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Eine Europäische Technische Bewertung (ETA) ist im Wesentlichen eine maßgeschneiderte Zertifizierung für innovative oder nicht standardisierte Bauprodukte, die sicherstellt, dass diese wesentliche europäische Anforderungen erfüllen, auch wenn keine harmonisierte Norm existiert. Dieses Dokument wird durch eine technische Bewertungsstelle (ETA) ausgestellt und bietet die Gewissheit, dass das einzigartige Produkt (z. B. ein neuartiges Fassadenmaterial oder ein spezielles Strukturankersystem) für den vorgesehenen Verwendungszweck sicher und effektiv funktioniert. Für den Facility Manager dient eine ETA als Nachweis, dass solche unkonventionellen Produkte oder Verfahren strengen Tests und gemäß EU-Kriterien geprüft wurden, sodass das Produkt trotz fehlender EN-Norm rechtmäßig das CE-Zeichen tragen darf. In der Praxis prüft der Facility Manager vor der Integration hochmoderner Materialien oder Systeme in eine Anlage, ob eine ETA vorliegt, um sicherzustellen, dass Aufsichtsbehörden und Bauinspektoren deren Verwendung akzeptieren. Die ETA ist auch bei Wartungen oder zukünftigen Modernisierungen hilfreich, da sie die technischen Grundlagen und Leistungsgrenzen des Produkts enthält und so den sicheren Betrieb und einen eventuell notwendigen Austausch durch gleichwertige zugelassene Lösungen gewährleistet.

Ein Europäisches Bewertungsdokument (EAD) dient als technisches Regelwerk zur Beurteilung innovativer Bauprodukte ohne harmonisierten Standard. Es legt die spezifischen Testmethoden, Leistungskriterien und Bewertungsverfahren fest, die Technische Bewertungsstellen (ETA) zur Beurteilung eines bestimmten Produkts oder Systems in der gesamten EU verwenden. Facility Manager erstellen EADs zwar in der Regel nicht selbst, profitieren aber indirekt davon: Wenn für ein Produkt in ihrem Gebäude eine ETA vorliegt, stellt das zugrunde liegende EAD sicher, dass das Produkt nach einem transparenten und standardisierten, europaweit anerkannten Ansatz bewertet wurde. Dies bedeutet, dass alle wichtigen Eigenschaften (wie Feuerbeständigkeit, strukturelles Verhalten oder Umweltverträglichkeit) nach einer veröffentlichten Methodik geprüft wurden. In der Praxis gibt ein EAD dem Facility Management zusätzliches Vertrauen und Klarheit – da es weiß, dass die Produktzulassung (die ETA) nicht willkürlich erfolgt, sondern auf strengen Testrichtlinien basiert. Sollten Fragen zur Leistung oder den Grenzen des Produkts auftauchen, können technische Experten das EAD (auf das in der ETA-Dokumentation häufig verwiesen wird) zu Rate ziehen, um genau zu verstehen, wie die Gebrauchstauglichkeit des Produkts nachgewiesen wurde. Auf diese Weise wird die Integrität der Produktakzeptanz in der Einrichtung sichergestellt.

Die technische Dokumentation umfasst alle detaillierten Informationen und Aufzeichnungen zu einem Bauprodukt oder -system und stellt sicher, dass dessen gesamter Lebenszyklus klar dokumentiert ist. Dazu gehören häufig Herstellerdatenblätter, Konstruktionszeichnungen, Installationsanleitungen, Inbetriebnahmeberichte (aus denen hervorgeht, dass die Systeme ordnungsgemäß geprüft und eingestellt wurden) sowie Betriebs- und Wartungshandbücher. Bei deutschen Anlagenprojekten verlangen Vertragsnormen wie DIN VOB/C ausdrücklich, dass Auftragnehmer bei der Übergabe umfassende Dokumentationspakete bereitstellen – von HLK-Systemen und Elektroinstallationen bis hin zu Strukturelementen. Für den Anlagenmanager sind diese Dokumente unverzichtbar: Sie bieten Rückverfolgbarkeit (er weiß genau, was und wie installiert wurde), ermöglichen Qualitätssicherung (durch Bereitstellung von Prüfergebnissen und Zertifizierungen zur Bestätigung der Normenkonformität) und sorgen für sicheren Betrieb und Instandhaltung der Anlage. Im täglichen Betrieb bedeutet dies, dass Wartungspersonal diese Dokumente zur Fehlerbehebung heranziehen, Routinewartungen gemäß den Herstellerrichtlinien planen und sicherstellen kann, dass bei Austausch oder Reparaturen die richtigen Teile und Verfahren verwendet werden. Darüber hinaus zeigt die jederzeit verfügbare, aktuelle technische Dokumentation bei Sicherheitsinspektionen oder -prüfungen (beispielsweise Brandschutzprüfungen oder Versicherungsrisikobewertungen), dass die Anlagen der Einrichtung alle erforderlichen Spezifikationen erfüllen und im Laufe der Zeit ordnungsgemäß gewartet werden.

Eine EG-Konformitätserklärung ist eine formelle Erklärung eines Herstellers, dass ein bestimmtes Produkt alle relevanten Richtlinien und gesetzlichen Anforderungen der Europäischen Union erfüllt und daher das CE-Zeichen tragen darf. Diese Erklärung listet normalerweise die geltenden EU-Gesetze auf (z. B. die Niederspannungsrichtlinie für elektrische Geräte, die Maschinenrichtlinie für bestimmte Anlagen oder die EMV-Richtlinie für elektronische Systeme) und verweist auf die zur Überprüfung der Konformität verwendeten Normen. Im Kontext des Facility Managements ist das Einholen der EG-Konformitätserklärung für jedes Gerät oder Bauprodukt ein entscheidender Schritt vor der Installation. Sie bietet die rechtliche Sicherheit, dass das Produkt sicher und für die Verwendung in der Gebäudeumgebung geeignet ist. Wenn beispielsweise ein neuer Notstromgenerator oder eine Brandmeldezentrale installiert wird, stellt der Facility Manager sicher, dass der Lieferant seine EG-Konformitätserklärung vorlegt, in der bestätigt wird, dass das Produkt alle erforderlichen Sicherheits- und Leistungsnormen einhält. Der Facility Manager archiviert diese Erklärungen dann als Teil der Konformitätsdokumentation des Gebäudes. Bei behördlichen Inspektionen, Versicherungsbewertungen oder der Inbetriebnahme neuer Systeme dienen diese Erklärungen als unmittelbarer Nachweis dafür, dass alle Komponenten der Anlage zertifiziert sind. Dadurch wird das Unternehmen vor möglichen rechtlichen Haftungen geschützt und die Sicherheit der Insassen gewährleistet.

Die Leistungserklärung (DoP) ist ein zentrales Dokument der EU-Bauproduktenverordnung, in dem ein Hersteller die wichtigsten Leistungsmerkmale seines Bauprodukts darlegt, die durch standardisierte Prüfungen ermittelt wurden. In diesem Dokument werden in der Regel wichtige Eigenschaften wie strukturelle Festigkeit, Feuerbeständigkeit, Wärmeleitfähigkeit, Schalldämmung oder andere relevante Leistungskennzahlen zusammen mit den verwendeten spezifischen europäischen Normen oder Prüfmethoden aufgeführt. Bei der Beschaffung und Verwaltung von Anlagen ist die DoP von unschätzbarem Wert, um zu überprüfen, ob ein ausgewähltes Produkt die technischen Anforderungen und gesetzlichen Kriterien des Projekts erfüllt. Wenn beispielsweise eine neue Brandschutztür eingebaut wird, wird in der DoP die Feuerwiderstandsdauer (z. B. 90 Minuten) und die Rauchschutzklasse explizit angegeben, um sicherzustellen, dass sie mit dem Sicherheitskonzept des Gebäudes übereinstimmt. Facility Manager sammeln diese DoPs für alle wichtigen Bauprodukte (von Beton- und Stahlkomponenten bis hin zu Dämmstoffen und Lüftungskanälen) und bewahren sie zur Konformität auf. Dieses Verfahren ermöglicht nicht nur einen direkten Vergleich der Produkte bei der Auswahl (und stellt so die optimale Kombination aus Leistung und Sicherheit sicher), sondern stellt auch sicher, dass bei auftretenden Fragen – beispielsweise bei einem Brandschutzaudit oder einer Energieeffizienzbewertung – der dokumentierte Nachweis der zertifizierten Leistung jedes Produkts sofort verfügbar ist. Darüber hinaus empfehlen EU-Vorschriften, Leistungserklärungen mindestens zehn Jahre lang aufzubewahren. Diese Verantwortung obliegt in der Regel dem Facility Manager oder Gebäudeeigentümer, um die langfristige Nachvollziehbarkeit und Rückverfolgbarkeit aller installierten Produkte zu gewährleisten.

Ein Nachweis der Verwendbarkeit ist ein projektspezifisches Dokument, das gemäß den deutschen Bauvorschriften vorgeschrieben ist, wenn für ein Bauprodukt oder -verfahren keine pauschale Zulassung oder harmonisierte Norm vorliegt. Im Wesentlichen weist er nach, dass ein bestimmtes Produkt oder Verfahren sicher und für den Einsatz im spezifischen Kontext des betreffenden Gebäudes geeignet ist, oft durch spezielle Tests oder Expertenbewertungen. In der Praxis kann dies die Einholung einer einmaligen Zustimmung, einer sogenannten „Zustimmung im Einzelfall“ (ZiE), beinhalten, bei der die Baubehörde oder ein anerkannter Experte die technischen Nachweise (wie Belastungstests, Brandtests oder technische Bewertungen) für die neue Komponente prüft und ihre Verwendung ausschließlich für dieses Projekt formell zulässt. Wenn ein Gebäude beispielsweise ein speziell entwickeltes Glasdach oder ein einzigartiges Verbundmaterial enthält, das nicht umfassend zertifiziert ist, muss das Bauteam eine offizielle Verwendbarkeitszulassung einholen, in der detailliert beschrieben wird, wie die Sicherheitsanforderungen der Landesbauordnungen (wie der HBauO in Hamburg oder entsprechenden Vorschriften in anderen deutschen Bundesländern) erfüllt werden. Aus Sicht eines Facility Managers ist es wichtig, dass diese Dokumentation bereits während der Bauphase erstellt und in den Gebäudeunterlagen aufbewahrt wird. Sie dient nicht nur als rechtlicher Nachweis dafür, dass alle nicht standardmäßigen Elemente der Anlage den Vorschriften entsprechen, sondern dient auch als Grundlage für zukünftige Wartungs- oder Renovierungsarbeiten – indem sie besondere Bedingungen oder Überwachungspflichten im Zusammenhang mit der genehmigten Nutzung hervorhebt. Bei Inspektionen oder Umbauten an der Anlage wird der Nutzbarkeitsnachweis herangezogen, um die Einschränkungen und Bedingungen zu berücksichtigen, unter denen die einzigartige Lösung ursprünglich genehmigt wurde.

Eine allgemeine bauaufsichtliche Zulassung (abZ) ist eine nationale Zertifizierung des Deutschen Instituts für Bautechnik (DIBt) für Bauprodukte, die nicht von EU-weiten Normen abgedeckt sind oder eine CE-Kennzeichnung tragen. Die abZ bescheinigt, dass das Produkt den deutschen Bauvorschriften entspricht und im gesamten Bundesgebiet ohne projektspezifische Genehmigung in Bauwerken verwendet werden kann. Sie enthält Einzelheiten zum Verwendungszweck des Produkts, wichtige technische Eigenschaften und etwaige Bedingungen für Einbau oder Wartung (beispielsweise kann eine abZ für ein bestimmtes Brandschutzmaterial die maximale Öffnungsgröße und das erforderliche Einbauverfahren für die Wirksamkeit dieses Materials festlegen). Für Facility Manager ist die Beschaffung und Aufbewahrung der abZ-Dokumentation ein entscheidender Teil der Sorgfaltspflicht, wenn ein nicht harmonisiertes Produkt in ein Gebäude eingebaut wird. Vor dem Einbau oder Austausch eines solchen Produkts bestätigt der Facility Manager, dass eine gültige abZ existiert und das Produkt gemäß ihren Bestimmungen verwendet wird. Durch die Ablage der abZ im Dokumentenarchiv der Anlage stellt der Anlagenbetreiber sicher, dass zukünftige Inspektionen durch Brandschutzbeauftragte oder Baubehörden problemlos bestanden werden können, da der Nachweis für die offizielle Zulassung jedes einzelnen Materials oder Systems jederzeit verfügbar ist. Darüber hinaus verhindert diese Vorgehensweise den versehentlichen Einsatz nicht zugelassener Produkte, die die Sicherheit gefährden oder zu Gesetzesverstößen führen könnten. Kurz gesagt: Die abZ fungiert als nationales Gütesiegel, schließt Lücken, wo europäische Normen möglicherweise noch nicht existieren, und ist ein grundlegender Baustein zur Einhaltung der Vorschriften bei deutschen Anlagenprojekten.