsprüfung.

Soweit zur Verfahrensdurchführung weitere preisbezogene Unterlagen erstellt werden, ist sicherzustellen, dass Widersprüche vermieden, Abweichungen erklärt und Freigaben dokumentiert werden. Maßgeblich für diese interne Unterlage bleiben jedoch die hier festgelegten Annahmen, Herleitungen und Budgetaussagen in ihrem jeweiligen Versionsstand.