Beschaffungsaktenprotokoll / Vergabevermerk

Alle wesentlichen Vorgänge sind zeitnah, in sachlogischer Reihenfolge und mit eindeutigem Zeitbezug zu dokumentieren. Maßgeblich sind insbesondere Entscheidungen mit Einfluss auf Zulassung, Auswahl, Verhandlung, Angebotswertung, Zuschlag, Fristen, Kommunikation, Vertragsinhalt, Dokumentenstand oder Verfahrensstrategie.
Nachträge, Präzisierungen und Korrekturen sind als solche kenntlich zu machen. Frühere Eintragungen dürfen nicht stillschweigend überschrieben werden; stattdessen ist der Änderungsanlass mit Datum, Bearbeiter und Bezug auf die ersetzte oder ergänzte Eintragung festzuhalten.
Bei parallelen Vorgängen, etwa gleichzeitigen Bieterfragen, Nachforderungen, Terminverschiebungen oder mehreren laufenden Prüfsträngen, ist eine saubere Zuordnung zu Verfahrensphase, Frist und Einzelunterlage zwingend.

Die Darstellung erfolgt neutral, faktenbasiert und frei von unsachlichen Wertungen. Bewertungen sind nur insoweit aufzunehmen, wie sie Gegenstand einer begründeten Entscheidung oder einer dokumentierten fachlichen Einschätzung sind. Jede wesentliche Entscheidung ist mit ihrer rechtlichen, fachlichen, wirtschaftlichen oder verfahrensbezogenen Begründung festzuhalten. Wo mehrere Handlungsoptionen bestanden, ist zu dokumentieren, welche Varianten erwogen, aus welchen Gründen verworfen oder weiterverfolgt und welche Risiken oder Auswirkungen dabei berücksichtigt wurden. Verweise auf Bewertungsmatrizen, Prüfbögen, Vertragsstände, Bieterkommunikation oder interne Freigaben müssen so konkret sein, dass die Herleitung der Entscheidung in der Akte sofort auffindbar ist.

Für alle bieterbezogenen Vorgänge ist festzuhalten, wie die Gleichbehandlung der Teilnehmer sichergestellt wurde. Dies betrifft insbesondere einheitliche Informationsstände, die Zulässigkeit und Reichweite von Klarstellungen und Nachforderungen, die Handhabung von Änderungen der Vergabeunterlagen, Terminsetzungen, Verhandlungsleitplanken sowie die Vergleichbarkeit der Wertungsgrundlagen.
Werden Informationen ausnahmsweise nur gegenüber einzelnen Teilnehmern kommuniziert oder werden bieterspezifische Sachverhalte individuell behandelt, ist die sachliche Rechtfertigung hierfür gesondert zu dokumentieren. Vertrauliche Geschäfts- und Betriebsgeheimnisse, personenbezogene Daten und sensible Preis- oder Konzeptbestandteile sind im Vergabevermerk entsprechend kenntlich zu machen; der Dokumentationszweck darf nicht zu einer unzulässigen Offenlegung führen.

Bei internen Verteilern, Freigaben und Ablagen ist sicherzustellen, dass nur berechtigte Personen Zugriff erhalten. Der Vermerk selbst ist als Unterlage '[Nur für interne Verwendung]' zu kennzeichnen.

Es ist festzulegen, wer Einträge erstellt, fachlich prüft, rechtlich oder vergabeseitig plausibilisiert, freigibt und in der Vergabeakte ablegt. Damit bleibt nachvollziehbar, auf welcher organisatorischen Grundlage der Vergabevermerk geführt wurde.
Empfohlen wird eine klare Trennung zwischen dokumentierender Stelle, fachlicher Bewertung, vergaberechtlicher Qualitätssicherung und Freigabeinstanz. Soweit Schlüsselentscheidungen in Gremien, Lenkungskreisen oder Freigabeschleifen getroffen werden, sind Datum, Beteiligte, Beschlussergebnis und etwaige Auflagen gesondert zu vermerken.

Jeder Vermerkeintrag soll in einer einheitlichen Struktur erfasst werden. Dies erhöht die Vergleichbarkeit, verringert Dokumentationslücken und erleichtert spätere Prüfungen. Die nachstehenden Pflichtfelder sind für jeden wesentlichen Vorgang zu verwenden.

Zu Beginn des Verfahrens sind die verfahrensbestimmenden Grundentscheidungen in verdichteter Form festzuhalten. Dazu gehören insbesondere der festgestellte Beschaffungsbedarf, die Freigabe des Vergabestarts, die Wahl und Begründung des Verfahrens, die Grundstruktur des Leistungsgegenstands sowie die Festlegung der maßgeblichen Verfahrens- und Kommunikationsregeln.
Bei der Beschaffung von Planungs- und Baubegleitung ist zusätzlich zu dokumentieren, welche Leistungsbestandteile und Schnittstellen vom Verfahren umfasst sind, etwa [pbFM], [Nutzerberatung], [Betriebs- und Betreiberkonzepte], [Dokumentations- und Digitalisierungsanforderungen], [Nachhaltigkeits- und Lebenszyklusziele], [Inbetriebnahme], [Abnahmebegleitung] oder [Mängelmanagement], soweit diese Bestandteile Teil der Vergabeunterlagen sind.
Ferner ist festzuhalten, auf welcher Grundlage die Auswahl- und Zuschlagskriterien, die Verhandlungslogik, die Stufen- oder Optionsstruktur, die vorgesehenen Meilensteine, die Vertraulichkeitsanforderungen und die Veröffentlichungs- bzw. Versandschritte freigegeben wurden. Veröffentlichungsbelege, Portalnachweise und Originalunterlagen werden nicht voll wiederholt, sondern mit präzisem Verweis eingebunden.

• [Beschaffungsbedarf], [Auslöser], [Freigabedatum] und [Freigabestelle].

• Begründung der Verfahrensart '[Verhandlungsverfahren mit Teilnahmewettbewerb]' einschließlich [Komplexität], [Notwendigkeit von Verhandlungen], [offene Schnittstellen] und [Gründen gegen alternative Verfahrensarten].

• Festgelegter Beschaffungsgegenstand einschließlich [Leistungsgrenzen], [Stufen/Optionen], [Meilensteine], [Abnahme- und Fortschreibungslogik] und [wesentlicher Vertragsmechanik].

• Freigegebene Auswahl- und Zuschlagskriterien gemäß [Bewertungsmatrix, Version], einschließlich [Gewichtungen], [Mindestanforderungen] und [Wertungsgremium].

• Freigegebene Kommunikations- und Vertraulichkeitsregeln, einschließlich [eVergabe-Portal], [Fragenprozess], [NDA], [Dokumentenlenkung] und [interner Verteiler].

• Datum und Inhalt von Veröffentlichung, Berichtigung, Friständerung oder ergänzender Bieterinformation mit jeweiligem Verweis.

Für den Teilnahmewettbewerb sind die wesentlichen Prüf- und Auswahlhandlungen nachvollziehbar zu dokumentieren. Dazu gehören Eingang und Öffnung der Teilnahmeanträge, formale Prüfung, Behandlung von Unklarheiten oder fehlenden Nachweisen, Zulassung oder Ausschluss sowie die Bildung einer belastbaren Entscheidungsgrundlage für die Shortlist.
Die tragenden Gründe für die Auswahlentscheidung sind auf Basis der bekannt gemachten Auswahlkriterien festzuhalten, etwa [Referenzen], [Team/Qualifikation], [Vorgehen] oder andere in der Bewertungsmatrix definierte Kriterien. Soweit einschlägig, ist zusätzlich zu dokumentieren, inwiefern Referenzen, Teamzuschnitt oder methodisches Vorgehen vergleichbare Anforderungen an Betriebsfähigkeit, Nutzerintegration, Dokumentation, Nachhaltigkeit, Digitalisierung, Inbetriebnahme oder Schnittstellenmanagement erkennen lassen.
Die Bildung der Shortlist ist so darzustellen, dass Rangfolge, Mindestanforderungen, eventuelle Punkteschwellen, Umgang mit Gleichständen und Freigabe der Einladungen nachvollziehbar bleiben. Detailwertungen verbleiben in den Bewertungsunterlagen; im Vergabevermerk wird die entscheidungstragende Würdigung festgehalten.

• Anzahl eingegangener Teilnahmeanträge, Eingangsdaten, Öffnung, formale Vollständigkeit und Prüfung von Ausschlussgründen.

• Nachforderungen oder Aufklärungen zu [Eignungsnachweisen], [Referenzen], [Versicherungen], [Erklärungen] oder [Ressourcen].

• Bewertung der Auswahlkriterien nach [Kriterienbezeichnung], [Gewichtung] und [Bewertungsstand].

• Begründung für Zulassung, Ausschluss oder Nichtberücksichtigung jedes betroffenen Bewerbers.

• Bildung der Shortlist einschließlich [Rang], [Punktestand], [Mindestschwelle], [Umgang mit Gleichständen] und [Freigabe der Einladung].

• Nachweis, dass alle zugelassenen Bewerber in gleicher Weise über den nächsten Schritt informiert wurden.

Nach Eingang der Erstangebote ist zu dokumentieren, welche Feststellungen aus der formalen, inhaltlichen, kaufmännischen und verfahrensbezogenen Prüfung für den weiteren Verlauf wesentlich sind. Hierzu gehören insbesondere Vollständigkeit, fristgerechter Eingang, erkennbare Abweichungen, Vorbehalte, optionale Bestandteile, Benennung von Schlüsselpersonen, Nachunternehmerangaben, Preisstruktur sowie die Einhaltung vorgegebener Form- und Vertragsanforderungen.

Besonders festzuhalten sind Klarstellungen, Nachforderungen und die vergaberechtliche Begründung ihrer Zulässigkeit. Dies gilt auch für die Frage, ob eine Klarstellung lediglich einen bereits vorhandenen Erklärungsgehalt präzisiert oder ob eine unzulässige inhaltliche Nachbesserung drohte. Jede derartige Maßnahme ist mit Anlass, Empfängerkreis, Frist, Antwortstand und Auswirkungen auf das Verfahren zu dokumentieren.

Soweit der Leistungsgegenstand dies erfordert, sind inhaltliche Prüfungen zu Themen wie Leistungsabgrenzung, Betreiber- und Betriebskonzeption, Nutzeranforderungsmanagement, Dokumentationskonzept, Daten- und Systemlandschaft, Nachhaltigkeits- und Energiethemen, Inbetriebnahmeplanung, Gewährleistungs- bzw. Mängelmanagement, Berichtswesen und Fortschreibungslogik mit Verweis auf die jeweilige Einzelprüfung zusammenzufassen.

• Eingang der Erstangebote mit [Datum/Uhrzeit], [Bieter], [Form], [Vollständigkeit] und [Bindefrist].

• Formale Feststellungen zu [Angebotsunterlagen], [Preisblatt], [Schlüsselpersonen], [Nachunternehmern], [Erklärungen], [Optionen] und [Vertragsabweichungen].

• Fachliche Feststellungen zu [Methodik], [Leistungsverständnis], [Schnittstellen], [Ressourceneinsatz], [Dokumentation/Digitalisierung], [Nachhaltigkeit/Lebenszyklus], [Inbetriebnahme], [Mängelmanagement] oder anderen verfahrensrelevanten Inhalten.

• Klarstellungen oder Nachforderungen mit [Anlass], [Empfängerkreis], [Frist], [Antwort] und [vergaberechtlicher Begründung].

• Auswirkungen der Prüfung auf Verhandlungsstrategie, Terminplan, Dokumentenstand oder verbleibende Bieter.

• Feststellung, ob und welche Informationen allen Bietern einheitlich zur Verfügung gestellt wurden.

Die Dokumentation der Verhandlungsrunden bildet den Kern des Vergabevermerks. Für jede Runde ist gesondert festzuhalten, welches Verhandlungsziel verfolgt wurde, welche Themen aufgerufen wurden, welche wesentlichen Aussagen getroffen wurden, welche Verständigungen erzielt wurden, welche Punkte offen blieben und welche Folgeentscheidungen oder Anpassungen hieraus resultierten.
Typische verfahrensrelevante Verhandlungsthemen bei Planungs- und Baubegleitung können insbesondere sein: Leistungsabgrenzung und Schnittstellen zwischen Fachberatung, Planung, Bau, Betrieb und Nutzervertretung; Rollen und Verfügbarkeit der Schlüsselpersonen; Methodik der Bedarfsermittlung und Fortschreibung; Qualitäts- und Prüflogik für Konzepte und Planstände; Daten-, Dokumentations- und Digitalisierungsanforderungen einschließlich [BIM], [CAFM], [CDE] oder sonstiger Systemvorgaben; Nachhaltigkeits-, Energie- und Lebenszyklusziele; Inbetriebnahme-, Abnahme- und Mängelprozesse; Berichtswesen, Termin- und Kommunikationsstruktur; Nachunternehmerkonzept; Vergütungsmodell, Zahlungslogik, Preisgleitung, Stufen- und Optionsabrufe sowie Vertragsänderungsmechanismen.
Werden Vergabeunterlagen nach einer Verhandlungsrunde angepasst, ist zu dokumentieren, welche Änderungen beschlossen wurden, aus welchem sachlichen Grund dies geschah, ob die Änderungen allen verbleibenden Bietern in gleicher Weise mitgeteilt wurden und welche Auswirkungen sich auf Termine, Bewertungsmaßstäbe oder Angebotsinhalte ergeben. Umfangreiche Gesprächsdetails verbleiben im gesonderten Verhandlungsprotokoll; der Vergabevermerk hält die vergaberelevante Würdigung fest.

• Rundennummer, Datum, Format, Teilnehmer und Mandat der Verhandlungsführung.

• Verhandlungsziel und aufgerufene Themen gemäß [Agenda/Leitfaden].

• Wesentliche Aussagen des Bieters zu [Leistungsmodell], [Personal], [Methodik], [Risiken], [Schnittstellen], [Preismodell] und [Vertragsverständnis].

• Wesentliche Feststellungen des Auftraggebers, insbesondere zu [Änderungsbedarf], [Unklarheiten], [nicht verhandelbaren Punkten] und [Dokumentenstand].

• Erzielte Verständigungen, offene Punkte, Fristen und Verantwortlichkeiten für Folgeaktionen.

• Dokumentation, ob Änderungen der Vergabeunterlagen oder Klarstellungen bieterübergreifend mitzuteilen waren und wie dies umgesetzt wurde.

Mit Abschluss der Verhandlungen ist festzuhalten, wann und auf welcher Grundlage die Verhandlungsphase beendet und zur Abgabe finaler Angebote aufgefordert wurde. Maßgeblich sind dabei der eingefrorene Dokumentenstand, die final übermittelte Fassung der Vergabeunterlagen, die Vorgaben für die BAFO-Abgabe sowie die Behandlung etwaiger letzter Klarstellungen.
Für die Zuschlagsvorbereitung sind die tragenden Unterschiede zwischen Verhandlungsstand und BAFO zusammenzufassen. Anschließend ist die finale Auswertung entlang der festgelegten Zuschlagskriterien zu dokumentieren, etwa [Preis], [Vorgehen], [Team] oder weitere bekannt gemachte Kriterien. Punktwerte, Rechenwege, Preisformeln und Einzelscoring werden in den Bewertungsunterlagen geführt; der Vergabevermerk hält die rangbildenden Erwägungen, die Plausibilisierung der Ergebnisse und die Gründe für die finale Reihenfolge fest.
Abweichungen, Auffälligkeiten, Ausreißer, rechnerische Korrekturen, ungewöhnlich niedrige Angebote, Restunklarheiten oder Widersprüche sind mit ihrer Behandlung und ihrer Bedeutung für die Zuschlagsreife nachvollziehbar zu vermerken. Das Ergebnis dieses Abschnitts ist die dokumentierte Grundlage für die gesonderte Vergabeempfehlung oder Zuschlagsvorlage.

• Beschluss zum Abschluss der Verhandlungen und Freigabe der BAFO-Aufforderung.

• Finale Dokumentenbasis mit [Versionsstand], [Versanddatum] und [Frist].

• Wesentliche Unterschiede zwischen Verhandlungsstand und BAFO je Bieter.

• Finale Bewertung nach [Zuschlagskriterien], [Gewichtung], [Preisformel], [Qualitätsbewertung] und [Plausibilisierung].

• Behandlung von Rechenfehlern, Ausreißern, ungewöhnlich niedrigen Angeboten, Restunklarheiten oder Ausschlussfragen.

• Herleitung der finalen Rangfolge einschließlich [Gesamtpunktzahl], [tragender Unterschiede] und [Übergabe an Vergabeempfehlung/Zuschlagsvorlage].

Vor Zuschlag ist zusammenfassend zu dokumentieren, auf welcher Grundlage die Zuschlagsentscheidung intern freigegeben wurde. Dazu gehören insbesondere die Feststellung der Zuschlagsreife, die Freigabe der Bieterinformation, der geplante Versandzeitpunkt, die Berechnung der einschlägigen Warte- oder Stillstandsfristen sowie die Zuständigkeit für den weiteren Vollzug.
Etwaige Einwendungen, Rügen, Rückfragen oder sonstige Reaktionen von Bietern sind mit Eingang, Inhalt, Prüfung, Bewertung und veranlasster Maßnahme festzuhalten. Gleiches gilt für etwaige Anpassungen des Zeitplans oder der internen Freigabekette.
Der Vertragsschluss ist mit Datum, Vertragsfassung, wesentlichen Anlagen, etwaigen vorbehaltenen Stufen oder Optionen und dem Abschluss der formalen Vergabeakte zu dokumentieren. Versand- und Fristnachweise werden in Bezug genommen, aber nicht erneut als Vollunterlage abgebildet.

• Interne Zuschlagsfreigabe mit [Datum], [Gremium/Freigabestelle] und [Beschlussergebnis].

• Versand der Informationsschreiben an die Bieter einschließlich [Datum/Uhrzeit], [Inhalt] und [Nachweis].

• Berechnung und Überwachung der Warte- bzw. Stillstandsfrist.

• Erfassung und Bewertung von [Rügen], [Einwendungen], [Rückfragen] oder [weiteren Kommunikationsvorgängen].

• Vertragsabschluss mit [Datum], [unterzeichneter Fassung], [Anlagenstand], [Optionen/Stufen] und [Ablageort].

• Formaler Abschluss des Vergabeverfahrens und Übergabe an [Vertragsmanagement / Projektorganisation].

Am Ende des Vergabevermerks ist eine verdichtete Gesamtwürdigung aufzunehmen. Diese soll die tragenden Gründe des gesamten Verfahrens in komprimierter Form zusammenführen und bestätigen, dass Verfahrensart, Dokumentationsstand, Kommunikation, Auswahl- und Zuschlagslogik, Verhandlungsführung, Gleichbehandlung, Freigaben und Abschluss nachvollziehbar geführt wurden.
Empfohlen wird ein Schlussabschnitt nach folgendem Muster: 'Nach Auswertung der Vergabeakte wird festgestellt, dass das Verhandlungsverfahren mit Teilnahmewettbewerb zur Beschaffung von [Leistungsgegenstand] auf Grundlage der freigegebenen Vergabeunterlagen und der dokumentierten Einzelentscheidungen [ordnungsgemäß / mit den nachstehend benannten Maßgaben] durchgeführt wurde. Die tragenden Gründe für Auswahl, Verhandlung, finale Angebotswertung und Zuschlagsvorbereitung sind in diesem Vergabevermerk sowie den referenzierten Einzelunterlagen nachvollziehbar dokumentiert. Die Gleichbehandlung der Teilnehmer, die Wahrung der Vertraulichkeit, die sachgerechte Behandlung von Klarstellungen und Änderungen sowie die interne Freigabelogik sind aus der Akte ersichtlich.'

Abschließend sind der letzte Bearbeitungsstand, die verantwortliche Bearbeitung, die fachliche und vergabeseitige Prüfung, die Freigabe sowie die vollständige Ablage in der Vergabeakte festzuhalten.
Empfohlen wird zusätzlich ein Aktenabschlussvermerk, der bestätigt, dass alle im Vergabevermerk referenzierten Einzelunterlagen in der vorgesehenen elektronischen oder physischen Vergabeakte abgelegt wurden, dass die Versionsstände eindeutig sind und dass der weitere Zugriff auf das Dokument gemäß der internen Vertraulichkeits- und Aufbewahrungsregeln erfolgt.