FM-Tätigkeiten für den Betrieb eines Neubaus
Wichtige FM-Tätigkeiten für den Betrieb eines Neubaus
Der zukünftige Betrieb eines Neubaus bringt ein breites Spektrum an Facility-Management-Tätigkeiten mit sich, die klar auf die Verantwortlichen verteilt werden müssen. Oberste Priorität haben dabei alle Maßnahmen, die den sicheren, rechtskonformen und unterbrechungsfreien Start des Standortes gewährleisten. Dazu gehören insbesondere die strategische Vorbereitung und Organisation durch den Head of FM (inkl. rechtzeitiger Vergabe aller nötigen Dienstleistungen und Umsetzung der Betreiberverantwortung), die Inbetriebnahme und Sicherstellung der technischen Infrastruktur durch den Gruppenleiter Technischen FM (alle kritischen Anlagen müssen zuverlässig laufen, Prüfungen absolviert sein), die Bereitstellung aller Basis-Services durch Facility Services (saubere, bewachte und funktionsfähige Arbeitsumgebung vom ersten Tag an), sowie die funktionierende Betriebsgastronomie (Verpflegung der Mitarbeiter ohne Anlaufprobleme unter strikter Einhaltung der Hygiene).
Innerhalb dieser Bereiche sind die Top-Prioritäten Sicherheit & Compliance (Nichts geht über die Sicherheit von Menschen und Anlagen – Brandschutz, Arbeitssicherheit und Hygiene müssen lückenlos erfüllt werden (nicht verschiebbar)), Betriebskontinuität (Produktion und wichtige Geschäftsprozesse dürfen keinen Stillstand erfahren. Deshalb stehen technische Zuverlässigkeit, Reinigung in sensiblen Bereichen und Verpflegung gleichauf an vorderster Stelle), termingerechte Vorbereitung (Alle Vorbereitungen, die bis zur Eröffnung abgeschlossen sein müssen (Personal, Verträge, Umzug, Einrichtung), haben im Vorfeld absoluten Vorrang. Verzögerungen hier könnten den Start gefährden), Mitarbeiterzufriedenheit ab Tag 1 (Ein neuer Standort ist auch Change für die Belegschaft. Ein positives Erlebnis – saubere Büros, funktionierende IT und Infrastruktur, gute Bewirtung – sorgt für Akzeptanz. Daher genießen diese "Wohlfühl"-Faktoren ebenfalls hohe Aufmerksamkeit bei der Planung)..
Nach der erfolgreichen Eröffnung wird das Facility Management in den Regelbetrieb übergehen. Dann verschieben sich manche Prioritäten leicht hin zu Optimierung und kontinuierlicher Verbesserung (z.B. Energieeffizienzmaßnahmen, Feintuning von Services anhand von Feedback). Die Grundlage aber bleibt ein professionell organisiertes Facility Management, in dem jeder der genannten Rolleninhaber seine Cluster von Aufgaben kennt und proaktiv erfüllt.
FM-Aufgaben im Neubau-Betrieb
- Hintergrund und Ausgangslage
- Head of Facility Management
- Gruppenleiter Technisches
- Gruppenleiter Facility Services
- Gruppenleiter Betriebsgastronomie
Hintergrund und Ausgangslage
Hintergrund und Ausgangslage im Bauprozess
Analyse der Projektgrundlagen, Zieldefinition und Rahmenbedingungen als Basis für ein effizientes Facility Management und Gebäudebetrieb.
Für das Facility Management (FM) bedeutet der vielfältige Gebäudebetrieb am neuen Standort ein breites Aufgabenspektrum. Bereits in der Übergangsphase von Bau zu Betrieb müssen wesentliche Weichen gestellt werden: Ein Generalunternehmer (GU) errichtet das Gebäude, während Nutzerausbauten und technische Anlagen separat geplant und integriert werden. Das FM-Team muss die Inbetriebnahme sorgfältig begleiten, um einen reibungslosen Start sicherzustellen. Zudem ist die Betreiberverantwortung – also die rechtliche Verantwortung für Sicherheit und ordnungsgemäßen Betrieb – zentral zu berücksichtigen.
Um die vielen Aufgaben übersichtlich zu strukturieren, werden im Folgenden die relevanten Tätigkeiten nach den Linienfunktionen im FM geordnet:
Head of Facility Management (Leiter Facility Management)
Gruppenleiter Technisches Facility Management
Gruppenleiter Facility Services
Gruppenleiter Betriebsgastronomie
Rollenprofil:
Gesamtverantwortung im Facility Management
Der Leiter FM entwickelt Strukturen, sichert Betreiberpflichten und koordiniert bereichsübergreifend Produktion, Logistik, Verwaltung und Dienstleister.
Der Leiter Facility Management trägt die Gesamtverantwortung für den Gebäudebetrieb am neuen Standort. Er entwickelt Strategien und Strukturen, sorgt für die Einhaltung aller rechtlichen Pflichten (Betreiberverantwortung) und stellt die Leistung der internen FM-Teams und externen Dienstleister sicher. Zudem koordiniert er bereichsübergreifend die Anforderungen von Produktion, Logistik, Verwaltung und Gastronomie.
Cluster 1: Strategische Planung und Organisation
Dieser Aufgabencluster umfasst die langfristige Planung der FM-Aktivitäten sowie den Aufbau effizienter Strukturen und Prozesse für den neuen Standort. Hier legt der Head of FM den Grundstein dafür, dass der Gebäudebetrieb die Unternehmensziele unterstützt und reibungslos verläuft. Schwerpunkte sind Budgetierung, Organisationsaufbau und die Vorbereitung der Inbetriebnahme.
Strategische Planung und Organisation
| Tätigkeit | Priorität | Erläuterung |
|---|---|---|
| FM-Strategie für den neuen Standort entwickeln | Hoch | Gesamtkonzept für Betrieb, Instandhaltung und Services festlegen (inkl. Insource/Outsource-Entscheidungen). |
| Budgetplanung und Kostenkontrolle etablieren | Hoch | Jahresbudget für FM (Personal, Dienstleistungen, Betriebskosten) planen und laufendes Controlling sicherstellen. |
| Organisationsstruktur und Team aufbauen | Hoch | Aufgabenverteilung definieren, Gruppenleiter (Technik, Services, Gastronomie) einsetzen und schulen. |
| Übergabe von GU-Bau & Nutzerausbau koordinieren | Hoch | Abnahmen vom GU und der Nutzer-Ausbaugewerke begleiten; Vollständigkeit von Dokumentation (Pläne, Handbücher, Wartungsunterlagen) sicherstellen. |
| Inbetriebnahme-Planung und Umzugsmanagement | Hoch | Detaillierten Plan für Hochlauf des Betriebs und den Umzug der Bereiche aus alten Standorten erstellen; Minimierung von Unterbrechungen für Produktion und Mitarbeiter. |
| Nachhaltigkeits- und Energieziele integrieren | Mittel | Sicherstellen, dass Gebäudebetrieb nachhaltigkeitsgerecht erfolgt (Energieeffizienz, Mülltrennung, Ressourcenschonung gemäß Unternehmensvorgaben). |
Hinweis:
Strategische Planung ist kritisch (hoch), da frühzeitig entschieden werden muss, wie der Betrieb organisiert und finanziert wird. Besonders die Übergabephase und Inbetriebnahme bedürfen akribischer Planung, um einen reibungslosen Start zu gewährleisten. Nachhaltigkeit ist wichtig, hat jedoch im unmittelbaren Hochlauf eine etwas geringere Priorität (mittel) gegenüber betriebsnotwendigen Aktivitäten.
Cluster 2: Betreiberverantwortung und Compliance
In diesem Cluster stehen alle Aufgaben rund um die rechtlichen Betreiberpflichten und die Sicherheit im Gebäudebetrieb im Fokus. Der Head of FM muss gewährleisten, dass der Betreiber seine gesetzlichen Pflichten erfüllt, indem er klare Verantwortlichkeiten definiert und überwacht, dass Prüfungen, Wartungen und Sicherheitsmaßnahmen durchgeführt werden.
Betreiberverantwortung und Compliance
| Tätigkeit | Priorität | Erläuterung |
|---|---|---|
| Betreiberpflichten identifizieren und delegieren | Hoch | Alle relevanten gesetzlichen Pflichten (z.B. Wartungen, Prüffristen nach BetrSichV, TPrV, DGUV etc.) ermitteln und zuständige Mitarbeiter/Dienstleister benennen. |
| Regelwerk und Dokumentation für Compliance aufsetzen | Hoch | FM-internes Regelwerk (Betriebs- und Wartungspläne, Prüfbuch) einführen; lückenlose Dokumentation aller Prüfungen und Wartungen sicherstellen. |
| Sicherheitskonzept und Notfallpläne erstellen | Hoch | Gebäudeübergreifendes Sicherheits- und Notfallmanagement (Evakuierungsplan, Brandschutzordnung, Erste-Hilfe-Konzept) erarbeiten und mit HSE-Abteilung abstimmen. |
| Schulungen zur Betreiberverantwortung durchführen | Mittel | FM-Team und Dienstleister regelmäßig zu Pflichten (z.B. Arbeitssicherheit, Hygiene, technische Prüfungen) schulen, um Bewusstsein und Kenntnisse sicherzustellen. |
| Kontrollmechanismen und Audits etablieren | Mittel | Interne Audits oder Kontrollen planen, um Einhaltung der Betreiberpflichten zu überwachen; bei Abweichungen Gegenmaßnahmen einleiten. |
| Versicherungs- und Haftungsfragen klären | Mittel | Versicherungsschutz (Haftpflicht, Sachversicherungen) überprüfen und sicherstellen, dass Auflagen (z.B. Wartungsintervalle) für Versicherungsschutz erfüllt sind. |
Hinweis:
Die Betreiberverantwortung hat oberste Priorität, da Verstöße rechtliche Konsequenzen und Gefahren für Personen mit sich bringen können. Hohe Priorität genießen daher das Aufsetzen von Compliance-Strukturen und Sicherheitskonzepten gleich zu Beginn. Schulungen und Audits sind ebenfalls wichtig, können jedoch als mittel priorisiert etwas nachgelagert erfolgen, sobald die Grundstrukturen etabliert sind. Insgesamt muss der Head of FM hier von Anfang an den Fokus auf Sicherheit und Gesetzeskonformität legen.
Cluster 3: Vertragsmanagement und Dienstleistungssteuerung
Der neue Standort erfordert zahlreiche Facility Services (z.B. Reinigung, Betrieb und Instandhaltung technischer Anlagen, Sicherheitsdienst, Catering), die größtenteils fremdvergeben oder in größeren Paketen (“gebündelte Vergaben”) ausgeschrieben werden sollen. In diesem Cluster steuert der Head of FM die Vergabe, Überwachung und Qualitätssicherung dieser Dienstleistungen.
Vertragsmanagement und Dienstleistungssteuerung
| Tätigkeit | Priorität | Erläuterung |
|---|---|---|
| Dienstleistungspakete schnüren (gebündelte Vergaben) | Hoch | Ausschreibungsstrategie festlegen: zusammenhängende Leistungen bündeln (z.B. integrierter technischer FM-Vertrag, kombinierter Reinigungs- und Sicherheitsservice), um Synergien und Kostenvorteile zu erzielen. |
| Ausschreibungen durchführen | Hoch | Externe Dienstleister rechtzeitig (spätestens 2026) ausschreiben und vergeben, damit Verträge starten; Leistungsbeschreibungen und KPIs definieren. |
| Vertragscontrolling und SLA-Management | Hoch | Service-Level-Agreements überwachen; regelmäßige Leistungsmeetings mit Dienstleistern durchführen; bei Abweichungen Gegensteuern oder Vertragsstrafen anwenden. |
| Dienstleister-Einarbeitung am Standort koordinieren | Hoch | Externe Teams (z.B. Reinigungsfirma, Sicherheitsdienst, Technik-Wartung) vor Ort einweisen, Zugangsberechtigungen und Ansprechpartner klären; Startphase eng begleiten. |
| Qualitätsmanagement der Services etablieren | Mittel | Rückmeldesystem für Nutzer (Mitarbeiterzufriedenheit mit Reinigung, Kantine etc.) einführen; regelmäßige Qualitätsbegehungen und Benchmarks durchführen. |
| Kostenoptimierung durch Vertragsmanagement | Mittel | Verträge laufend überprüfen auf Effizienz; Bündelung weiterer Leistungen oder Nachverhandlungen bei Bedarf zur Kostenreduktion durchführen. |
Erläuterung Priorität:
Die rechtzeitige Vergabe gebündelter FM-Services ist geschäftskritisch (hoch), da der reibungslose Betrieb ohne Unterbrechung der Produktion und Büroarbeit sichergestellt sein muss. Daher haben Ausschreibungen und Dienstleister-Onboarding höchste Dringlichkeit im Vorfeld der Inbetriebnahme. Das laufende SLA-Management ist dann kontinuierlich wichtig, um die Servicequalität zu halten (ebenfalls hoch, sobald Betrieb läuft). Qualitätsverbesserungen und Kostenoptimierung sind zwar wichtig, aber mittel priorisiert, da zunächst die Grundversorgung stehen muss, bevor Feinoptimierungen vorgenommen werden.
Cluster 4: Teamführung und bereichsübergreifende Abstimmung
Als Leiter verantwortet diese Rolle nicht nur Prozesse, sondern auch das Personal im FM-Bereich und die Abstimmung mit anderen Abteilungen. In diesem Cluster liegen Aufgaben rund um Mitarbeiterführung, Kommunikation und die Koordination mit den Nutzern des Gebäudes (Produktion, Logistik, Entwicklung, Verwaltung).
Teamführung und bereichsübergreifende Abstimmung
| Tätigkeit | Priorität | Erläuterung |
|---|---|---|
| FM-Team führen und entwickeln | Hoch | Regelmäßige Teammeetings mit Gruppenleitern; Ziele setzen, Leistung beurteilen; Schulungsbedarfe erkennen und Teamentwicklung fördern, um ein kompetentes und motiviertes FM-Team sicherzustellen. |
| Abstimmung mit Produktions- und Bereichsleitern | Hoch | Enger Dialog mit Leitungspersonen der Fertigung, Lager, Labore und Büros, um deren Anforderungen an FM zu verstehen; regelmäßige Abstimmungsrunden einrichten, damit der FM-Betrieb die Kernprozesse bestmöglich unterstützt. |
| Reporting an Unternehmensleitung | Mittel | Regelmäßige Berichtserstattung über FM-Kennzahlen (Kosten, Performance, Vorfälle) an die Unternehmensleitung; Gewährleisten, dass FM-Themen im Management Gehör finden. |
| Change-Management und Mitarbeiterkommunikation | Mittel | Bei Änderungen im Gebäude oder Services (z.B. neue Richtlinien, Umzüge, Umbauten) alle Betroffenen frühzeitig informieren; Feedback der Mitarbeiter einholen und in FM-Verbesserungen einfließen lassen. |
| Arbeits- und Gesundheitsschutz koordinieren | Mittel | Mit HSE- oder Arbeitssicherheitsbeauftragten zusammenarbeiten, um arbeitsplatzbezogene Sicherheit und Gesundheit (inkl. ergonomische Maßnahmen, Unfallverhütung) im Gebäude zu fördern. |
Erläuterung Priorität:
Hohe Priorität hat die Führungs- und Kommunikationsarbeit des Head of FM, da ein neues großes Team koordiniert und auf gemeinsame Ziele eingeschworen werden muss. Gerade die Abstimmung mit Produktions- und Bereichsleitern ist entscheidend, damit die FM-Services von Anfang an bedarfsgerecht ausgerichtet sind – ein unmittelbar wichtiger Erfolgsfaktor. Reporting und Change-Management sind mittel wichtig: sie sollten etabliert werden, können aber im Tagesgeschäft etwas hinter der unmittelbaren Betriebsorganisation zurückstehen, solange die Grundkommunikation funktioniert.