Organisationspflichten im Kontext eines Neubaus (Auszug)

Betreiberpflichten rechtssicher organisieren

Identifikation aller einschlägigen gesetzlichen Pflichten und Normen (BetrSichV, ArbStättV, VDI-Richtlinien, etc.) sowie Implementierung eines Compliance-Systems zur Überwachung ihrer Einhaltung; klare Benennung und schriftliche Delegation von Verantwortlichkeiten im FM-Team, um die Geschäftsführung zu entlasten

Hoch

Gefährdungsbeurteilungen koordinieren

Veranlassung und Kontrolle der Gefährdungsbeurteilungen für Arbeitsstätten und technische Anlagen gemäß ArbStättV und BetrSichV; Nachhalten der Umsetzung aller daraus abgeleiteten Schutzmaßnahmen (z. B. bauliche Anpassungen, organisatorische Regeln)

Hoch

Arbeitsschutz und Notfallmanagement steuern

Enge Zusammenarbeit mit der Fachkraft für Arbeitssicherheit und dem Brandschutzbeauftragten, um ein umfassendes Sicherheits- und Notfallkonzept zu etablieren (Evakuierungspläne, Erste-Hilfe-Organisation, regelmäßige Räumungsübungen); laufende Überprüfung der Wirksamkeit und Aktualität dieser Konzepte im Betrieb

Hoch

Ausrichtung an FM-Standards sicherstellen

Orientierung der FM-Organisation an anerkannten Standards und Best Practices (z. B. GEFMA-Richtlinien, ISO 45001 / ISO 421011 / ff.) zur Professionalisierung der Abläufe; kontinuierliche Verbesserung durch Benchmarking und Austausch in FM-Netzwerken

Mittel

Rechtliche Neuerungen verfolgen

Fortlaufende Beobachtung von Änderungen in Gesetzen, Verordnungen und technischen Regeln im FM-Bereich; proaktive Anpassung der internen Prozesse und Verträge, um stets konform mit aktuellen Vorgaben zu sein

Mittel

FM-Strategie und Betriebsmodell entwickeln

Definition der langfristigen FM-Strategie für den Standort (inkl. Leistungsumfang, Eigenleistung vs. Outsourcing) unter Berücksichtigung der Unternehmensziele; Festlegung des Betriebsmodells mit den Leistungsbereichen (Vergabepaketen) und deren Schnittstellen

Hoch

Organisationsstruktur aufbauen

Aufbau der FM-Organisation mit klaren Rollen und Verantwortlichkeiten (Leiter FM, Gruppenleiter TFM, Facility Services, Gastronomie etc.); Sicherstellung personeller und fachlicher Ressourcen für alle Aufgabenbereiche des Gebäudebetriebs

Hoch

Budgetplanung und Kostenmanagement

Erstellung des FM-Budgets (Betriebskosten, Instandhaltung, Dienstleisterverträge) und laufendes Controlling; Überwachung der Kosten je Vergabepaket, frühzeitige Identifikation von Abweichungen und Einleitung von Gegenmaßnahmen zur Einhaltung des Budgets

Hoch

Nachhaltigkeits- und Energiestrategie integrieren

Berücksichtigung von Nachhaltigkeitszielen (z. B. Energieeffizienz, CO₂-Reduktion, Abfallvermeidung) im FM-Konzept; Planung von Maßnahmen zur Umsetzung dieser Ziele im Betrieb und Prüfung einer möglichen Gebäudezertifizierung (DGNB, LEED o. Ä.)

Mittel

Teamaufbau und Qualifizierung fördern

Rekrutierung und Entwicklung des FM-Teams einschließlich Weiterbildungsplanung; regelmäßige Schulungen (technische Regelwerke, Betreiberverantwortung, Dienstleistersteuerung) für Mitarbeiter, um die Kompetenz im Team langfristig sicherzustellen

Mittel

Übergabe vom GU koordinieren

Geplante Übernahme des Gebäudes vom Generalunternehmer: Teilnahme an Bauabnahmen, Prüfen der übergebenen Unterlagen (Revisionspläne, Prüfbücher, Bedienungsanleitungen), Sicherstellen der vollständigen Mängelerfassung und Vereinbarung von Fristen zur Mängelbeseitigung vor Übergang in den Betrieb

Hoch

Nutzerausbauten in Betrieb integrieren

Abstimmung mit den Projektleitern der nutzerspezifischen Ausbauten, damit alle zusätzlichen Einbauten und technischen Schnittstellen kompatibel zur Basis-Gebäudetechnik sind; Koordination von Zugangsregelungen und Terminplänen, um Ausbauarbeiten ohne Beeinträchtigung des laufenden Gebäudebetriebs (z. B. bei teilweiser Nutzung) zu ermöglichen

Hoch

Betriebsstart planen und umsetzen

Entwicklung eines detaillierten Betriebsstart-Konzepts: Zeitplan für den Einzug der Mitarbeiter, Hochfahren und Test aller Gebäudesysteme, Endreinigung vor Bezug, Sicherheitsüberprüfung (Brandschutz, Zugangsmanagement) und Probebetrieb wichtiger Anlagen; Führen eines bereichsübergreifenden Teams zur Umsetzung aller Maßnahmen bis zum Eröffnungstag

Hoch

Schnittstellen-Kommunikation etablieren

Einrichtung regelmäßiger Abstimmungsrunden (Jour Fixe) zwischen Bauprojektleitung, Ausbau-Verantwortlichen und FM-Betriebsteam; klarer Informationsfluss bei Planänderungen, Bauverzögerungen oder besonderen Nutzeranforderungen, um frühzeitig Lösungen zu finden und Verantwortlichkeiten zu klären

Hoch

Gewährleistungsansprüche sicherstellen

Festlegung, wie mit auftretenden Mängeln nach Inbetriebnahme umgegangen wird: Klärung der Zuständigkeiten zwischen GU, Ausbaugewerken und Betrieb; Einrichtung eines Prozesses, der sicherstellt, dass Mängel während der Gewährleistungsfristen systematisch erfasst, an die verantwortlichen Firmen gemeldet und bis zur Behebung nachverfolgt werden

Hoch

Vergabestrategie festlegen

Entscheidung, welche Leistungen extern vergeben werden (z. B. Total Technical Services, Reinigung, Sicherheit, Catering) und welche intern erbracht werden; Erstellung eines Vergabeplans für alle FM-Leistungspakete inkl. Zeitplan für Ausschreibungen in Abstimmung mit Einkauf und Recht

Hoch

Leistungsbeschreibungen und Verträge erarbeiten

Ausarbeitung klarer Leistungsverzeichnisse für jedes Vergabepaket unter Berücksichtigung von Qualitätsstandards und gesetzlichen Pflichten; Abschluss belastbarer Dienstleistungsverträge mit eindeutig definierten Leistungsinhalten, Service Levels (SLA) und Regelungen zur Übernahme von Betreiberpflichten durch Dienstleister (wo zulässig)

Hoch

Dienstleister-Onboarding und KPIs definieren

Sorgfältige Einweisung neuer Dienstleister in Gebäude, Sicherheits- und Meldeprozesse sowie Zuständigkeiten; Festlegung messbarer Leistungskennzahlen (KPI) pro Dienstleister zur objektiven Überwachung (z. B. Reinigungsqualität, Verfügbarkeitszeiten, Reaktionszeiten bei Störmeldungen)

Mittel

Vertragscontrolling durchführen

Laufende Überwachung der Dienstleisterleistungen hinsichtlich Qualität, Termintreue und Compliance mit den Verträgen; Durchführung regelmäßiger Leistungs- und Review-Gespräche mit den Anbietern, Einleiten von Eskalationen oder Vertragsstrafen bei erheblichen Abweichungen sowie Entscheidung über Verlängerung oder Neuvergabe von Verträgen basierend auf Performance

Hoch

Marktbeobachtung und Benchmarking

Beobachtung von Markttrends und Preisentwicklungen im FM-Dienstleistungssektor; Vergleich der eigenen FM-Kennzahlen und Kosten mit branchenüblichen Benchmarks (z. B. Benchmarking) zur Identifikation von Optimierungspotenzialen in der Dienstleistersteuerung

Niedrig

Übergabedokumentation erhalten und prüfen

Übernahme aller relevanten Unterlagen vom GU und den Ausbaugewerken: Revisionspläne, technische Handbücher, Wartungsvorschriften, Prüfprotokolle, Zertifikate; Prüfung auf Vollständigkeit und Verständlichkeit der Dokumentation, Mängelanzeige falls Unterlagen fehlen oder unplausibel sind

Hoch

CAFM-System einführen

Auswahl und Implementierung einer CAFM-Software (Computer Aided Facility Management) zur digitalen Verwaltung von technischen Anlagen, Wartungsplänen, Prüfterminen, Flächen und Verträgen; Migration aller Bestandsdaten ins System und Schulung des FM-Teams für die Nutzung im Tagesbetrieb

Mittel

Daten- und Dokumentationsmanagement etablieren

Einrichtung klarer Prozesse für die laufende Dokumentation im Betrieb: zentrale Ablage aller Wartungsnachweise, Prüfberichte und Leistungsdokumentationen der Dienstleister; Sicherstellung, dass diese Dokumente revisionssicher (digital) archiviert und bei Bedarf schnell auffindbar sind (Audit-Sicherheit)

Hoch

Anlagenhistorie und Wissensbasis aufbauen

Pflege einer Anlagenhistorie im CAFM: Hinterlegung aller relevanten technischen Daten, Wartungshistorien und Störungsmeldungen je Anlage; Aufbau einer Wissensdatenbank, um häufige Problemursachen und Lösungsschritte zu dokumentieren und dem Team zugänglich zu machen (Lessons Learned)

Mittel

Dokumentationspflichten überwachen

Überwachung der Einhaltung aller gesetzlich geforderten Dokumentationen: z. B. Prüfbücher und -aufzeichnungen gemäß BetrSichV, Hygieneinspektionsberichte nach VDI 6022; regelmäßige interne Audits der Dokumentationsqualität, um Lücken frühzeitig zu schließen

Hoch

Kennzahlensystem etablieren

Definition zentraler KPIs (Key Performance Indicators) für das Facility Management: z. B. technische Kennzahlen (Anlagenverfügbarkeit, Störungsanzahl), wirtschaftliche Kennzahlen (Betriebskosten pro m², Wartungskostenquote), Nutzungskennzahlen (Flächenbelegungsrate, Nutzerzufriedenheit); Einrichtung eines Dashboards zur laufenden Verfolgung dieser KPIs

Mittel

Regelmäßiges FM-Reporting

Erstellung eines regelmäßigen Berichtswesens (monatlich/vierteljährlich) für die Geschäftsführung und interne Stakeholder; Reporting-Inhalte: Status der Betreiberpflichten (alle Prüftermine eingehalten?), Performance der Dienstleister (KPIs vs. SLA), Budgeteinhaltung, besondere Vorkommnisse oder Risiken; Aufbereitung der Informationen in übersichtlicher, entscheidungsorientierter Form

Hoch

Qualitätsaudits und Management-Reviews

Durchführung von regelmäßigen internen Qualitätsaudits oder Management-Reviews zu FM-Prozessen und Dienstleistungen (ggf. unter Zuhilfenahme von GEFMA-Qualitätsleitfäden); Prüfung, inwieweit vereinbarte Prozesse eingehalten werden und gesetzliche Vorgaben erfüllt sind, Ableitung von Verbesserungsmaßnahmen und Nachverfolgung deren Umsetzung

Mittel

Nutzerzufriedenheit analysieren

Etablierung von Mechanismen zur Messung der Zufriedenheit der Gebäudenutzer mit den FM-Leistungen (z. B. jährliche Nutzerbefragungen, Feedback-Tools im Intranet); Auswertung der Ergebnisse und Präsentation im Managementreporting, Initiierung konkreter Verbesserungsprojekte bei identifizierten Schwachstellen (z. B. Klimatisierung, Reinigungshäufigkeit)

Mittel

Energie- und Umweltmonitoring

Laufendes Monitoring der Energieverbräuche (Strom, Wärme) sowie weiterer Umweltkennzahlen (Wasserverbrauch, Abfallaufkommen) des Gebäudes; regelmäßige Berichte über Trends und Einsparerfolge an das Management im Rahmen der ESG-Berichterstattung des Unternehmens

Mittel

Gesetzliche Prüfungen planen

Terminierung und Beauftragung aller vorgeschriebenen Prüftermine für überwachungspflichtige Anlagen: z. B. Haupt- und Zwischenprüfungen für Aufzugsanlagen (durch ZÜS/TÜV gemäß BetrSichV), Druckbehälterprüfungen, elektrische Anlagenprüfungen nach DGUV Vorschrift 3; Kalenderführung, damit Fristen keinesfalls überschritten werden

Hoch

Anlagensicherheit gewährleisten

Überwachung der sicheren Betriebsweise aller technischen Anlagen: Kontrolle, dass Sicherheitseinrichtungen (Druckbegrenzer, Not-Aus, FI-Schutzschalter etc.) vorhanden und funktionsfähig sind; Erstellung von Betriebsanweisungen für risikobehaftete Anlagen und Implementierung von Notfallplänen (z. B. Vorgehen bei Stromausfall, Leckagen)

Hoch

Technische Regeln (VDI/DIN) umsetzen

Umsetzung einschlägiger technischer Regeln in die Praxis: z. B. regelmäßige Hygiene-Inspektionen und Filterwechsel bei RLT-Anlagen gemäß VDI 6022, Anwendung der VDI 3810 für das Betreiben und Instandhalten von TGA, Einhaltung der VDI 2047 bei etwaigen Verdunstungskühlanlagen (Legionellenprävention); Dokumentation aller Maßnahmen

Hoch

Arbeitssicherheit im Technikbetrieb

Durchführung von Sicherheitsunterweisungen für das eigene Technikteam und für externe Wartungsmonteure (z. B. zu Lockout-Tagout-Prozeduren, persönlicher Schutzausrüstung); Kontrolle, dass Wartungsarbeiten nur durch befähigte Personen erfolgen und unter sicheren Bedingungen (Absperrungen, Spannungsfreischaltung etc.) durchgeführt werden

Hoch

Notfallbereitschaft Technik organisieren

Einrichtung eines technischen Rufbereitschaftsdienstes für Störungsfälle außerhalb der Geschäftszeiten; Sicherstellen, dass bei technischen Notfällen (Heizungsausfall, Wasserrohrbruch, IT-Klimaanlage Ausfall etc.) zeitnah Fachpersonal vor Ort ist, um Schäden einzugrenzen und den Betrieb möglichst schnell wiederherzustellen

Mittel

Wartungsplanung und -umsetzung

Erstellung eines präventiven Wartungsplans für alle technischen Anlagen (Heizung, Lüftung, Klima, Sanitär, Elektro, Fördertechnik usw.) basierend auf Herstellervorgaben, gesetzlichen Intervallen und kritischer Bedeutung; termingerechte Beauftragung/ Durchführung der Wartungsarbeiten und Eintrag der erledigten Wartungen ins CAFM/Wartungsprotokoll

Hoch

Instandhaltungsstrategie festlegen

Definition der Instandhaltungsstrategie (präventiv, korrektiv, zustandsorientiert) zur Sicherstellung der Anlagenverfügbarkeit und Kostenoptimierung; Identifikation kritischer Anlagen, für die verstärkte vorbeugende Maßnahmen sinnvoll sind (z. B. Kühlung für Serverräume, Sprinkleranlage)

Mittel

Störungsmanagement etablieren

Einrichtung eines Prozesses zur Meldung und Bearbeitung von technischen Störungen: z. B. Ticket-System oder Hotline für Mitarbeiter bei Problemen (Klimaanlage, Aufzug steckt fest etc.); Klassifizierung der Störungen nach Dringlichkeit, rasche Einleitung von Gegenmaßnahmen und Kommunikation an Betroffene; Ursachenanalyse nach Entstörung zur Vermeidung zukünftiger Ausfälle

Hoch

Ersatzteil- und Lagerverwaltung

Aufbau einer kleinen Ersatzteillogistik für gängige Verschleißteile (Filter, Leuchtmittel, Dichtungen, Sicherungen etc.) und kritische Komponenten, die im Ausfall sofort benötigt werden könnten; Einrichtung von Rahmenverträgen mit Lieferanten für schnelle Lieferung besonderer Ersatzteile, um Ausfallzeiten zu minimieren

Mittel

Energieoptimierung der Anlagen

Laufende Überwachung der Betriebsparameter von HLK-Anlagen und anderen großen Verbrauchern (ggf. über die Gebäudeleittechnik) und Identifikation von Optimierungsmöglichkeiten zur Energieeinsparung; z. B. Einstellen von bedarfsgerechten Lüftungszeiten, Nachtabsenkungen der Heizung, Optimierung der Kälteerzeugung – in Abstimmung mit Energiemanagement-Vorgaben

Mittel

Wartungs- und Prüf-Firmen steuern

Auswahl geeigneter externer Fachfirmen für Wartung, Inspektion und Prüfung (z. B. für Aufzüge, Klima, Sprinkler, Gebäudeleittechnik); Koordination der Einsatztermine und Kontrolle der ordnungsgemäßen Leistungserbringung vor Ort; Sicherstellen, dass Dienstleister Zugriff auf benötigte Bereiche haben und die Hausregeln (Sicherheit, Hygiene) einhalten

Hoch

Leistungskontrolle und Abnahme

Fachliche Prüfung der Wartungs- und Inspektionsberichte externer Dienstleister auf Vollständigkeit und Plausibilität; Stichprobenhafte Überprüfung der ausgeführten Arbeiten (z. B. hat der Aufzugstechniker alle Notrufsysteme getestet?); formale Abnahme der Leistungen und Freigabe von Rechnungen nur bei mangelfreier Durchführung

Hoch

Schnittstelle zum GU bei Gewährleistung

Bei auftretenden Störungen oder Mängeln an neuen Anlagen: Prüfung, ob ein Gewährleistungsfall vorliegt; unmittelbare Meldung an den GU bzw. die zuständige Ausbaufirma und Abstimmung der Mängelbeseitigung im Rahmen der Gewährleistung, um eigene Kosten zu vermeiden; ggf. Koordination zwischen externen Wartungsfirmen und GU, wenn die Ursache unklar ist

Hoch

Koordination mit Behörden/Sachverständigen

Planung und Begleitung von behördlichen Abnahmen und wiederkehrenden Prüfungen durch Sachverständige (z. B. Feuerlöschanlage, Emissionsschutz, Aufzugsprüfer); Sicherstellen, dass alle für Prüfungen notwendigen Unterlagen bereitliegen und Anlagen betriebsbereit vorgeführt werden können; Umsetzung eventueller Auflagen aus Prüfgutachten

Hoch

Technisches Berichtswesen intern

Regelmäßiges Informieren des Leiters FM über den Zustand der technischen Infrastruktur: Meldung besonderer Risiken oder Instandhaltungsbedarfe, Vorbereitung von Entscheidungsgrundlagen für zukünftige Investitionen (z. B. Anlagenersatz bei End-of-Life); Aufzeigen von Verbesserungsmöglichkeiten im technischen Betrieb (z. B. neue Wartungsverfahren, Modernisierung)

Mittel

Technische Abnahmen begleiten

Aktive Teilnahme an allen technischen Abnahmen während der Fertigstellung: Prüfen, ob gebäudetechnische Anlagen gemäß Planung und Vorschrift funktionieren (Testläufe der HKLS-Systeme, Prüfung der Brandmelde- und Sprinkleranlage, Messung von Luftmengen, Thermographie bei Elektroverteilungen etc.); Dokumentation eventuell offener Punkte im Abnahmeprotokoll

Hoch

Mängelverfolgung in der Gewährleistungszeit

Einrichtung und Pflege eines Mängelregisters für den technischen Bereich: systematisches Erfassen aller Mängel oder Ausfälle, die im Betrieb auftreten; sofortige Meldung an den verantwortlichen Gewerkepartner (GU oder Fachfirma) innerhalb der Gewährleistungsfrist; regelmäßiges Nachhalten und Eskalieren, falls Mängel nicht fristgerecht behoben werden

Hoch

Dokumentation der Inbetriebnahmen

Sicherstellen, dass für alle Anlagen vollständige Inbetriebnahmeprotokolle vorliegen (inkl. Einstellungen, Testergebnisse, Abnahmevermerken der Sachverständigen); Ablage dieser Dokumente im zentralen System, da sie als Referenz für den Betrieb und für spätere Gewährleistungsansprüche dienen

Hoch

Know-how-Transfer Bau zu Betrieb

Organisieren von Einweisungen und Schulungen durch den GU, die Fachplaner oder Gerätehersteller für das technische FM-Personal (z. B. für die Gebäudeleittechnik, für komplexe Anlagen wie Blockheizkraftwerk, besondere Regelungen); sicherstellen, dass das Betriebsteam die Funktionsweisen und Wartungsbedarfe aller Anlagen versteht vor Übernahme der Verantwortung

Hoch

Optimierungsphase nach Erstbezug

Enge Beobachtung der Anlagenperformance in den ersten Betriebsmonaten nach Einzug: Prüfen, ob die geplanten Kapazitäten (Kühlleistung, Lüftung) den realen Bedarf decken; Feinjustierung von Steuerungen (z. B. Klimaregelkurven) auf Basis der Erfahrungen; Rückmeldung von auffälligen Diskrepanzen an Planer/GU zur Nachbesserung (z. B. bei Raumklima-Problemen)

Mittel

Anlagendokumentation fortführen

Kontinuierliche Pflege der technischen Anlagendokumentation: Eintragung von Änderungen, Nachrüstungen oder Austausch von Komponenten in Bestandspläne und Stücklisten; Aktualisierung der Anlagenstammdaten im CAFM-System nach jeder relevanten Änderung, um die Datenqualität hoch zu halten

Hoch

Prüfnachweise archivieren

Sammlung und Archivierung aller Wartungs-, Inspektions- und Prüfnachweise in strukturierter Form (digital im CAFM oder Dokumentenmanagement); regelmäßige Kontrolle, dass für jede prüfpflichtige Anlage aktuelle Zertifikate/Prüfberichte vorliegen (z. B. Aufzugsprüfbuch) – diese müssen bei Audits oder Behördentermine jederzeit vorzeigbar sein

Hoch

Betriebs- und Wartungsanweisungen erstellen

Erarbeitung von leicht verständlichen Betriebsanleitungen für interne Haus- bzw. Servicetechniker (z. B. Schritte zum Wiederanlauf einer Anlage nach Störung, Checklisten für tägliche Kontrollen) sowie Wartungschecklisten für wiederkehrende Arbeiten; Aushang/ Hinterlegung dieser Anweisungen an den Anlagen, wo sinnvoll, zur schnellen Orientierung im Störungsfall

Mittel

Gebäudeleittechnik (GLT) betreuen

Administration der GLT: Pflege von Parameter-Einstellungen (z. B. neue Schaltzeiten bei geänderten Nutzungszeiten), Festlegen sinnvoller Alarmgrenzen bei Messwerten, Einbindung neuer Anlagen oder Sensoren ins System; tägliches Monitoring der GLT-Meldungen, Auswertung von Trenddaten (z. B. Temperaturverläufe) zur frühzeitigen Identifikation von Abweichungen

Mittel

Datenanalyse & Predictive Maintenance prüfen

Nutzung der vorhandenen Betriebs- und Störungsdaten aus CAFM/GLT, um Muster zu erkennen (z. B. wiederkehrende Ausfälle einer Komponente) und gemeinsam mit Herstellern oder Dienstleistern vorausschauende Instandhaltungsmaßnahmen zu entwickeln; Pilotierung moderner Methoden (Condition Monitoring, Sensorik) für kritische Anlagen, wo wirtschaftlich sinnvoll

Niedrig

Reinigungsdienst organisieren

Steuerung des Reinigungsdienstleisters: Erstellung eines Reinigungs- und Hygienekonzepts mit bedarfsgerechten Intervallen (Büros, Konferenzzonen täglich; Sanitärbereiche ggf. mehrmals täglich; Parkgarage etc. nach Plan), Festlegung von Qualitätsstandards; tägliche Kontrolle der Reinigungsqualität durch Stichproben und Feedbackschleifen, um ein hygienisches Arbeitsumfeld sicherzustellen

Hoch

Sicherheitsdienst und Empfang koordinieren

Management des Wach- und Empfangsdienstes: Festlegung der Sicherheits- und Zugangsprozeduren (Zutrittskontrolle für Mitarbeiter und Besucher, Ausweiserstellung, Schließanlagenverwaltung), Überwachung der Objektschutzmaßnahmen (Rundgänge, Alarmaufschaltungen) insbesondere außerhalb der Bürozeiten; regelmäßige Abstimmung mit dem Sicherheitsdienst über Vorkommnisse und Verbesserungen

Mittel

Entsorgung und Außenreinigung steuern

Organisation der Abfallentsorgung im Gebäude gemäß gesetzlichen Vorgaben: Implementierung von Abfalltrennungssystemen für Papier, Verpackungen, Restmüll etc.; Abschluss von Verträgen mit zertifizierten Entsorgern (auch für Sonderabfälle wie Elektronik); Sicherstellung von Sauberkeit und Ordnung im Außenbereich: Beauftragung von Grünflächenpflege und regelmäßiger Außenreinigung

Hoch

Dienstleisterleistungen überwachen

Laufende Überprüfung der Leistung aller infrastrukturellen Dienstleister (Reinigung, Sicherheit, Entsorgung, ggf. Hausmeisterdienste): Überwachen der Einhaltung vertraglich vereinbarter Leistungskennzahlen (z. B. Reinigungsgrad, Reaktionszeiten des Hausmeisters bei Aufträgen); Dokumentation von Mängeln und Einfordern von Korrekturen; jährliche Leistungsbewertung als Grundlage für Vertragsgespräche

Mittel

Dienstleistungs-Standards einhalten

Darauf achten, dass infrastrukturelle Services nach anerkannten Qualitätsstandards erbracht werden: z. B. Orientierung der Sicherheitsdienstleistung an DIN 77200 (Anforderungen an Sicherheitsdienstleister) bzw. an DIN EN 16747 soweit einschlägig; Integration entsprechender Qualitätsanforderungen in Leistungsbeschreibungen und Kontrollen, um ein hohes Service-Niveau sicherzustellen

Mittel

Arbeitsplatzanforderungen umsetzen

Kontinuierliche Kontrolle der Arbeitsbedingungen gemäß ArbStättV und zugehörigen technischen Regeln: Überprüfung von Beleuchtung (Lux-Werte, Blendfreiheit), raumklimatischen Parametern (Temperatur, Frischluft gemäß ASR A3.6), ergonomischer Möblierung und Einrichtung der Arbeitsplätze; Veranlassung von Verbesserungen bei festgestellten Mängeln (z. B. Austausch flackernder Leuchten, Aufstellen zusätzlicher Bildschirmschirme oder Lärmschutz)

Hoch

Fluchtwege und Brandschutz sicherstellen

Regelmäßige Begehungen, um sicherzustellen, dass Flucht- und Rettungswege jederzeit frei von Hindernissen und gemäß Fluchtwegplan beschildert sind; Überwachung der Funktionsfähigkeit sicherheitsrelevanter Einrichtungen im Nutzerbereich: Notausgangstüren (Funktion der Panikbeschläge), Not- und Sicherheitsbeleuchtung, Rauchableitungen; Zusammenarbeit mit dem Brandschutzbeauftragten, um die Einhaltung der Brandschutzordnung (z. B. Feuerlöscherprüfungen, Verbot von Brandlasten in Fluchtwegen) zu gewährleisten

Hoch

Verkehrssicherungspflicht außen erfüllen

Wahrnehmung der Verkehrssicherungspflichten auf dem Grundstück: Organisation eines Winterdienstes (Räum- und Streupläne) zur Unfallverhütung bei Schnee und Eis, laufende Kontrolle der Gehwege und Parkflächen auf Schäden oder Verschmutzungen (z. B. Ölflecken, Laub) und unverzügliche Beseitigung von Gefahrenstellen; sicherstellen, dass die Außenbeleuchtung funktionsfähig ist für sichere Wege in den Dunkelstunden

Hoch

Gesundheitsschutz und Hygiene im Gebäude

Überwachung besonderer hygienischer und gesundheitsrelevanter Anforderungen: z. B. regelmäßige gründliche Reinigung und Belüftung von Sanitärräumen und Teeküchen (Schutz vor Schimmel oder Keimbildung), Einhaltung vorgeschriebener Raumtemperaturen in Büros (mind. 20 °C im Winter, max. ca. 26 °C im Sommer laut Empfehlung), Bereitstellung von ausreichend Waschgelegenheiten, Trinkwasserspendern und Pausenräumen nach ArbStättV

Mittel

Arbeitsschutzbegehungen begleiten

Teilnahme an und Nachbereitung von Arbeitsschutz- und Gewerbeaufsichts-Begehungen im Gebäude: enge Zusammenarbeit mit Betriebsarzt und Sicherheitsfachkraft bei Rundgängen, Dokumentation von festgestellten Mängeln im Bereich Facility (z. B. fehlende Markierungen, defekte Absperrungen); fristgerechte Umsetzung der auferlegten Maßnahmen und schriftliche Rückmeldung über die Erledigung

Mittel

Helpdesk und Meldesystem betreiben

Einrichtung eines zentralen FM-Servicedesks (telefonisch oder online Ticket-System) für Mitarbeiter und Nutzer, um Störungen, Wünsche oder Beschwerden leicht melden zu können; klare Prozessvorgaben für Priorisierung und Bearbeitungszeiten von Meldungen (z. B. Klimabeschwerden innerhalb eines Tages reagieren, Möblierungsanfragen innerhalb einer Woche) und Nachverfolgung bis zur Erledigung mit Rückmeldung an den Meldenden

Hoch

Nutzerkommunikation und Feedback

Proaktive Kommunikation mit den Gebäudenutzern: regelmäßige Information über anstehende Arbeiten (z. B. Aushänge/Intranet bei Wartungen, Umbauten), Publikation eines „Benutzerhandbuchs“ für das Gebäude (wie meldet man Probleme, Hausordnung etc.); Schaffung von Feedback-Möglichkeiten (jährliche Zufriedenheitsumfrage, „Kummerkasten“) und Auswertung des Nutzerfeedbacks gemeinsam mit dem FM-Team

Mittel

Umzugs- und Änderungsmanagement

Planung und Koordination interner Umzüge sowie Veränderungen in der Büronutzung: bei Mitarbeiterwechseln oder -zuwachs Organisation von Büro-Umzügen (inkl. Möbel, IT-Anschluss in Zusammenarbeit mit IT, Aktualisierung der Raumpläne im CAFM); Sicherstellen, dass Veränderungen in der Flächenbelegung zügig und mit minimaler Beeinträchtigung des Betriebs stattfinden

Mittel

Service Level Überwachung

Laufende Kontrolle der Einhaltung von Serviceversprechen gegenüber den Nutzern: z. B. Reaktionszeiten des Hausmeister- oder Helpdesk-Teams, Gründlichkeit der Sonderreinigungen, Verfügbarkeit von Meetingräumen (Raumreservierungssystem); Erstellung interner Reports zur Servicequalität und Einleitung von Korrekturmaßnahmen bei wiederkehrenden Problemen (z. B. zusätzliche Reinigungskräfte bei Beschwerdehäufung)

Mittel

Unterstützung von Veranstaltungen

Unterstützung bei internen Veranstaltungen oder besonderen Meetings im Gebäude: Koordination zusätzlicher FM-Leistungen wie Raum-Setup (Bestuhlung, Technik), Catering-Absprachen mit der Betriebsgastronomie und Sonderreinigungen vor/nach Events; Sicherstellen, dass Veranstaltungen reibungslos ablaufen und alle Infrastruktur-Anforderungen erfüllt sind

Niedrig

HACCP-Konzept implementieren

Entwicklung und Durchsetzung eines individuellen Hygienekonzepts nach HACCP-Grundsätzen (Hazard Analysis and Critical Control Points) für die Betriebskantine; Festlegung kritischer Kontrollpunkte im gesamten Prozess (Warenanlieferung, Lagerung, Zubereitung, Ausgabe) und regelmäßige Überwachung samt Dokumentation (z. B. Temperaturprotokolle für Kühl- und Warmhaltegeräte)

Hoch

Lebensmittelhygiene-Vorgaben einhalten

Sicherstellung der Einhaltung aller relevanten gesetzlichen Vorschriften für Lebensmittelhygiene (z. B. Verordnung (EG) Nr. 852/2004, nationale Lebensmittelhygiene-Verordnung) sowie des Infektionsschutzgesetzes im Küchenbetrieb; Vorbereitung auf behördliche Lebensmittelkontrollen (Amt für Lebensmittelüberwachung) durch lückenlose Dokumentation und ein sauberes, kontrolliertes Arbeitsumfeld

Hoch

Schulung des Küchenpersonals

Regelmäßige Unterweisung aller Mitarbeiter der Betriebsgastronomie in Hygienerichtlinien und Arbeitsschutz: z. B. korrektes Reinigungsverhalten, Vermeidung von Kreuzkontamination, Allergene-Kennzeichnung, Umgang mit Gefahrstoffen (Reinigungsmittel) in der Küche; Führen von Schulungsnachweisen und Unterweisungsprotokollen, um der Betreiberverantwortung nachzukommen

Hoch

Küchentechnik sicher betreiben

Tägliche Überprüfung kritischer Küchenausstattung: z. B. Temperaturkontrolle in Kühlräumen und Ausgabewärmetheken, Funktionscheck der Abzugsanlagen; Durchsetzung strenger Reinigungspläne für Geräte und Lüftungsdecken (gemäß VDI 2052 für Küchenlüftung); bei technischen Störungen unverzügliche Meldung an Technisches FM und Einleitung von Sofortmaßnahmen, um Produktsicherheit zu gewährleisten (z. B. Backup-Kühlmöglichkeiten)

Hoch

Abfallmanagement in der Küche

Organisation der getrennten Sammlung und Entsorgung von Küchenabfällen gemäß Hygiene- und Umweltstandards: tägliche Entsorgung von Speiseresten in dafür vorgesehenen Behältern, Wartung und regelmäßige Reinigung des Fettabscheiders in der Küche (gesetzlich vorgeschrieben), Einhaltung der Kühlkette bei Lagerung von Küchenabfällen bis zur Abholung

Mittel

Kantinenbetrieb sicherstellen

Tägliche Organisation und Ablaufplanung: Dienstplanerstellung für Küchen- und Ausgabepersonal entsprechend erwarteter Gästezahlen, Sicherstellung der Einhaltung der Öffnungszeiten und eines flüssigen Ablaufs während Stoßzeiten (z. B. durch Optimierung der Ausgabeprozesse oder Kassierung); Vorbereitung von Alternativplänen bei Personalausfall (Aushilfskräfte, vereinfachtes Menü) damit der Betrieb jederzeit gewährleistet ist

Hoch

Lieferanten- und Warenmanagement

Auswahl und Steuerung der Lebensmittel- und Getränkelieferanten: Prüfung der Angebote auf Qualität, Preis und Zuverlässigkeit; Aufbau eines Bestellungssystems für regelmäßige Bestellungen auf Basis der Menüplanung; Wareneingangskontrolle bei Lieferungen (Temperatur, Frische, Haltbarkeitsdatum) und Überwachung der Lagerbestände, um stets genügend Vorrat ohne übermäßige Lagerhaltung zu haben

Mittel

Budgetüberwachung Gastronomie

Überwachung der wirtschaftlichen Kennzahlen des Gastronomiebereichs: laufende Erfassung der Kosten (Wareneinsatz, Personal, Betriebskosten) und ggf. Einnahmen bei Verkauf; monatliche Auswertung gegenüber dem vorgegebenen Budget oder Kostenziel; Einleitung von Maßnahmen bei Abweichungen (z. B. Anpassung Speiseplan, Lieferantenwechsel, Personaleinsatz ändern), um wirtschaftlich zu arbeiten

Mittel

Catering-Dienstleister managen

Falls externes Catering beauftragt: fortlaufendes Vertragsmanagement des Caterers (Kontrolle der Leistung gegenüber vertraglich vereinbartem Speiseangebot, Qualität und Servicezeiten); wöchentliche Abstimmung mit dem Dienstleister über Planungen und Rückmeldungen der Gäste, Durchsetzen von Verbesserungen bei Bedarf. Falls Eigenbetrieb: ggf. Koordination von externen Servicekräften (für Kassensysteme, Kaffeeautomatenservice etc.) nach Vertrag

Hoch

Wartung der Küchenausstattung koordinieren

Planung der regelmäßigen Wartung und Prüfung aller Großküchengeräte in Abstimmung mit Technischem FM oder direkt mit Servicefirmen: z. B. jährliche Elektro-Prüfung der Küchengeräte, Reinigung/Wartung von Kühlanlagen und Spülmaschinen, Kontrolle der Gasanschlüsse durch Fachfirma; sicherstellen, dass keine Ausfallzeiten durch vernachlässigte Wartung entstehen und dass auch hier BetrSichV-Prüfpflichten (bei Dampfgargeräten, Druckkochtöpfen o. Ä.) erfüllt werden

Hoch

Menüplanung und Vielfalt

Erstellung eines abwechslungsreichen Speisenangebots: Berücksichtigung verschiedener Ernährungspräferenzen (vegetarisch, vegan, Allergiker) und kultureller Vielfalt; regelmäßige Planung von saisonalen Gerichten und gesunden Optionen; Vorausplanung der Wochenmenüs und Kommunikation an die Mitarbeiter (z. B. über Intranet oder Aushang)

Mittel

Feedback der Gäste einholen

Einführung von Möglichkeiten für die Kantinennutzer, Feedback zu geben: z. B. anonyme Feedback-Karten an der Kasse, Online-Umfragen zur Zufriedenheit mit Geschmack, Auswahl, Preisen; persönlicher Austausch mit Mitarbeitern über deren Wünsche; systematische Auswertung des Feedbacks und Ableitung von Verbesserungen (z. B. Anpassung Würzung, neue Gerichte testen, Portionsgrößen variieren)

Mittel

Aktionen und Sonderveranstaltungen

Planung von besonderen Aktionen zur Steigerung der Attraktivität: z. B. Thementage (italienische Woche, Grillfest im Sommer), Sondermenüs zu Feiertagen, Promotion regionaler oder nachhaltiger Produkte; Bewerbung dieser Aktionen im Voraus und anschließende Analyse der Resonanz, um das Konzept der Betriebsgastronomie lebendig zu halten

Niedrig

Servicequalität überwachen

Tägliche Beobachtung und Sicherstellung des Serviceniveaus: Überprüfung der Freundlichkeit und Schnelligkeit an Ausgabe und Kasse, Sicherstellen von Sauberkeit und ausreichender Kapazität im Speiseraum (Tablettablagen leer räumen, Tische sauber halten); bei Engpässen (lange Schlangen, Engpässe bei Sitzplätzen) sofortige Gegenmaßnahmen einleiten, z. B. zusätzliche Ausgabehilfe einsetzen oder Ausgabegeschwindigkeit erhöhen

Mittel

Abstimmung mit FM und Events

Enge Zusammenarbeit mit dem Facility Services Team bei internen Events oder Sonderbewirtungen: Planung des Cateringbedarfs für Meetings, Workshops, Gästeveranstaltungen im Haus; Organisation von Kaffeestationen, Snacks oder Buffets in Abstimmung mit Veranstaltern; Sicherstellen, dass solche zusätzlichen Leistungen reibungslos in den Kantinenbetrieb integriert werden, ohne die reguläre Versorgung zu beeinträchtigen

Niedrig