Angebotsöffnungsprotokoll (Erstgebote)

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Angebotsöffnungsprotokoll für Erstgebote zur transparenten Dokumentation im Ausschreibungs- und Vergabeprozess — Angebotsöffnungsprotokoll (Erstgebote)

Das Angebotsöffnungsprotokoll (Erstgebote) dient im Verhandlungsverfahren mit Teilnahmewettbewerb für Planungs- und Baubegleitungsleistungen der formalen, nachvollziehbaren und revisionssicheren Dokumentation des Eröffnungsvorgangs. Es hält fest, welche Erstangebote eingegangen sind, wer die Öffnung vorgenommen hat, wann die Öffnung erfolgt ist und ob die Integrität der eingegangenen Unterlagen bestätigt werden konnte. Das Dokument ist rein verfahrensbezogen und neutral zu führen; es enthält keine fachliche, wirtschaftliche oder wertende Angebotsprüfung, sondern schafft die belastbare Grundlage für die nachgelagerte Formalitäten-, Compliance- und Verfahrensprüfung.

Dokumentation der Angebotsöffnung im Verfahren

Verfahrensangaben

Bezeichnung des Vergabeverfahrens	[eintragen]
Interne Vergabenummer / Aktenzeichen	[eintragen]
Leistungsgegenstand	[Planungs- und Baubegleitungsleistungen / ergänzende Beschreibung]
Leistungsumfang / Schwerpunkt	[z. B. Betreiber- und Betriebskonzepte / Nutzeranforderungen / Dokumentations- und Datenmanagement / Lebenszyklus- und Nachhaltigkeitsaspekte / Inbetriebnahme- und Abnahmebegleitung / sonstiges]
Losbezug	[eintragen / entfällt]
Verfahrensart	Verhandlungsverfahren mit Teilnahmewettbewerb
Zuständige interne Stelle	[eintragen]
Sachbearbeitung / Vergabeverantwortung	[eintragen]

Einordnungsangaben

Verfahrensphase	Erste Gebote
Dokumententyp	Internes Kontroll- und Prüfungsdokument
Vertraulichkeitsstufe	Nur für den internen Gebrauch
Dokumentdatum	[TT.MM.JJJJ]
Versionsstand	[Version / Revisionsstand]
Erstellt / geprüft / freigegeben durch	[Name / Funktion / Datum]

Fristbezug

Aufforderung zur Abgabe der Erstgebote vom	[TT.MM.JJJJ]
Maßgebliche Angebotsfrist	[TT.MM.JJJJ, Uhrzeit]
Maßgeblicher Zeitstandard	[Portalzeit / Ortszeit / Zeitzone]
Etwaige Friständerungen / Nachsendungen	[eintragen / keine]
Grundlage für die Fristfeststellung	[Plattformprotokoll / schriftliche Mitteilung / sonstiges]

Ort und System der Öffnung

eVergabe-Plattform / Portal	[eintragen]
Interner Ort der Protokollierung	[eintragen]
Technische Zugriffsumgebung	[z. B. Dienstrechner / gesicherter Zugriff / virtueller Arbeitsplatz]
Zugriffsprotokollierung vorhanden	[Ja / Nein / nähere Angabe]

Zeitpunkt der Öffnung

Beginn der Öffnung	[TT.MM.JJJJ, Uhrzeit]
Abschluss der Öffnung	[TT.MM.JJJJ, Uhrzeit]
Dauer des Öffnungsvorgangs	[eintragen]
Abweichungen vom vorgesehenen Ablauf	[keine / eintragen]

Beteiligte Personen

Name	Funktion	Organisationseinheit	Rolle bei der Öffnung	Zugriffsberechtigung	Unterschrift / Kürzel
[eintragen]	[eintragen]	[eintragen]	[eintragen]	[eintragen]	[eintragen]
[eintragen]	[eintragen]	[eintragen]	[eintragen]	[eintragen]	[eintragen]
[eintragen]	[eintragen]	[eintragen]	[eintragen]	[eintragen]	[eintragen]
[eintragen]	[eintragen]	[eintragen]	[eintragen]	[eintragen]	[eintragen]

Zugriffs- und Berechtigungsbestätigung

Kontrollpunkt	Feststellung	Bemerkung
Öffnung erst nach Ablauf der Angebotsfrist erfolgt	[Ja / Nein / entfällt]	[eintragen]
Öffnung ausschließlich durch berechtigte Personen vorgenommen	[Ja / Nein / entfällt]	[eintragen]
Vier-Augen-Prinzip angewendet	[Ja / Nein / entfällt]	[eintragen]
Unberechtigter Vorabzugriff ausgeschlossen	[Ja / Nein / entfällt]	[eintragen]
Systemprotokoll / Export gesichert	[Ja / Nein / entfällt]	[eintragen]
Trennung zwischen Öffnung und Wertung beachtet	[Ja / Nein / entfällt]	[eintragen]

Fristgerecht eingegangene Angebote

Nr.	Bieter / Bietergemeinschaft	Angebots-ID / Portalreferenz	Eingangsdatum und -uhrzeit	Fristgerecht eingegangen	Eröffnet am / um	Eröffnet durch	Integrität bestätigt	Bemerkung
[1]	[eintragen]	[eintragen]	[TT.MM.JJJJ, Uhrzeit]	[Ja / Nein]	[TT.MM.JJJJ, Uhrzeit]	[Name / Kürzel]	[Ja / Nein]	[eintragen]
[2]	[eintragen]	[eintragen]	[TT.MM.JJJJ, Uhrzeit]	[Ja / Nein]	[TT.MM.JJJJ, Uhrzeit]	[Name / Kürzel]	[Ja / Nein]	[eintragen]
[3]	[eintragen]	[eintragen]	[TT.MM.JJJJ, Uhrzeit]	[Ja / Nein]	[TT.MM.JJJJ, Uhrzeit]	[Name / Kürzel]	[Ja / Nein]	[eintragen]
[4]	[eintragen]	[eintragen]	[TT.MM.JJJJ, Uhrzeit]	[Ja / Nein]	[TT.MM.JJJJ, Uhrzeit]	[Name / Kürzel]	[Ja / Nein]	[eintragen]
[5]	[eintragen]	[eintragen]	[TT.MM.JJJJ, Uhrzeit]	[Ja / Nein]	[TT.MM.JJJJ, Uhrzeit]	[Name / Kürzel]	[Ja / Nein]	[eintragen]
[6]	[eintragen]	[eintragen]	[TT.MM.JJJJ, Uhrzeit]	[Ja / Nein]	[TT.MM.JJJJ, Uhrzeit]	[Name / Kürzel]	[Ja / Nein]	[eintragen]
[7]	[eintragen]	[eintragen]	[TT.MM.JJJJ, Uhrzeit]	[Ja / Nein]	[TT.MM.JJJJ, Uhrzeit]	[Name / Kürzel]	[Ja / Nein]	[eintragen]
[8]	[eintragen]	[eintragen]	[TT.MM.JJJJ, Uhrzeit]	[Ja / Nein]	[TT.MM.JJJJ, Uhrzeit]	[Name / Kürzel]	[Ja / Nein]	[eintragen]

Verspätet eingegangene oder nicht zu öffnende Angebote

Nr.	Bieter / Bietergemeinschaft	Angebots-ID / Portalreferenz	Eingangsdatum und -uhrzeit	Grund der Nichtöffnung / Verspätung	Weiteres Vorgehen	Bemerkung
[1]	[eintragen]	[eintragen]	[TT.MM.JJJJ, Uhrzeit]	[eintragen]	[z. B. gesondert dokumentiert / nicht geöffnet / Rücksprache erforderlich]	[eintragen]
[2]	[eintragen]	[eintragen]	[TT.MM.JJJJ, Uhrzeit]	[eintragen]	[z. B. gesondert dokumentiert / nicht geöffnet / Rücksprache erforderlich]	[eintragen]
[3]	[eintragen]	[eintragen]	[TT.MM.JJJJ, Uhrzeit]	[eintragen]	[z. B. gesondert dokumentiert / nicht geöffnet / Rücksprache erforderlich]	[eintragen]
[4]	[eintragen]	[eintragen]	[TT.MM.JJJJ, Uhrzeit]	[eintragen]	[z. B. gesondert dokumentiert / nicht geöffnet / Rücksprache erforderlich]	[eintragen]

Unversehrtheit der Einreichungen

Systemseitiger Schutz bis zur Öffnung bestätigt	[Ja / Nein / Bemerkung]
Anzeichen unzulässiger Veränderung erkennbar	[Ja / Nein]
Verschlüsselung / Vertraulichkeit bis Fristablauf gewahrt	[Ja / Nein / Bemerkung]
Abweichungen festgestellt	[keine / eintragen]
Zusammenfassende Feststellung	[eintragen]

Lesbarkeit und technische Öffnbarkeit

Unterlagen technisch zugänglich	[Ja / Nein / teilweise]
Unterlagen lesbar	[Ja / Nein / teilweise]
Dateiformate vertragsgemäß / erwartbar	[Ja / Nein / Bemerkung]
Passwortschutz / beschädigte Dateien / technische Hindernisse	[keine / eintragen]
Unmittelbar getroffene Maßnahmen	[eintragen / keine]
Weiterer Prüfbedarf	[Ja / Nein / eintragen]

Auffälligkeiten / Unregelmäßigkeiten

Nr.	Sachverhalt	Betroffenes Angebot	Zeitpunkt	Sofortmaßnahme	Weiterer Prüfbedarf
[1]	[eintragen / keine]	[eintragen]	[TT.MM.JJJJ, Uhrzeit]	[eintragen]	[Ja / Nein / eintragen]
[2]	[eintragen / keine]	[eintragen]	[TT.MM.JJJJ, Uhrzeit]	[eintragen]	[Ja / Nein / eintragen]
[3]	[eintragen / keine]	[eintragen]	[TT.MM.JJJJ, Uhrzeit]	[eintragen]	[Ja / Nein / eintragen]
[4]	[eintragen / keine]	[eintragen]	[TT.MM.JJJJ, Uhrzeit]	[eintragen]	[Ja / Nein / eintragen]

Zusammenfassende Feststellung

Anzahl fristgerecht eingegangener Erstangebote	[Anzahl]
Anzahl fristgerecht eröffneter Erstangebote	[Anzahl]
Anzahl verspätet eingegangener Angebote	[Anzahl]
Anzahl technisch nicht zu öffnender Angebote	[Anzahl]
Anzahl nicht eröffneter Angebote	[Anzahl]
Zusammenfassende Bewertung des Öffnungsvorgangs	[ordnungsgemäß abgeschlossen / Abweichungen siehe Abschnitt 5.3]

Verfahrensvermerk

Prüfpunkt	Status	Bemerkung
Öffnungsvorgang ordnungsgemäß durchgeführt	[Ja / Nein / teilweise]	[eintragen]
Keine inhaltliche, technische, wirtschaftliche oder wertende Angebotsprüfung vorgenommen	[Ja / Nein / teilweise]	[eintragen]
Keine Ausschlussentscheidung im Rahmen dieses Protokolls getroffen	[Ja / Nein / teilweise]	[eintragen]
Verspätete / nicht zu öffnende Angebote gesondert erfasst	[Ja / Nein / teilweise]	[eintragen]
Systemnachweise und Zeitstempel gesichert	[Ja / Nein / teilweise]	[eintragen]
Dokumentation vollständig in der Vergabeakte abgelegt	[Ja / Nein / teilweise]	[eintragen]

Weiterleitung in den Folgeprozess

Weitergeleitet an	[interne Stelle / Funktion]
Datum und Uhrzeit der Weiterleitung	[TT.MM.JJJJ, Uhrzeit]
Gegenstand der Weiterleitung	[Formalitätenprüfung / Compliance-Prüfung / weitere interne Bearbeitung]
Mitübergebene Unterlagen	[z. B. Portalexport / Zeitstempel / Protokoll / Anlageverzeichnis]
Offene Punkte bei Übergabe	[keine / eintragen]

Systemnachweise

Anlage Nr.	Bezeichnung	Dateiname / Referenz	Ablageort / Registerstelle
[A1]	[Portalprotokoll / Zeitstempel / Exportliste / Screenshot / sonstiges]	[eintragen]	[eintragen]
[A2]	[Portalprotokoll / Zeitstempel / Exportliste / Screenshot / sonstiges]	[eintragen]	[eintragen]
[A3]	[Portalprotokoll / Zeitstempel / Exportliste / Screenshot / sonstiges]	[eintragen]	[eintragen]
[A4]	[Portalprotokoll / Zeitstempel / Exportliste / Screenshot / sonstiges]	[eintragen]	[eintragen]
[A5]	[Portalprotokoll / Zeitstempel / Exportliste / Screenshot / sonstiges]	[eintragen]	[eintragen]

Anwesenheits- und Freigabenachweise

Anlage Nr.	Bezeichnung	Nachweisart	Bemerkung
[B1]	[Anwesenheitsvermerk / Berechtigungsnachweis / Freigabevermerk / sonstiges]	[eintragen]	[eintragen]
[B2]	[Anwesenheitsvermerk / Berechtigungsnachweis / Freigabevermerk / sonstiges]	[eintragen]	[eintragen]
[B3]	[Anwesenheitsvermerk / Berechtigungsnachweis / Freigabevermerk / sonstiges]	[eintragen]	[eintragen]

Referenzierung der Vergabeakte

Elektronische Vergabeakte / Registerstelle	[eintragen]
Dateipfad / Aktenordner	[eintragen]
Ablagedatum	[TT.MM.JJJJ]
Ablage verantwortlich	[Name / Funktion]

Unterzeichnende Personen

Name	Funktion	Datum	Unterschrift
[eintragen]	[eintragen]	[TT.MM.JJJJ]	[eintragen]
[eintragen]	[eintragen]	[TT.MM.JJJJ]	[eintragen]
[eintragen]	[eintragen]	[TT.MM.JJJJ]	[eintragen]

Abschlussvermerk

Hiermit wird bestätigt, dass das vorliegende Angebotsöffnungsprotokoll den Öffnungsvorgang der Erstgebote nach bestem Wissen und Gewissen vollständig, richtig und nachvollziehbar dokumentiert. Der Vermerk bezieht sich ausschließlich auf den formalen Eröffnungsvorgang; inhaltliche, fachliche, wirtschaftliche, technische oder wertende Feststellungen zu den Erstangeboten sind nicht Gegenstand dieses Dokuments.

Ablagevermerk

Datum der Ablage	[TT.MM.JJJJ]
Version der abgelegten Fassung	[Version / Dateiname]
Ablage bestätigt durch	[Name / Funktion]