Bewerber-/Bieter-Masterliste

Zu erfassen ist jedes Unternehmen, das einen Teilnahmeantrag eingereicht hat, jedes Unternehmen, das nach Abschluss der Auswahlentscheidung zur nächsten Stufe eingeladen wird, sowie jede sonstige verfahrensrelevante Beteiligungsform, soweit sie für die Identifikation oder Bewertung des Teilnehmers erforderlich ist. Hierzu zählen insbesondere Bietergemeinschaften, federführende Mitglieder, Partnerunternehmen sowie – soweit verfahrensrelevant – benannte Nachunternehmer oder Unternehmen, auf deren Kapazitäten sich ein Bewerber/Bieter stützt. Die Registerlogik muss erkennen lassen, wer als wirtschaftlicher Hauptteilnehmer geführt wird und welche Beteiligungsstruktur dem Teilnahmeantrag oder Angebot zugrunde liegt.

Die Masterliste bildet den Status jedes Teilnehmers vom erstmaligen Eingang bis zum Abschluss der Einladungsphase ab. Der abzubildende Verlauf umfasst insbesondere Registrierung, Frist- und Eingangsnachweis, formale Prüfung, Nachforderung oder Klarstellung, Entscheidung über die Berechtigung, Auswahl- bzw. Nichtauswahlentscheidung, Versand der Einladung sowie Änderungen nach der Auswahlentscheidung, etwa Rückzug, Ausschluss, Änderung der Beteiligungsstruktur oder ausbleibende Reaktion. Bereits erledigte oder überholte Status dürfen nicht gelöscht, sondern nur nachvollziehbar fortgeschrieben werden.

Das Kernstück dieses Dokuments ist ein strukturiertes Register in Tabellenform. Die nachfolgende Mindeststruktur ist verbindlich. Zusätzliche Felder dürfen ergänzt werden, soweit sie der verfahrenssicheren Nachweisführung dienen; die Mindestinhalte dürfen jedoch nicht entfallen.

Der Status „berechtigt“ ist zu verwenden, wenn ein Bewerber nach Abschluss der formalen und inhaltlichen Eignungsprüfung als zur weiteren Teilnahme zugelassen festgestellt wurde. Der Eintrag darf erst erfolgen, wenn die zugrunde liegende Entscheidung intern dokumentiert und freigegeben ist. Mit dem Status sind mindestens Entscheidungsdatum und Referenz auf das zugehörige Prüf- oder Freigabedokument zu vermerken.

Der Status „ausgewählt“ ist zu verwenden, wenn ein berechtigter Bewerber nach Maßgabe der Auswahlentscheidung in die Shortlist aufgenommen und zur Teilnahme an der nächsten Verfahrensstufe vorgesehen wurde. Auch hier sind Datum, Freigabeverweis und – sofern vorhanden – Bezug zur Shortlist- oder Einladungsliste zu erfassen. Der Status „ausgewählt“ setzt den Status „berechtigt“ voraus und ersetzt ihn nicht.

Zur ordnungsgemäßen Verfahrenssteuerung dürfen ergänzende, kontrolliert verwendete Status gepflegt werden, insbesondere „in Prüfung“, „Nachforderung läuft“, „nicht berechtigt“, „nicht ausgewählt“, „eingeladen“, „Antwort eingegangen“, „zurückgezogen“ oder „ausgeschlossen“. Diese ergänzenden Status dienen der operativen Steuerung. Sie dürfen die beiden Hauptentscheidungsstatus „berechtigt“ und „ausgewählt“ nicht ersetzen; sobald eine Hauptentscheidung vorliegt, ist diese ausdrücklich einzutragen.

Für die Führung der Masterliste ist die [verantwortliche Beschaffungsfunktion] zuständig. Die operative Pflege kann an [Name/Funktion] delegiert werden; die fachliche Verantwortung verbleibt jedoch bei der benannten Hauptverantwortung. Aktualisierungen haben unverzüglich nach jedem verfahrensrelevanten Ereignis zu erfolgen, spätestens bis zum Ende des auf das Ereignis folgenden Arbeitstags. Jeder Eintrag muss erkennen lassen, wer die Änderung vorgenommen hat und auf welcher Grundlage die Änderung erfolgte.

Es ist nur eine freigegebene Masterversion je Verfahrensstand zu führen. Bewerber-/Bieter-IDs sind über den gesamten Verfahrensverlauf hinweg unverändert beizubehalten. Unternehmensnamen sind einheitlich und in der Fassung des Teilnahmeantrags bzw. Angebots zu erfassen; abweichende Kurzbezeichnungen dürfen nur zusätzlich und nicht anstelle der offiziellen Bezeichnung verwendet werden. Jede Statusänderung ist mit Datum und Referenz zu belegen. Audit-relevante Eintragungen dürfen nicht spurenlos überschrieben oder gelöscht werden; Korrekturen sind entweder als datierte Änderung oder über ein separates Änderungsprotokoll nachvollziehbar zu machen.

Die Masterliste ist ein internes Kontroll- und Auditdokument. Zugriff erhalten ausschließlich hierzu autorisierte Personen aus Beschaffung, Recht, Projektsteuerung und – soweit erforderlich – Auswahl- oder Bewertungsgremien. Die Speicherung erfolgt in der kontrollierten Vergabeakte bzw. im hierfür vorgesehenen Dokumentenmanagementsystem. Bei elektronischer Bearbeitung sind Zugriffsrechte, Dateiversionen und gegebenenfalls Freigabestände nach der internen Dokumentenlenkung zu sichern. Personenbezogene Daten sind auf das erforderliche Maß zu beschränken und entsprechend den einschlägigen Datenschutzvorgaben zu behandeln.

Vor Versand der Einladungen ist die Masterliste auf Vollständigkeit, Konsistenz und Übereinstimmung mit der freigegebenen Auswahlentscheidung zu prüfen. Dabei ist insbesondere sicherzustellen, dass alle eingegangenen Teilnahmeanträge erfasst wurden, dass jeder Teilnehmer einen eindeutigen Status trägt, dass Nachforderungen oder Ausschlussentscheidungen dokumentiert sind und dass die Liste der einzuladenden Unternehmen exakt der intern freigegebenen Shortlist entspricht. Das Ergebnis der Vorabprüfung ist mit Datum, Prüfer und Freigabeverweis festzuhalten.

Nach Versand der Einladungen ist die für die Einladungsphase maßgebliche Fassung der Masterliste als abgeschlossener Registerstand zu speichern und in die Vergabeakte zu übernehmen. Dieser Registerstand bildet den verbindlichen Nachweis dafür, welche Unternehmen berechtigt waren, welche Unternehmen ausgewählt wurden und an wen die Einladung tatsächlich versandt wurde. Wird die Liste für spätere Verfahrensphasen fortgeführt, ist die abgeschlossene Fassung unverändert zu archivieren und die Fortführung mit neuer Versionsnummer fortzusetzen.

Die Bewerber-/Bieter-Masterliste ist ausschließlich das Masterregister der Teilnehmer und ihrer Status. Sie ersetzt weder die einzelnen Eignungsprüfungen noch Referenzbewertungen, Auswahlvermerke, Vergabevermerke, Nachforderungs- oder Klarstellungsprotokolle, Konflikt-of-Interest-Erklärungen, Verhandlungsprotokolle, Angebotswertungen, Vertragsunterlagen oder sonstige Fach- und Freigabedokumente. Ebenso ersetzt sie keine Leistungsbeschreibungen, Vertragsanlagen oder Betriebskonzepte. Solche Unterlagen sind gesondert zu führen; in der Masterliste werden sie nur über Referenzen verknüpft.

• Je wirtschaftlichem Hauptteilnehmer ist grundsätzlich eine Registerzeile zu führen. Bei Bietergemeinschaften ist zusätzlich kenntlich zu machen, wer federführend ist und welche Partner beteiligt sind.

• Die Bewerber-/Bieter-ID ist bei Ersterfassung zu vergeben und während des gesamten Verfahrens unverändert zu verwenden.

• Datum und Uhrzeit sind, soweit verfahrensrelevant, im Format [TT.MM.JJJJ, HH:MM] zu erfassen.

• Referenzen sind so einzutragen, dass die zugrunde liegende Unterlage ohne weitere Recherche auffindbar ist, z. B. [Portal-ID], [Aktenvermerk Nr.], [Freigabe Nr.], [E-Mail vom ...].

• Wird nach Losen oder Leistungsstufen differenziert eingeladen, ist dies im Feld Leistungs-/Losbezug abzubilden; bei abweichenden Entscheidungen je Bezug kann alternativ mit mehreren Zeilen je Teilnehmer gearbeitet werden.

• Statuswechsel sind nie ohne Datum, Bearbeiterkürzel oder verantwortliche Funktion und Referenz einzutragen.

• Rückzüge, Ausschlüsse und Nichtauswahlentscheidungen bleiben dauerhaft sichtbar und werden nicht gelöscht.

• Bei Unklarheiten zwischen Registerstand und Einzelunterlage gilt die freigegebene Einzelunterlage; die Masterliste ist danach unverzüglich zu bereinigen und die Korrektur zu dokumentieren.

Weitere Zeilen sind bei Bedarf zu ergänzen. Die Kopfzeile ist beim Weiterführen der Tabelle unverändert beizubehalten.