Bauwesen, Dienstleistungen und Lieferungen

Dokumenttitel/-typ

Angebot Bauleistungen.

Zweck & Geltungsbereich

Preis und Leistungsangebot eines Bieters für die Erbringung von Bauleistungen.

Relevante Regelwerke/Normen

VOB/A 2019 und Vergabeverordnung (VgV). VOB/A fordert ein transparentes, diskriminierungsfreies Wettbewerbsverfahren und die Vergabe an wirtschaftlich zuverlässige Unternehmen.

Schlüsselelemente

• Preisaufstellung (Einheitspreise oder Pauschalen gemäß § 4 VOB/A);
• technische und wirtschaftliche Spezifikationen;
• Kalkulationsgrundlagen;
• Gültigkeitsdauer des Angebots.

Verantwortlich

Bieter (Auftragnehmer).

Praxis Hinweise

Grundlage für Zuschlag und Vertragsgestaltung; im FM für Angebotsvergleich und Kostenprüfung relevant. Angebote müssen sämtliche geforderten Leistungen preislich ausweisen, z. B. im Leistungsverzeichnis.

Dokumenttitel/-typ

Angebot Liefer und Dienstleistungen.

Zweck & Geltungsbereich

Festlegung von Preisen, Lieferbedingungen und Leistungsumfängen für Dienst oder Lieferverträge.

Relevante Regelwerke/Normen

Vergabeverordnung (VgV) und Unterschwellenvergabeordnung (UVgO). Die VgV schreibt vor, dass der Vergabevorgang vollständig dokumentiert werden muss, einschließlich Kommunikation, Bewertung und Zuschlagsentscheidung.

Schlüsselelemente

• Preisangaben (netto/brutto), Lieferbedingungen und Servicezeiten;
• Nachweise zur Eignung;
• Liefer oder Leistungsgarantie;
• Service-Level-Vereinbarungen (SLA)

Verantwortlich

Lieferant / Dienstleister.

Praxis Hinweise

Grundlage für Preisvergleich, Service-Level-Vereinbarungen und Lieferantenmanagement im FM; die VgV verlangt, dass der Zuschlag an das wirtschaftlichste Angebot erfolgt, wobei neben dem Preis qualitative Kriterien berücksichtigt werden dürfen.

Dokumenttitel/-typ

Vergabeverfahrensdokumentation.

Zweck & Geltungsbereich

Vollständige und nachvollziehbare Darstellung des Beschaffungsprozesses für Lieferungen, Dienstleistungen und Bauleistungen.

Relevante Regelwerke/Normen

VgV und Gesetz gegen Wettbewerbsbeschränkungen (GWB). Die VgV verpflichtet zur Dokumentation aller Schritte des Vergabeverfahrens, von der Kommunikation über die Öffnung der Angebote bis zur Bewertungsentscheidung.

Schlüsselelemente

• Bekanntmachung, eingegangene Angebote und Kommunikation;
• Prüf und Wertungsprotokolle;
• Zuschlagsentscheidung und deren Begründung;
• Protokolle von Verhandlungen oder Bietergesprächen

Verantwortlich

Auftraggeber / Vergabestelle.

Praxis Hinweise

Pflichtdokumentation insbesondere für öffentliche Auftraggeber; im FM dient sie der Nachweisführung und Auditfähigkeit. Die Dokumentation ist mindestens drei Jahre aufzubewahren.

Dokumenttitel/-typ

Behinderungsanzeige.

Zweck & Geltungsbereich

Mitteilung über eine Behinderung oder Unterbrechung der Leistungsausführung gemäß § 6 VOB/B.

Relevante Regelwerke/Normen

VOB/B § 6. Der Auftragnehmer muss den Auftraggeber unverzüglich schriftlich über jede Behinderung informieren; diese Mitteilung ist Voraussetzung für eine Fristverlängerung, und der Auftraggeber muss angemessene Maßnahmen ergreifen.

Schlüsselelemente

• Beschreibung der Behinderung (fehlende Vorleistung, Wetter, Streik);
• Zeitpunkt und Dauer;
• Auswirkungen auf Termine und Kosten;
• Vorschlag zur Abhilfe.

Verantwortlich

Auftragnehmer.

Praxis Hinweise

Dient der rechtzeitigen Sicherung von Ansprüchen auf Fristverlängerung oder Nachtrag; das Versäumnis der Mitteilung führt zum Verlust entsprechender Rechte. Im FM wird sie zur Projektanalyse und Risikoerfassung archiviert.

Dokumenttitel/-typ

Arbeitsablaufplan.

Zweck & Geltungsbereich

Koordination und Planung der sicherheits und zeitkritischen Arbeitsschritte auf der Baustelle.

Relevante Regelwerke/Normen

DGUV Information 215 830 über Zusammenarbeit von Unternehmen, Arbeitsschutzgesetz (ArbSchG) und Betriebssicherheitsverordnung (BetrSichV). Die DGUV fordert die Erstellung eines Arbeitsablaufplans durch einen Koordinator, um Arbeitsbereiche, Zeitfenster und Gefahren abzustimmen.

Schlüsselelemente

• Tätigkeitsbeschreibung und Reihenfolge;
• Verantwortlichkeiten und Schnittstellen;
• Sicherheits und Kommunikationsvorgaben;
• Notfallmaßnahmen.

Verantwortlich

Auftragnehmer / Fremdfirma in Abstimmung mit dem koordinierenden Verantwortlichen des Auftraggebers.

Praxis Hinweise

Pflichtdokument bei Einsätzen mehrerer externer Firmen; Grundlage für Arbeitsschutz- und Sicherheitskoordination. Alle beteiligten Unternehmer müssen ihre Planungen abstimmen und Gefahrenbereiche gemeinsam identifizieren.

Dokumenttitel/-typ

Arbeitsschutzvorschriften für Fremdfirmen.

Zweck & Geltungsbereich

Definition der Sicherheitsanforderungen, Pflichten und Zugangsregeln für externe Dienstleister und Bauunternehmen. Die Zusammenarbeit mehrerer Arbeitgeber erfordert nach § 8 ArbSchG eine gegenseitige Information über Gefahren und eine Koordination der Maßnahmen.

Relevante Regelwerke/Normen

DGUV Information 215 830, Arbeitsschutzgesetz (ArbSchG), Betriebssicherheitsverordnung (BetrSichV). Die DGUV fordert, dass Arbeitsschutzbestimmungen für Fremdfirmen Bestandteil des Vertrages sind und umfasst Notfallverfahren, Verhaltensregeln, Unterweisungspflichten und Personalausweis und Genehmigungsverfahren.

Schlüsselelemente

• Sicherheitsrichtlinien und Gefahrenzonen;
• Notfallmanagement und Anforderungen an persönliche Schutzausrüstung (PSA);
• Melde und Freigabeverfahren;
• Unterweisungsnachweise und Prüfpflichten.

Verantwortlich

Auftraggeber / Betreiber.

Praxis Hinweise

Bestandteil des Fremdfirmenmanagements im FM; wird vor Arbeitsbeginn unterzeichnet. Der Auftraggeber muss dafür sorgen, dass nur geeignete und unterwiesene Personen Zugang erhalten. Die BetrSichV schreibt vor, dass nur sichere Arbeitsmittel verwendet werden dürfen und dass vor Nutzung eine Unterweisung und regelmäßige Wiederholungsunterweisungen zu erfolgen haben.

Dokumenttitel/-typ

Abnahmeprotokoll Bauleistungen.

Zweck & Geltungsbereich

Schriftlicher Nachweis über die vertragsgemäße Fertigstellung und Abnahme der Bauleistung.

Relevante Regelwerke/Normen

VOB/B § 12. Der Auftraggeber muss die Abnahme binnen zwölf Werktagen nach Aufforderung vornehmen; bei wesentlichen Mängeln kann sie verweigert werden. Erfolgt keine Abnahme, gilt das Werk nach zwölf Werktagen als abgenommen.

Schlüsselelemente

• Datum, Projekt und Beteiligte;
• Festgestellte Mängel und Fristen zur Beseitigung;
• Abnahmeerklärung und Gewährleistungsbeginn;
• Hinweise zur Dokumentationsübergabe.

Verantwortlich

Auftraggeber und Auftragnehmer.

Praxis Hinweise

Grundlage für Gewährleistungsfrist, Schlussrechnung und Betreiberverantwortung im FM. Das Protokoll markiert die Abnahme als rechtsverbindlichen Zeitpunkt des Gefahrübergangs und den Beginn der Gewährleistungsfrist.

Dokumenttitel/-typ

Abnahmeprotokoll Bauleistungen.

Zweck & Geltungsbereich

Schriftlicher Nachweis über die vertragsgemäße Fertigstellung und Abnahme der Bauleistung.

Relevante Regelwerke/Normen

VOB/B § 12. Der Auftraggeber muss die Abnahme binnen zwölf Werktagen nach Aufforderung vornehmen; bei wesentlichen Mängeln kann sie verweigert werden. Erfolgt keine Abnahme, gilt das Werk nach zwölf Werktagen als abgenommen.

Schlüsselelemente

• Datum, Projekt und Beteiligte;
• Festgestellte Mängel und Fristen zur Beseitigung;
• Abnahmeerklärung und Gewährleistungsbeginn;
• Hinweise zur Dokumentationsübergabe.

Verantwortlich

Auftraggeber und Auftragnehmer.

Praxis Hinweise

Grundlage für Gewährleistungsfrist, Schlussrechnung und Betreiberverantwortung im FM. Das Protokoll markiert die Abnahme als rechtsverbindlichen Zeitpunkt des Gefahrübergangs und den Beginn der Gewährleistungsfrist.

Dokumenttitel/-typ

Arbeitsvertrag

Zweck & Geltungsbereich

Regelt das Arbeitsverhältnis zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer in Bau , Dienstleistungs oder Betriebsteams des FM. Der Vertrag verpflichtet den Arbeitnehmer zur ergebnisorientierten Arbeitsleistung und den Arbeitgeber zur Zahlung der vereinbarten Vergütung (vgl. §§ 611a ff. BGB).

Relevante Regelwerke/Normen

BGB §§ 611a–630: Definition des Arbeitsvertrags und Einzelbestimmungen zu Vergütung, Haftung, Urlaub, Kündigung und Zeugnis.

Schlüsselelemente

• Vertragsparteien und Aufgabenbeschreibung
• Vergütung, Arbeits und Pausenzeiten, Probezeit
• Pflichten zur Verschwiegenheit und zur Einhaltung der Arbeitsschutzvorschriften
• Haftung und Nebentätigkeiten
• Kündigungsfristen, Sozial und Zusatzleistungen

Verantwortlich

Arbeitgeber / Personalabteilung

Praxis Hinweise

Bestandteil der Personalakte. Im FM dient der Arbeitsvertrag als Nachweis über Qualifikation und Verantwortlichkeiten des Personals bei Projekten; er bildet die Grundlage für die Einhaltung von Compliance und Haftungspflichten.

Dokumenttitel/-typ

Architektenvertrag

Zweck & Geltungsbereich

Regelt die Planungs und Überwachungsleistungen des Architekten nach den Leistungsphasen der Honorarordnung für Architekten und Ingenieure (HOAI). Der Architekt schuldet die Erarbeitung der für die Bauaufgabe erforderlichen Planung und die Bauüberwachung, um die vereinbarten Ziele zu erreichen.

Relevante Regelwerke/Normen

BGB §§ 650p–650t, HOAI: § 650p BGB definiert die typischen Pflichten des Architekten, darunter die Erstellung der benötigten Planungs und Überwachungsleistungen; § 650q BGB regelt die Zielfindungsphase, in der der Architekt dem Bauherrn Planungsgrundlagen und Kostenschätzungen zur Festlegung der Ziele vorlegt. Die HOAI legt die Leistungsphasen (LPH 1–9) und Honorarsätze fest.

Schlüsselelemente

• Leistungsbild: LPH 1–9 (Grundlagenermittlung, Vorplanung, Entwurfs , Genehmigungs , Ausführungsplanung, Vorbereitung und Mitwirkung bei der Vergabe, Objektüberwachung, Objektbetreuung)
• Vergütungsmodell: Honorarzonen und anrechenbare Kosten nach HOAI
• Mitwirkungs und Aufklärungspflichten (z. B. Beratung des Bauherrn über Risiken und Kosten)
• Regelungen zur Gewährleistung, Urheberrecht und Haftung

Verantwortlich

Auftraggeber / Architekt

Praxis Hinweise

Der Architektenvertrag ist Teil der Projektakte. Für das FM ist er wichtig zur Nachvollziehbarkeit von Planungs und Baukosten sowie für die Lebenszyklusplanung und Nachtragsprüfung.

Dokumenttitel/-typ

Bauträgervertrag

Zweck & Geltungsbereich

Kombiniert einen Kaufvertrag über Grundstücke mit einem Werkvertrag über die Errichtung oder Sanierung eines Bauwerks. Der Bauträger verpflichtet sich zur schlüsselfertigen Herstellung und zum lastenfreien Eigentumsübergang, während der Erwerber zur Zahlung nach Baufortschritt verpflichtet ist.

Relevante Regelwerke/Normen

BGB §§ 650u–650v (Bauträgervertrag) sowie die Makler und Bauträgerverordnung (MaBV).

Schlüsselelemente

• Beschreibung des Bauvorhabens und Bau /Leistungsumfangs
• Zahlungsplan nach Baufortschritt, Sicherheiten (z. B. Bürgschaften) und Eintragung einer Auflassungsvormerkung im Grundbuch
• Abnahmeregelungen und fünfjährige Gewährleistungsfristen
• Zeitplan und vertragliche Fertigstellungstermine; Schadensersatz bei Verzögerung
• Eigentumsübertragung nach Zahlung aller Raten und Übergabe der Lastenfreiheit

Verantwortlich

Bauträger / Erwerber

Praxis Hinweise

Im FM relevant für Due Diligence Prüfungen und Eigentumsnachweise. Der Vertrag sollte eine detaillierte Baubeschreibung, einen Zahlungsplan gemäß MaBV sowie Sicherheitsleistungen (Bürgschaften, Vormerkungen) enthalten.

Dokumenttitel/-typ

Bauvertrag

Zweck & Geltungsbereich

Regelt die Erbringung von Bauleistungen zwischen Auftraggeber und Auftragnehmer. Der Unternehmer verpflichtet sich zur mangelfreien Erstellung des Bauwerks nach den vereinbarten Plänen und Spezifikationen, der Auftraggeber zur Zahlung der Vergütung.

Relevante Regelwerke/Normen

BGB §§ 650a–650h, VOB/B: § 650a BGB führt spezifische Regeln für Bauverträge ein, z. B. zum Anordnungsrecht und zu Nachtragsvergütungen; die VOB/B enthält Allgemeine Vertragsbedingungen für Bauleistungen.

Schlüsselelemente

• Leistungsbeschreibung und Planung (Leistungsverzeichnis, Pläne) • Vergütung: Festpreis, Einheitspreis oder Kostenvoranschlag; Abschlagszahlungen während der Bauphase sind zulässig • Fristen und Termine: Ausführungs und Fertigstellungsfristen, Vertragsstrafen bei Verzug • Sicherheiten: z. B. Bauhandwerkersicherungshypothek (§ 650e BGB), Bürgschaften • Pflichten der Parteien: mangelfreie Leistungserbringung, Kooperation mit anderen Gewerken, Einhaltung der Arbeitssicherheit, Bereitstellung der Unterlagen, fristgerechte Zahlung und Abnahme • Abnahme und Gewährleistung: Abnahme als Meilenstein; fünfjährige Gewährleistungsfrist und Mängelrechte wie Nacherfüllung, Minderung, Rücktritt und Schadensersatz • Regelungen zu Nachtragsmanagement und Leistungsänderungen (§ 650b BGB) sowie ordentliche und außerordentliche Kündigungsmöglichkeiten

Verantwortlich

Auftraggeber / Auftragnehmer

Praxis Hinweise

Der Bauvertrag bildet die Grundlage für die Bauausführung und die spätere Abrechnung. Im FM ist er für das Nachtrags und Mängelmanagement wichtig; detaillierte Leistungsbeschreibungen, Terminpläne und Sicherheiten erleichtern die Kontrolle über Kosten, Qualität und Gewährleistung.

Dokumenttitel/-typ

Einladung zur Angebotsabgabe

Zweck & Geltungsbereich

Formelle Aufforderung an Bieter zur Abgabe eines Angebots für Bau , Liefer oder Dienstleistungen. Sie wird nach dem öffentlichen Vergaberecht versendet, wenn alle Ausschreibungsunterlagen vorliegen und der Auftrag kurzfristig starten kann. Ziel ist ein transparenter, diskriminierungsfreier Wettbewerb.

Relevante Regelwerke/Normen

VOB/A 2019: regelt die Verfahrensarten (offen, beschränkt, freihändig) und bestimmt, dass Vergaben im Wettbewerb, wirtschaftlich und ohne Diskriminierung durchzuführen sind. Mindestfristen für die Angebotsabgabe und Bindefristen sind festzulegen (mindestens zehn Kalendertage; Bindefrist in der Regel höchstens 30 Tage).

Schlüsselelemente

• Ausschreibungsart (offen, beschränkt, freihändig) und Begründung bei nichtoffenen Verfahren • Angebots und Bindefristen • Eignungs und Nachweisanforderungen für Bieter (fachliche, wirtschaftliche und technische Leistungsfähigkeit) • Zuschlagskriterien und Transparenzanforderungen (keine Marktsondierung)

Verantwortlich

Auftraggeber / Vergabestelle

Praxis Hinweise

Die Einladung zur Angebotsabgabe dokumentiert das Vergabeverfahren. Im FM dient sie der Beschaffungsdokumentation und dem Nachweis der Wirtschaftlichkeit; elektronische Kommunikation und Schutz vertraulicher Daten sind sicherzustellen.

Dokumenttitel/-typ

Betriebskonzept

Zweck & Geltungsbereich

Beschreibt die organisatorischen, personellen und technischen Abläufe für den Gebäudebetrieb. Es bildet die strategische Grundlage des FM und definiert, wie der zukünftige Betrieb je Leistungsart (Technisches, Infrastrukturelles und Kaufmännisches FM) geplant und durchgeführt wird.

Relevante Regelwerke/Normen

GEFMA 198 1 (Dokumentation im FM), GEFMA 520, Leitfaden Nachhaltiges Bauen (BMWSB). GEFMA 198 1 verlangt eine strukturierte FM Dokumentation; die Leitfäden für nachhaltiges Bauen fordern für Bundesbauten ein Betriebskonzept als Nachweis der Prozessqualität.

Schlüsselelemente

• Beschreibung der Betriebsorganisation, Aufbau und Ablauforganisation, Personalbedarf und Stellenbeschreibungen
• Service Level Definitionen und Leistungszyklen für technische (TGM), infrastrukturelle (IGM) und kaufmännische (KGM) FM Leistungen
• Energie und Umweltmanagementstrategien, Nachhaltigkeitsziele
• Schnittstellenmanagement zum Auftraggeber sowie Kommunikations und Berichtswesen
• Dokumentationspflichten und Integration in CAFM/IT Systeme; Betriebshandbuch als Masterdokument mit kontinuierlicher Aktualisierung

Verantwortlich

Betreiber / Facility Manager / Dienstleister

Praxis Hinweise

Bestandteil der Betreiberverantwortung. Das Betriebskonzept dient als Grundlage für FM Ausschreibungen, Service Audits und ESG Berichte. Es muss fortlaufend gepflegt werden; ein Verantwortlicher für das Betriebshandbuch ist zu benennen.

Dokumenttitel/-typ

Betreiberkonzept

Zweck & Geltungsbereich

Definiert die strategischen und operativen Aufgaben sowie die Schnittstellen zwischen Auftraggeber und Betreiber. Ziel ist die Sicherstellung der Betreiberpflichten und der rechtssichere, effiziente Betrieb der technischen und baulichen Anlagen.

Relevante Regelwerke/Normen

GEFMA 520, GEFMA 198 1, Richtlinien für die Bundesbauverwaltung (RBBau) sowie Vorschriften des Arbeits und Gesundheitsschutzes. Im Leitfaden Nachhaltiges Bauen wird für die Prozessqualität ein Betreiberkonzept verlangt, das u. a. die Wahrnehmung der Betreiberpflichten, die Betriebssicherheit und die Wirtschaftlichkeit beschreibt.

Schlüsselelemente

• Auflistung der Betreiberpflichten nach Betriebssicherheitsverordnung (BetrSichV) und Arbeitsschutzgesetz (ArbSchG); Darstellung von Verkehrssicherungspflichten und der Haftung des Betreibers
• Prozesse für Wartung, Inspektion, Instandhaltung, Entsorgung, Reinigung, Winterdienst und Notfallmanagement; Berücksichtigung von Arbeitsschutz, Umweltschutz und Hygieneanforderungen
• Rollen und Verantwortlichkeitsmatrix (z. B. Eigentümer, Betreiber, Nutzer, Dienstleister) mit Entscheidungskompetenzen
• Kommunikationsstruktur, Berichtswesen und Schnittstellenmanagement
• Maßnahmen zur Sicherstellung der Wirtschaftlichkeit, Umweltverträglichkeit und Nachhaltigkeit

Verantwortlich

Betreiber / Auftraggeber

Praxis Hinweise

Obligatorisches Dokument bei der Übertragung von Betreiberpflichten. Es dient der rechtskonformen Organisationsstruktur und ist Teil der Revisionsunterlagen. Der Betreiber hat nach §§ 836 838 BGB für den ordnungsgemäßen Betrieb der Anlagen zu haften; die Konzepte sollten daher die Einhaltung der anerkannten Regeln der Technik sicherstellen.

Dokumenttitel/-typ

Eignungsnachweis für Bieter

Zweck & Geltungsbereich

Nachweis der fachlichen, wirtschaftlichen und technischen Leistungsfähigkeit sowie der Zuverlässigkeit eines Bieters als Voraussetzung für die Teilnahme am Vergabeverfahren. Die Vergabestelle darf den Zuschlag nur an Unternehmen erteilen, die diese Eignung erfüllen.

Relevante Regelwerke/Normen

VOB/A 2019, UVgO, GWB: Eignungsanforderungen müssen mit dem Auftragsgegenstand in Zusammenhang stehen; Bieter dürfen nicht diskriminiert werden. Nach der VOB/A sind Selbst oder Fremderklärungen zu Fachkunde, Leistungsfähigkeit und Zuverlässigkeit zulässig; Präqualifikationen oder die Einheitliche Europäische Eigenerklärung (EEE) können als vorläufiger Nachweis verwendet werden.

Schlüsselelemente

• Referenzen über vergleichbare Projekte (Art, Größe, Komplexität)
• Nachweis qualifizierter Fachkräfte (Ausbildungs /Berufsabschlüsse, Zertifikate)
• Zertifikate über Qualitäts und Umweltmanagement (z. B. DIN EN ISO 9001, 14001)
• Eigenerklärungen zur Zuverlässigkeit, Erklärung zu Ausschlussgründen und zum Nichtvorliegen von Korruptionsstraftaten
• Wirtschaftliche Leistungsfähigkeit (Umsatznachweise, Versicherungsbestätigungen)

Verantwortlich

Bieter / Auftragnehmer

Praxis Hinweise

Die Vergabestelle prüft die Eignung vor der Wertung der Angebote. Im FM dient der Eignungsnachweis der Lieferantenbewertung und der langfristigen Qualitätssicherung. Eine frühzeitige Präqualifikation erleichtert die Zulassung zu öffentlichen Ausschreibungen.

Dokumenttitel/-typ

Bewertung der Auftragsabwicklung

Zweck & Geltungsbereich

Systematische Beurteilung der Leistungserbringung eines Auftragnehmers unter den Gesichtspunkten Arbeitssicherheit und Qualität. Die Bewertung dient der Verbesserung des Arbeits und Gesundheitsschutzes sowie der Qualitätskontrolle im Rahmen der Auftragsausführung.

Relevante Regelwerke/Normen

DGUV Information 215 830: enthält in Anhang 4 einen Fragebogen zur Bewertung der Auftragsabwicklung. Dort fragt der Auftraggeber u. a., ob Schutzmaßnahmen geplant und eingehalten wurden, ob die Zusammenarbeit zwischen den beteiligten Unternehmen funktionierte, ob verantwortliche Personen benannt wurden, ob Beschäftigte unterwiesen wurden und ob die Ergebnisse dokumentiert wurden.

Schlüsselelemente

• Bewertung des Sicherheitsverhaltens der Auftragnehmer (Planung und Umsetzung von Schutzmaßnahmen, Arbeits und Gesundheitsschutz)
• Überprüfung der Einhaltung gesetzlicher und vertraglicher Arbeitsschutzanforderungen
• Qualität der Leistungserbringung und Einhaltung der technischen Regeln
• Dokumentation der Zwischen und Abschlussprüfungen; Mängelverfolgung und Nachbesserungen
• Feedback und Verbesserungsvorschläge für zukünftige Aufträge

Verantwortlich

Auftraggeber / Fachkraft für Arbeitssicherheit / Sicherheits und Gesundheitskoordinator

Praxis Hinweise

Die Bewertung ist Bestandteil des Sicherheits und Qualitätsmanagements im FM. Sie fließt in die Lieferantenbewertung ein und entscheidet über Wiederbeauftragungen. Eine objektive und dokumentierte Bewertung hilft, Unfallrisiken zu minimieren und Qualitätsstandards zu erhöhen.

Dokumenttitel/-typ

Bewertung der Auftragsabwicklung

Zweck & Geltungsbereich

Nachweis und Beurteilung der sicherheits- und auftragsgerechten Durchführung von Arbeiten durch Fremdfirmen. Erfasst wird die Qualität der Auftragsausführung unter Berücksichtigung von Arbeitssicherheit, Umweltschutz und termingerechter Leistungserbringung.

Relevante Regelwerke/Normen

DGUV Information 215 830 (Kap. 20.3/21.3) sowie § 8 ArbSchG. Die DGUV Information betont, dass beim Einsatz von Fremdfirmen erhöhter Unfall und Gesundheitsrisiko besteht und Verantwortlichkeiten klar geregelt werden müssen. Das ArbSchG verpflichtet Arbeitgeber, sich bei Beschäftigung mehrerer Arbeitgeber gegenseitig über Gefahren zu informieren und Arbeitsschutzmaßnahmen abzustimmen.

Schlüsselelemente

• Bewertung der Auftragsdurchführung hinsichtlich Sicherheit, Qualität und Termineinhaltung
• Dokumentation von Abweichungen oder sicherheitsrelevanten Mängeln
• Rückmeldung an den Auftraggeber zur Beurteilung der Fremdfirma
• Empfehlungen zu Schulungen oder Nachbesserungen

Verantwortlich

Auftragnehmer (z. B. Fremdfirma), Sicherheitsbeauftragter und Auftraggeber.

Praxis Hinweise

Bestandteil der Fremdfirmenkoordination. Die Bewertung dient der Sicherheitsüberwachung und der kontinuierlichen Verbesserung der Dienstleisterleistung. Sie bildet die Grundlage für künftige Vergabeentscheidungen und wird in das Arbeitsschutzmanagement integriert.

Dokumenttitel/-typ

Bietererklärung

Zweck & Geltungsbereich

Verpflichtungserklärung des Bieters, seine fachliche, organisatorische und rechtliche Eignung zur Ausführung von Facility Management oder Baudienstleistungen zu bestätigen. Sie dient der formalen Angebotsprüfung und stellt sicher, dass alle Bieter die Mindestanforderungen erfüllen.

Relevante Regelwerke/Normen

GEFMA 520 (Standardleistungsverzeichnis Facility Services). Die Richtlinie enthält Musterformulare, darunter die „Bietererklärung“, und regelt die Anforderungen an die Angebotsunterlagen.

Schlüsselelemente

• Angaben zum Unternehmen (Rechtsform, Sitz, Ansprechpartner)
• Nachweis der Einhaltung arbeitsrechtlicher, sicherheitstechnischer und sozialer Vorschriften
• Erklärung über wirtschaftliche Leistungsfähigkeit und Referenzen
• Datenschutz und Geheimhaltungserklärung

Verantwortlich

Bieter bzw. zukünftiger Auftragnehmer.

Praxis Hinweise

Bestandteil jeder FM Ausschreibung. Die Bietererklärung ermöglicht die schnelle Vorauswahl geeigneter Unternehmen und ist Grundlage für die Eignungsbewertung im Vergabeverfahren.

Dokumenttitel/-typ

Eigenerklärung zur Eignung

Zweck & Geltungsbereich

Selbstverpflichtung und Nachweis der betrieblichen, fachlichen und finanziellen Leistungsfähigkeit von Facility Service Anbietern. Das Dokument schafft Transparenz über Qualifikation und Ressourcen des Bieters.

Relevante Regelwerke/Normen

GEFMA 520 (Standardleistungsverzeichnis Facility Services).

Schlüsselelemente

• Angaben zur Personalqualifikation, zu Fachzertifikaten und Referenzen
• Nachweis von Versicherungen und Betriebshaftpflicht
• Verpflichtung zur Einhaltung gesetzlicher, tariflicher und ökologischer Standards
• Bestätigung des Qualitätsmanagementsystems (z. B. DIN EN ISO 9001)
• Angaben zu Umweltmanagement und Nachhaltigkeit

Verantwortlich

Bieter bzw. Facility Service Anbieter.

Praxis Hinweise

Die Eigenerklärung wird mit dem Angebot eingereicht und regelmäßig aktualisiert. Sie ist Grundlage für die Lieferantenbewertung und kann durch Bescheinigungen öffentlicher Stellen bestätigt werden.

Dokumenttitel/-typ

Nachweis der Eignung (Bauleistungen)

Zweck & Geltungsbereich

Dokumentation der technischen, wirtschaftlichen und personellen Eignung von Bauunternehmen zur Ausführung der ausgeschriebenen Bauleistungen. Grundlage für die Präqualifikation (PQ VOB).

Relevante Regelwerke/Normen

VOB/A 2019 § 6 a und § 6 b. Der Auftraggeber hat die Fachkunde, Leistungsfähigkeit und Zuverlässigkeit der Bewerber zu prüfen; Bauleistungen dürfen nur an fachkundige, leistungsfähige und zuverlässige Unternehmen vergeben werden.

Schlüsselelemente

• Fachliche Qualifikation (Meisterbriefe, Zertifikate, Befähigungsnachweise)
• Referenzprojekte aus den letzten Jahren
• Umsatz und wirtschaftliche Leistungsfähigkeit der letzten drei Geschäftsjahre
• Zahl der beschäftigten Arbeitskräfte nach Lohngruppen
• Angaben zur Eintragung im Berufsregister und zur Mitgliedschaft in der Berufsgenossenschaft
• Erklärung zur Insolvenzfreiheit, Liquidation und Zuverlässigkei

Verantwortlich

Bieter bzw. Bauunternehmen.

Praxis Hinweise

Bestandteil des Vergabeverfahrens nach VOB/A § 6. Der Auftraggeber kann die Eignung anhand eines Präqualifikationsverzeichnisses nachweisen lassen oder Einzelunterlagen verlangen.

Dokumenttitel/-typ

Dokumentation des Vergabeverfahrens (Vergabevermerk)

Zweck & Geltungsbereich

Vollständige Aufzeichnung aller wesentlichen Schritte und Entscheidungen im Beschaffungsprozess. Sie dient der Begründung von Entscheidungen, der Transparenz und der Nachprüfbarkeit des Vergabeverfahrens.

Relevante Regelwerke/Normen

§ 8 VgV. Die VgV verpflichtet den öffentlichen Auftraggeber, das Vergabeverfahren fortlaufend in Textform zu dokumentieren. Der Vergabevermerk muss u. a. Namen der Bewerber, Gründe für die Auswahl und Ablehnung, Gründe für ungewöhnlich niedrige Angebote und Angaben zu Interessenkonflikten enthalten.

Schlüsselelemente

• Angabe des Auftraggebers, des Auftragsgegenstands und des Auftragswerts
• Verfahrensart (offen, beschränkt, freihändig) und Vergabeunterlagen
• Kommunikationsprotokolle, Teilnahme und Angebotsunterlagen
• Bewertungskriterien, Entscheidungsmatrix und Zuschlagsentscheidung
• Begründung der Auswahl oder Ablehnung von Bewerbern und der Zuschlagsentscheidung
• Aufbewahrungspflicht von mindestens drei Jahren

Verantwortlich

Auftraggeber bzw. Vergabestelle.

Praxis Hinweise

Pflichtdokument nach § 8 VgV. Die Dokumentation dient der internen Kontrolle, der externen Nachprüfung (z. B. durch Rechnungsprüfungsämter) und der gerichtlichen Nachprüfbarkeit. Sie sollte elektronisch geführt und revisionssicher gespeichert werden.

Dokumenttitel/-typ

Dienstleistungs bzw. Servicevertrag

Zweck & Geltungsbereich

Regelt Rechte, Pflichten, Leistungsumfang, Qualität und Haftung zwischen Auftraggeber und Dienstleister im Rahmen von Facility Services. Der Vertrag bildet das Steuerungsinstrument für das Dienstleistungsverhältnis.

Relevante Regelwerke/Normen

DIN EN 17371 2 („Dienstleistungserbringung – Teil 2: Verträge“), BGB §§ 611 ff. § 611 BGB definiert, dass der Dienstleistende die versprochenen Dienste zu erbringen hat, während der andere Teil die vereinbarte Vergütung zu zahlen hat. § 611a BGB konkretisiert den Arbeitsvertrag und betont das Weisungsrecht des Arbeitgebers.

Schlüsselelemente

• Leistungsumfang und Qualitätskriterien: Beschreibung der zu erbringenden Leistungen, Service Level Agreements (SLA), Key Performance Indicators (KPI) und Messverfahren (z. B. nach DIN EN 17371 3).
• Vertragslaufzeit, Verlängerungs und Kündigungsklauseln
• Vergütung, Preisgleitklauseln und Zahlungsmodalitäten
• Haftung, Gewährleistung und Versicherungspflichten
• Datenschutz und Geheimhaltungsvereinbarungen, Compliance und ESG Vorgaben
• Reporting und Kommunikationsstrukturen, Eskalationswege und Änderungsmanagement

Verantwortlich

Auftraggeber und Auftragnehmer.

Praxis Hinweise

Grundlage für alle Facility Service Leistungen. Der Vertrag sollte an die Anforderungen der DIN EN 17371 2 angepasst werden und enthält klare Leistungsbeschreibungen sowie Regelungen zur Leistungsmessung. Er wird regelmäßig geprüft und dient als Instrument zur Vertragsbewertung und Qualitätssicherung.

Dokumenttitel/-typ

Arbeitsvertrag

Zweck & Geltungsbereich

Legt die arbeitsrechtlichen Rechte und Pflichten zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer fest. Er regelt die Erbringung der Arbeitsleistung und die Vergütung.

Relevante Regelwerke/Normen

BGB §§ 611 und 611a. Der Dienstvertrag verpflichtet zur Leistung der versprochenen Dienste und zur Zahlung der Vergütung. § 611a BGB beschreibt den Arbeitsvertrag als weisungsgebundene, fremdbestimmte Arbeit in persönlicher Abhängigkeit.

Schlüsselelemente

• Vertragsparteien, Arbeitsort und Tätigkeit
• Vergütung, Arbeitszeit, Urlaub und Nebenleistungen
• Kündigungsfristen und Beendigung des Arbeitsverhältnisses
• Pflichten zur Vertraulichkeit, zum Datenschutz und zur Wettbewerbsabrede
• Hinweise auf Tarifverträge, Betriebsvereinbarungen und Arbeitsschutzmaßnahmen

Verantwortlich

Arbeitgeber / Personalabteilung.

Praxis Hinweise

Der Arbeitsvertrag ist Bestandteil der Personalakte und Grundlage für die Arbeitszeit- und Sicherheitsnachweise. Er muss schriftlich fixiert werden (Nachweisgesetz) und an gesetzliche Änderungen (z. B. Arbeitszeit, Mindestlohn) angepasst werden.

Dokumenttitel/-typ

Agenturvertrag / Vermittlungsvertrag

Zweck & Geltungsbereich

Regelt die Vermittlungs oder Agenturleistung im Auftrag des Auftraggebers, z. B. die Bereitstellung von Servicepersonal oder die Koordination von Subunternehmern. Der Vertrag ist ein spezieller Dienstvertrag und unterliegt den allgemeinen Bestimmungen des BGB.

Relevante Regelwerke/Normen

BGB §§ 611 ff. (Dienstvertragsrecht). Der Dienstvertrag verpflichtet den Dienstleistenden zur Leistung der vereinbarten Dienste, der andere Teil zur Zahlung der Vergütung.

Schlüsselelemente

• Vertragsparteien, Leistungsgegenstand (z. B. Vermittlung von Personal oder Leistungen)
• Provisionen, Provisionssatz und Abrechnungsmodalitäten
• Laufzeit des Vertrags, Kündigungsfristen und Beendigungsregelungen
• Verschwiegenheits und Datenschutzklauseln
• Vertretungsrechte, Vollmachten und Haftungsregelungen
• Regelungen zur Haftung für vermittelte Dienstleister und zur Absicherung gegenüber Dritten

Verantwortlich

Auftraggeber und Agentur.

Praxis Hinweise

Wird im Facility Management bei Personalvermittlung, Subunternehmerkoordination oder temporärer Projektunterstützung eingesetzt. Der Vertrag sollte klare Provisionsvereinbarungen, Haftungsregelungen und Kündigungsbedingungen enthalten. Er ist Teil der Vertragsakte und dient der rechtssicheren Delegation und Abrechnung der Vermittlungsleistung.

Dokumenttitel/-typ

Ingenieurvertrag

Zweck & Geltungsbereich

Vertragliche Grundlage zwischen Auftraggeber und Ingenieur/Dienstleister für Planungs und Beratungsleistungen.

Relevante Regelwerke/Normen

BGB (insbesondere §§ 631 ff. und § 650p) sowie HOAI. Gemäß § 650p BGB verpflichtet der Ingenieurvertrag den Unternehmer, alle Leistungen zu erbringen, die erforderlich sind, um die vereinbarten Planungs und Überwachungsziele zu erreichen.

Schlüsselelemente

• Leistungsumfang (ausgerichtet an den HOAI Leistungsphasen 1 9)
• Vergütung und Zahlungsmodalitäten
• Rechte und Pflichten der Parteien
• Gewährleistung, Haftung und Versicherungen
• Vertragslaufzeit und Kündigungsklauseln

Verantwortlich

Auftraggeber und Ingenieur/Dienstleister

Praxis Hinweise

Grundlage für die Beauftragung technischer Fachplaner. Der Vertrag muss schriftlich abgeschlossen werden; Leistungsinhalte sind anhand der HOAI Leistungsphasen zu definieren und mit der Leistungsbeschreibung abzustimmen.

Dokumenttitel/-typ

Kaufvertrag

Zweck & Geltungsbereich

Vertragliche Grundlage für die Lieferung von Materialien, Maschinen oder Verbrauchsgütern im Rahmen von FM oder Bauprojekten.

Relevante Regelwerke/Normen

BGB. Nach § 433 BGB verpflichtet der Kaufvertrag den Verkäufer, dem Käufer die Sache zu übergeben und ihm das Eigentum frei von Sach und Rechtsmängeln zu verschaffen, während der Käufer den Kaufpreis zahlen und die Sache abnehmen muss.

Schlüsselelemente

• Vertragsparteien und Liefergegenstand
• Preis, Zahlungsbedingungen und Lieferfristen
• Eigentumsübergang und Gewährleistung
• Reklamations und Rücktrittsrechte

Verantwortlich

Auftraggeber (Käufer) und Lieferant (Verkäufer)

Praxis Hinweise

Bestandteil der Lieferkette im Bau und Beschaffungswesen. Der Kaufvertrag dient als Nachweis für Lieferanten und Vertragsmanagementsysteme im FM und sollte die Abwicklung über das interne Beschaffungssystem abbilden.

Dokumenttitel/-typ

Kündigung von Arbeits oder Dienstverträgen

Zweck & Geltungsbereich

Formgerechte Beendigung eines Beschäftigungs oder Dienstverhältnisses unter Einhaltung gesetzlicher Vorgaben.

Relevante Regelwerke/Normen

BGB. § 623 BGB schreibt vor, dass die Beendigung von Arbeitsverhältnissen durch Kündigung oder Auflösungsvertrag der Schriftform bedarf; die elektronische Form ist ausgeschlossen.

Schlüsselelemente

• Kündigungsgrund und frist
• Empfangsbestätigung des Empfängers
• ggf. Sozialauswahl oder Aufhebungsvertrag
• Archivierung im Personalakt

Verantwortlich

Arbeitgeber / Auftraggeber

Praxis Hinweise

Die Schriftform ist zwingend erforderlich. Im FM Bereich betrifft die Kündigung vor allem Verträge mit externen Dienstleistern oder interne Projektverträge; die Dokumentation ist im Personal bzw. Vertragsarchiv zu hinterlegen.

Dokumenttitel/-typ

Leistungsbeschreibung

Zweck & Geltungsbereich

Detaillierte Beschreibung der zu erbringenden Leistung als Bestandteil des Vergabeverfahrens für öffentliche Aufträge.

Relevante Regelwerke/Normen

GWB, VgV, UVgO sowie VOB/A 2019 § 7. Die VOB/A verlangt, dass die Leistung eindeutig und erschöpfend beschrieben wird, damit alle Unternehmen die Beschreibung gleich verstehen und sicher kalkulieren können.

Schlüsselelemente

• Leistungsgegenstand und Zielbeschreibung
• technische Anforderungen und Leistungsgrenzen
• Qualitätskriterien und Vertragsbedingungen
• Bewertungsmatrix und Zuschlagskriterien
• Eignungsanforderungen an Bieter

Verantwortlich

Auftraggeber / Vergabestelle

Praxis Hinweise

Pflichtdokument für öffentliche Aufträge. Eine präzise Leistungsbeschreibung gewährleistet Vergleichbarkeit der Angebote, Transparenz im Vergabeprozess und reduziert das Nachtragsrisiko.

Dokumenttitel/-typ

Leistungsbeschreibung (Bauleistungen)

Zweck & Geltungsbereich

Detaillierte Aufstellung aller Bauleistungen für Ausschreibung und Vergabe nach VOB/A.

Relevante Regelwerke/Normen

VOB/A 2019 (insbesondere § 7b) und VDI 6028 1. Laut § 7b VOB/A ist die Leistung durch eine allgemeine Darstellung der Bauaufgabe und ein in Teilleistungen gegliedertes Leistungsverzeichnis zu beschreiben.

Schlüsselelemente

• Positionsweise Aufstellung (Leistungsverzeichnis)
• technische Spezifikationen und Leistungsgrenzen
• Qualitätsstandards (z. B. DIN Normen)
• Schnittstellen zwischen Gewerken und Leistungsgrenzen

Verantwortlich

Auftraggeber, Fachplaner und Projektsteuerer

Praxis Hinweise

Die Bauleistungsbeschreibung bildet die Grundlage für Ausschreibung, Kostenkalkulation und Nachtragsmanagement. Leistungspositionen sind technisch und preislich homogen zu gliedern; heterogene Leistungen dürfen nur ausnahmsweise zusammengefasst werden.

Dokumenttitel/-typ

Leistungsbeschreibung mit Leistungsprogramm

Zweck & Geltungsbereich

Kombination aus textlicher Beschreibung und tabellarischem Leistungsprogramm für komplexe Projekte, bei denen auch der Entwurf Bestandteil des Wettbewerbs ist.

Relevante Regelwerke/Normen

HOAI und VOB/A 2019 (§ 7c). Nach § 7c VOB/A kann die Leistung durch ein Leistungsprogramm dargestellt werden, wenn es zweckmäßig ist, die Bauausführung und den Entwurf im Wettbewerb zu untersuchen, um die beste technische, wirtschaftliche und gestalterische Lösung zu finden.

Schlüsselelemente

• Funktionsbeschreibung des Objekts
• Raum und Anlagendaten
• Anforderungen an Ausführungsqualität, Gestaltung und Wirtschaftlichkeit
• Ausführungsfristen und Nachweise
• Musterleistungsverzeichnis mit teilweise offengelassenen Mengenangaben

Verantwortlich

Fachplaner / Objektplaner

Praxis Hinweise

Wird bei größeren Bauprojekten mit technischen Anlagen (TGA Anteil) eingesetzt. Gemäß § 7c VOB/A umfasst das Leistungsprogramm die Beschreibung der Bauaufgabe, den Zweck der fertigen Leistung sowie die technischen, wirtschaftlichen, gestalterischen und funktionsbedingten Anforderungen; Bieter müssen neben der Ausführung auch einen Entwurf mit Erläuterungen und Mengen bzw. Preisangaben vorlegen.

Dokumenttitel/-typ

Inventarliste

Zweck & Geltungsbereich

Übersicht aller im Betrieb eingesetzten Geräte, Materialien, Werkzeuge und Ausstattungen sowie deren Lokalisierung und Zustand.

Relevante Regelwerke/Normen

DIN EN 13306. Das Normabschnitt 10.6 definiert die Inventarliste als Verzeichnis der einzelnen Einheiten mit ihrem jeweiligen Standort.

Schlüsselelemente

• Identifikationsnummern (Inventar ID)
• Bezeichnung, Standort, Hersteller und technische Daten
• Wartungsstatus und Instandhaltungsfristen
• Zuordnung zu Verantwortlichkeiten und Betreiberpflichten

Verantwortlich

Facility Manager / Betreiber

Praxis Hinweise

Grundlage für Instandhaltungsplanung, Kostencontrolling und Auditnachweise. Die Inventarliste wird im CAFM System (Computer Aided Facility Management) geführt. Eine korrekte Dokumentation ermöglicht die Überwachung von Wartungszyklen und die Erfüllung der Betreiberpflichten.

Dokumenttitel/-typ

Leistungsbeschreibung mit Leistungslisten – strukturiertes Leistungsverzeichnis nach Leistungsbereichen.

Zweck & Geltungsbereich

Detaillierte, klare und erschöpfende Beschreibung der auszuführenden Leistungen, Mengen und Qualitäten für Bau , Liefer oder Dienstleistungen. Gemäß § 7 VOB/A muss die Beschreibung so eindeutig sein, dass alle Bieter sie im gleichen Sinne verstehen und ihre Preise ohne umfangreiche Vorarbeiten ermitteln können. Das Leistungsverzeichnis gliedert die Leistung in Teilleistungen und Positionen. Die HOAI dient als Strukturierungsgrundlage für Planungs und Ausschreibungsleistungen.

Relevante Regelwerke/Normen

Vergabe und Vertragsordnung für Bauleistungen Teil A (VOB/A 2019), insbesondere §§ 7 und 7b; Honorarordnung für Architekten und Ingenieure (HOAI); Allgemeine Technische Vertragsbedingungen (ATV DIN 18299 ff.).

Schlüsselelemente

– Leistungsumfang und technische Spezifikationen nach einschlägigen Normen.
– Mengen- und Mengeneinheiten (Leistungseinheiten, Flächen, Stückzahlen).
– Qualitätsanforderungen und Verweise auf technische Regeln (ATV DIN Normen).
– Ausführungsbedingungen: Termine, Gewährleistungsanforderungen, besondere Bedingungen des Baugrunds.
– Vergabekriterien: Bewertungsmatrix, Zuschlagskriterien, besondere Nachhaltigkeitsanforderungen gemäß GEFMA 520.

Verantwortlich

Objektplaner, Fachplaner und Auftraggeber (Bauherr oder Betreiber) erstellen und prüfen die Leistungsbeschreibung.

Praxis Hinweise

Die Leistungsbeschreibung bildet die Grundlage für die Ausschreibung, den Angebotsvergleich und den Vertragsabschluss. Sie ist nach HOAI und VOB/A zu strukturieren; Positionen müssen nach technischen und preisbildenden Kriterien klar gegliedert werden. Für Facility Services empfiehlt sich die Verwendung des GEFMA Standard Leistungsverzeichnisses, das nachhaltige Anforderungen und Musterpreisverzeichnisse enthält.

Dokumenttitel/-typ

Nachweis der technischen und beruflichen Leistungsfähigkeit.

Zweck & Geltungsbereich

Beleg über die fachliche Eignung des Bieters, um sicherzustellen, dass er über die erforderlichen personellen und technischen Mittel sowie die Erfahrung verfügt, den Auftrag ordnungsgemäß auszuführen. § 46 VgV erlaubt es Auftraggebern, Anforderungen an die technische und berufliche Leistungsfähigkeit zu stellen, damit die Bieter über geeignete Ressourcen und ausreichende Erfahrung verfügen.

Relevante Regelwerke/Normen

EU Richtlinie 2014/24/EU (Art. 58 und Annex XII), umgesetzt in der Vergabeverordnung (VgV) § 46.

Schlüsselelemente

– Referenzen über früher ausgeführte Liefer und Dienstleistungsaufträge: Liste der in den letzten drei Jahren erbrachten Leistungen mit Wert, Zeitpunkt und Empfänger
– Angabe der technischen Fachkräfte und Stellen: Qualifikation des einzusetzenden Personals, insbesondere der für die Qualitätskontrolle Verantwortlichen.
– Beschreibung der technischen Ausrüstung und Maßnahmen zur Qualitätssicherung.
– Zertifizierungen und Nachweise (z. B. ISO 9001, ISO 14001, GEFMA Zertifikate).
– Angaben zum Lieferkettenmanagement und zur Überwachung.

Verantwortlich

Bieter bzw. Auftragnehmer; sie müssen die erforderlichen Nachweise in den Teilnahmeanträgen und Angebotsunterlagen vorlegen.

Praxis Hinweise

Der Nachweis der technischen Leistungsfähigkeit ist Bestandteil der Vergabeunterlagen und dient zur Eignungsprüfung nach § 46 VgV. Auftraggeber sollten sicherstellen, dass geforderte Referenzen, Fachkräfte und Ausrüstung in angemessenem Verhältnis zum Auftragsgegenstand stehen. Im Facility Management erhöhen aussagekräftige Referenzen und Zertifizierungen die Transparenz und stärken das Vertrauen in die Leistungsfähigkeit des Dienstleisters.

Dokumenttitel/-typ

Nachweis der wirtschaftlichen und finanziellen Leistungsfähigkeit.

Zweck & Geltungsbereich

Nachweis der wirtschaftlichen Stabilität und Bonität des Bieters, um sicherzustellen, dass er über ausreichende finanzielle Kapazitäten zur Vertragserfüllung verfügt. § 45 VgV erlaubt dem Auftraggeber, Anforderungen zu stellen, die die wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit des Bieters absichern.

Relevante Regelwerke/Normen

EU Richtlinie 2014/24/EU (Art. 58, Annex XI), Vergabeverordnung (VgV) § 45.

Schlüsselelemente

– Jahresabschlüsse und Bankerklärungen: Veröffentlichung oder Vorlage von Jahresabschlüssen und Bankerklärungen.
– Umsatzangaben der letzten drei Jahre: Erklärung über Gesamtumsatz und Umsatz im Tätigkeitsbereich des Auftrags.
– Berufs oder Betriebshaftpflichtversicherung: Nachweis einer entsprechenden Versicherung.
– Bonitäts und Steuerbescheinigungen: Steuerliche Unbedenklichkeits und Versicherungsnachweise.
– Mindestjahresumsatz: Der Auftraggeber darf einen Mindestjahresumsatz verlangen, dieser darf jedoch grundsätzlich nicht mehr als das Doppelte des geschätzten Auftragswertes betragen.

Verantwortlich

Bieter bzw. Auftragnehmer.

Praxis Hinweise

Der Nachweis der wirtschaftlichen Leistungsfähigkeit ist Pflichtdokument bei öffentlichen Ausschreibungen. Auftraggeber sollten wirtschaftliche Kennzahlen in angemessenem Verhältnis zum Auftragsvolumen fordern und die Vorgaben transparent in den Vergabeunterlagen dokumentieren. Im Facility Management sichern Bonitätsprüfungen, dass Dienstleister langfristig leistungsfähig und zuverlässig sind.

Dokumenttitel/-typ

Nachunternehmererklärung

Zweck & Geltungsbereich

Erklärung des Hauptauftragnehmers über die geplante Beauftragung von Nachunternehmern in Facility Services Projekten. Sie schafft Transparenz darüber, welche Leistungen durch Dritte erbracht werden und ermöglicht dem Auftraggeber eine qualitätsorientierte Bewertung der Leistungskette. Die GEFMA 520 fordert, dass Sub und Nachunternehmer die Beschaffungs und Einkaufsrichtlinien anerkennen und nachhaltige Kriterien erfüllen.

Relevante Regelwerke/Normen

GEFMA Richtlinie 520 (Standardleistungsverzeichnis Facility Services); Nachhaltigkeitsleitlinien (z. B. GEFMA 160).

Schlüsselelemente

– Name und Qualifikation des Nachunternehmers.
– Leistungsumfang und Verantwortungsbereich (welche Facility Services werden übertragen?).
– Zertifikate und Zulassungen (z. B. ISO 14001, EMAS).
– Haftungs und Vertragsbedingungen: Übernahme der Vergabebedingungen des Hauptvertrags durch den Nachunternehmer.
– Nachhaltigkeitsverpflichtungen: Anerkennung der Beschaffungsrichtlinien und gegebenenfalls Nachweis zertifizierter Nachhaltigkeitsstandards.

Verantwortlich

Bieter bzw. Hauptauftragnehmer.

Praxis Hinweise

Die Nachunternehmererklärung ist Bestandteil der Vergabeakte. Auftraggeber sollten sicherstellen, dass Subunternehmer im Hinblick auf Qualifikation und Zertifizierung den gleichen Anforderungen wie der Hauptauftragnehmer entsprechen. Änderungen bei Nachunternehmern müssen vorab genehmigt und dokumentiert werden.

Dokumenttitel/-typ

Nachunternehmerliste

Zweck & Geltungsbereich

Übersicht über alle Sub /Nachunternehmer, die ein Facility Service Anbieter einsetzt. Sie dient der Transparenz und Nachvollziehbarkeit der Leistungskette und ermöglicht die Überprüfung der Eignung aller Beteiligten.

Relevante Regelwerke/Normen

GEFMA Richtlinie 520; gegebenenfalls Anforderungen aus VgV/VOB im Zusammenhang mit Eignungsleihe (§ 47 VgV).

Schlüsselelemente

– Firmenname, Adresse, Ansprechpartner.
– Leistungsbereich und Vertragsbeginn: Beschreibung des übertragenen Aufgabenbereiches und Beginn der Unterauftragsverhältnisse.
– Zertifizierungen und Nachweise: ISO Zertifikate, Fachkundenachweise, Nachhaltigkeitszertifikate.
– Kontroll und Dokumentationsvermerk: Datum der letzten Prüfung und Verantwortlicher für die Kontrolle.

Verantwortlich

Auftragnehmer / Facility Service Provider.

Praxis Hinweise

Die Nachunternehmerliste muss bei jeder Änderung aktualisiert werden und bei Audits sowie Qualitätsprüfungen vorgelegt werden. Der Auftraggeber sollte sich vertraglich das Recht vorbehalten, bestimmte Subunternehmer abzulehnen, wenn diese nicht die geforderten Qualifikationen nachweisen.

Dokumenttitel/-typ

Benutzerhandbuch für Facility Services.

Zweck & Geltungsbereich

Betriebsorientierte Beschreibung der durchzuführenden Dienstleistungen, der Service Level Agreements (SLAs) und der Kommunikations und Reportingprozesse zwischen Auftraggeber und Dienstleister. Das Handbuch ergänzt den Servicevertrag und dient als Grundlage für die Leistungskontrolle und die Auditierung.

Relevante Regelwerke/Normen

GEFMA 520; einschlägige Qualitätsmanagement Normen wie DIN EN ISO 9001.

Schlüsselelemente

– Organisationsstruktur und Kommunikationswege: Darstellung der Rollen (Auftraggeber, Objektleiter, Serviceleiter) und Meldewege.
– Service Level Agreements (SLAs): Definition von Leistungskennzahlen (KPIs), Qualitätszielen und Messmethoden.
– Eskalations und Reportingverfahren: Beschreibung von Störungs und Beschwerdemanagement, Berichtszyklen und Auditprozessen.
– Qualitätsmanagementprozesse: Interne Audits, KVP Maßnahmen und Dokumentationsanforderungen.

Verantwortlich

Facility Service Provider (Dienstleister), der das Handbuch gemeinsam mit dem Auftraggeber erarbeitet und fortschreibt.

Praxis Hinweise

Das Benutzerhandbuch ist Bestandteil des Servicevertrags. Es sollte elektronisch geführt und bei Änderungen des Leistungsumfangs aktualisiert werden. Für Audits muss es aktuelle Informationen über SLAs, Kommunikationsstrukturen und Qualitätskontrollen enthalten.

Dokumenttitel/-typ

Objektprofil

Zweck & Geltungsbereich

Erfassung aller für die Leistungserbringung relevanten Daten eines Gebäudes oder Objektportfolios. Das Profil bildet die Grundlage für die Planung und Steuerung der Facility Services und enthält Informationen zur Nutzung, technischen Ausstattung und zu den Rahmenbedingungen vor Ort.

Relevante Regelwerke/Normen

GEFMA 520; DIN Normen für Flächenermittlung und TGA Dokumentation (z. B. DIN 277, DIN 31051).

Schlüsselelemente

– Standort und Nutzungsdaten: Adresse, Gebäudetyp, Nutzung (Büro, Produktion, Lager) und Belegungsstruktur.
– Technische Ausstattung und Flächenangaben: Liste der Anlagen (Heizung, Lüftung, Aufzüge), Flächen nach Nutzungsarten (Nutzfläche, Technikfläche, Außenanlagen).
– Servicezeiten und Zugangsregelungen: Öffnungszeiten, Sicherheitsbestimmungen, Zutrittsberechtigungen.
– Ansprechpartner vor Ort: Kontaktpersonen für Betrieb, Sicherheit und Facility Management.

Verantwortlich

Auftraggeber bzw. Facility Manager; sie stellen die erforderlichen Daten bereit und aktualisieren das Profil regelmäßig.

Praxis Hinweise

Das Objektprofil ist Grundlage für Vertragsgestaltung und Serviceplanung. Es sollte in einem Computer Aided Facility Management System (CAFM) geführt und bei Änderungen (Umbauten, Nutzungsänderungen) aktualisiert werden.

Dokumenttitel/-typ

Nachweis der wesentlichen Vertragsbedingungen gemäß Nachweisgesetz.

Zweck & Geltungsbereich

Dokumentation der Mindestinhalte von Arbeitsverträgen zur Erfüllung der Transparenzpflichten. Der Arbeitgeber muss die wesentlichen Bedingungen des Arbeitsverhältnisses schriftlich festhalten und dem Arbeitnehmer innerhalb gesetzlicher Fristen aushändigen.

Relevante Regelwerke/Normen

Nachweisgesetz (NachwG); ggf. ergänzend Mindestlohngesetz und Tarifverträge.

Schlüsselelemente

Das Dokument muss mindestens enthalten:
– Name und Anschrift der Vertragsparteien.
– Beginn und, bei Befristung, Ende oder voraussichtliche Dauer des Arbeitsverhältnisses
– Arbeitsort oder Hinweis auf wechselnde Einsatzorte.
– Beschreibung der Tätigkeit.
– Probezeit (falls vereinbart).
– Zusammensetzung und Höhe des Arbeitsentgelts einschließlich Überstundenvergütung, Zuschläge, Zulagen und Sonderzahlungen.
– Arbeitszeit, Pausen und Schichtsystem.
– Überstundenregelungen.
– Dauer des jährlichen Erholungsurlaubs.
– Fortbildungsansprüche und betriebliche Altersversorgung.
– Kündigungsfristen und Hinweis auf anwendbare Tarifverträge oder Betriebsvereinbarungen.

Verantwortlich

Arbeitgeber; sie müssen den Nachweis erstellen, unterzeichnen und dem Arbeitnehmer aushändigen.

Praxis Hinweise

Seit der Änderung des Nachweisgesetzes im August 2022 sind die Anforderungen verschärft: Der Nachweis muss für wesentliche Angaben spätestens am ersten Arbeitstag und für weitere Angaben innerhalb von sieben Tagen bzw. einem Monat ausgehändigt werden. Elektronische Übermittlung ist zulässig, sofern das Dokument für den Arbeitnehmer zugänglich ist und ausgedruckt werden kann. Im Facility Management betrifft dies insbesondere technische Dienstleister und Reinigungspersonal; entsprechende Nachweise können bei Prüfungen der Arbeitsschutzbehörden angefordert werden.

Dokumenttitel/-typ

Leistungsbeschreibung

Zweck & Geltungsbereich

Detaillierte Beschreibung der zu erbringenden Liefer , Bau oder Dienstleistungen. Sie definiert Leistungsumfang, Qualitätsziele, Nachhaltigkeitsvorgaben und Ausführungsanforderungen als Grundlage der Ausschreibung.

Relevante Regelwerke/Normen

DIN ISO 20400 (Sustainable Procurement) – Leitfaden zur Einbindung ökologischer, sozialer und ökonomischer Nachhaltigkeitsaspekte in die Beschaffung, DIN EN ISO 9000 – definiert Management als „aufeinander abgestimmte Tätigkeiten zum Führen und Steuern einer Organisation“ und Qualität als den Grad der Erfüllung von Anforderungen.

Schlüsselelemente

* Leistungsumfang und Lieferfristen; Gewährleistungsanforderungen
* Qualitäts und Umweltkriterien, Nachhaltigkeitsziele gemäß ISO 20400
* Verbindliche technische Normen und Dokumentationsanforderungen
* Bewertungs und Zuschlagskriterien

Verantwortlich

Auftraggeber; Fachplaner; Vergabestelle

Praxis Hinweise

Die Leistungsbeschreibung ist die zentrale Grundlage für die Ausschreibung und die Angebotsbewertung. Sie muss mit den Nachhaltigkeitszielen (ISO 20400), dem Qualitätsmanagementsystem (ISO 9000) und relevanten technischen Normen abgestimmt sein.

Dokumenttitel/-typ

Ausschreibungsunterlagen

Zweck & Geltungsbereich

Zusammenstellung aller für die Ausschreibung von Liefer , Dienst und Bauleistungen erforderlichen Dokumente. Sie ermöglichen interessierten Unternehmen, qualifizierte Angebote abzugeben.

Relevante Regelwerke/Normen

VgV – Verpflichtet den öffentlichen Auftraggeber zur fortlaufenden Dokumentation des Vergabeverfahrens und zur Erstellung eines Vergabevermerks mit den maßgeblichen Entscheidungsgründen; UVgO – überträgt diese Grundsätze auf Aufträge unterhalb der EU Schwellenwerte und verlangt Wettbewerb, Transparenz, Gleichbehandlung und Berücksichtigung qualitativer sowie umweltbezogener Aspekte; VOB/A – legt die Vergabearten für Bauleistungen und die Grundsätze der Vergabe fest; HOAI – regelt die Honorare für Architekten und Ingenieurleistungen.

Schlüsselelemente

* Leistungsbeschreibung, Vertragsbedingungen und allgemeine Vertragsformulare
* Angebotsformulare, Fristen und Vorgaben für elektronische Kommunikation
* Eignungsanforderungen und Wertungskriterien
* Formulare für Bieterfragen, Protokolle der Angebotseröffnung

Verantwortlich

Auftraggeber; Vergabestelle; Planungsbüro

Praxis Hinweise

Die Ausschreibungsunterlagen bilden die verbindliche Grundlage für den Vergabeprozess. Sie müssen vollständig, transparent und diskriminierungsfrei sein, um rechtsichere Zuschlagsentscheidungen und Nachprüfungsverfahren zu ermöglichen.

Dokumenttitel/-typ

Angebot Bauleistungen

Zweck & Geltungsbereich

Schriftliches Preis und Leistungsangebot für Bauleistungen gemäss Leistungsbeschreibung und Ausschreibungsunterlagen.

Relevante Regelwerke/Normen

VOB/A – definiert die Anforderungen an Form und Inhalt von Angeboten, die Behandlung von Nebenangeboten und die zulässigen Vergabearten; VgV – bestimmt die Dokumentations und Informationspflichten des Auftraggebers und die Zuschlagskriterien.

Schlüsselelemente

* Preisblatt mit Einheitspreisen, Pauschalen, Bindefrist
* Beschreibung des Leistungsumfangs, Alternativangebote
* Eignungsnachweise, Referenzen und Bietererklärungen
* Angaben zu Ausführungsfristen, Gewährleistungen und Sicherheitsleistungen

Verantwortlich

Bieter (Auftragnehmer)

Praxis Hinweise

Das Angebot bildet die rechtliche und wirtschaftliche Grundlage für die spätere Vertragsvergabe. Es muss die in der Leistungsbeschreibung geforderten Angaben vollständig enthalten und wird in der Vergabeakte dokumentiert.

Dokumenttitel/-typ

Angebot für Lieferungen und Dienstleistungen

Zweck & Geltungsbereich

Wirtschaftliches und technisches Angebot eines Lieferanten oder Dienstleisters im Rahmen öffentlicher oder privater Vergaben.

Relevante Regelwerke/Normen

VgV/UVgO – regeln die Auswahl geeigneter Unternehmen und die Zuschlagskriterien für Liefer und Dienstleistungsaufträge; DIN EN ISO 9000 – definiert Qualitätsmanagementgrundsätze und den Qualitätsbegriff.

Schlüsselelemente

* Preisblatt, Produkt und Leistungsdaten
* Lieferbedingungen (Incoterms), Fristen
* Zertifizierungen (z. B. ISO 9001) und Nachweise zur Qualitätsfähigkeit
* Service Level Agreements (SLA) und Garantien

Verantwortlich

Lieferant; Dienstleister

Praxis Hinweise

Das Angebot ermöglicht den Vergleich von Wirtschaftlichkeit und Leistungsfähigkeit der Bieter. Es sollte nachhaltige Kriterien und Qualitätsnachweise enthalten und bildet einen wesentlichen Bestandteil der Vergabeakte sowie der strategischen Lieferantenbewertung im FM.

Dokumenttitel/-typ

Unternehmens Selbstauskunft

Zweck & Geltungsbereich

Prüfunterlage zur Bewertung der Eignung, Seriosität und Leistungsfähigkeit eines Facility Dienstleisters.

Relevante Regelwerke/Normen

GEFMA 520 / 510 – Mustervertrag und Standardleistungsverzeichnis Facility Services; sie bieten eine praxisnahe Grundlage zur Vertragsgestaltung und Leistungsbeschreibung im FM und schaffen Transparenz und Vergleichbarkeit.

Schlüsselelemente

* Allgemeine Unternehmensdaten, Eigentümerstruktur, Referenzen
* Nachweis der finanziellen Bonität und Versicherungsschutz
* Qualitätsmanagementnachweis (ISO 9001) und Zertifizierungen
* Angaben zu Mitarbeiterqualifikation, Schulungen und Sicherheitsmanagement

Verantwortlich

Dienstleister; Bieter

Praxis Hinweise

Die Selbstauskunft ist Pflicht im Auswahlprozess von Facility Services Dienstleistern. Sie ermöglicht die objektive Bewertung der Dienstleisterqualität und bildet die Grundlage für transparente Vergaben und eine strategische Dienstleistersteuerung.

Dokumenttitel/-typ

Vergabevermerk

Zweck & Geltungsbereich

Dokumentation der Zuschlagsentscheidung im Vergabeverfahren für Bauleistungen.

Relevante Regelwerke/Normen

§ 8 VgV – verpflichtet den öffentlichen Auftraggeber, das Vergabeverfahren von Beginn an fortlaufend zu dokumentieren und einen Vergabevermerk anzufertigen. Der Vergabevermerk muss mindestens den Namen des Auftraggebers, den Gegenstand und Wert des Auftrags, die Namen der berücksichtigten und nicht berücksichtigten Bieter, die Gründe für ihre Auswahl oder Nichtberücksichtigung sowie die Gründe für die Zuschlagsentscheidung enthalten.

Schlüsselelemente

* Zusammenfassung der Angebotsprüfung und Wertungsmatrix
* Begründung der Zuschlagsentscheidung (Preis/Leistung)
* Dokumentation der Nachverhandlungen und Besonderheiten
* Hinweise auf ungewöhnlich niedrige Angebote und die gewählten Abhilfemaßnahme

Verantwortlich

Auftraggeber; Vergabestelle

Praxis Hinweise

Der Vergabevermerk ist Pflichtdokument im Vergabeverfahren. Er dient als Nachweis für die Rechtmäßigkeit der Zuschlagsentscheidung und ist Grundlage für Nachprüfungsverfahren und interne Audits.

Dokumenttitel/-typ

Zuschlagsbekanntmachung

Zweck & Geltungsbereich

Offizielle Mitteilung an die Bieter und die Öffentlichkeit über den erfolgten Zuschlag.

Relevante Regelwerke/Normen

VgV/UVgO – verpflichten zur Veröffentlichung der Zuschlagsergebnisse. Der Vergabevermerk muss der Europäischen Kommission und den Aufsichtsbehörden auf Anforderung vorgelegt werden.

Schlüsselelemente

* Name des erfolgreichen Bieters
* Vertragsgegenstand, Leistungszeitraum und Zuschlagssumme
* Begründung der Auswahlentscheidung
* Eventuell Unterauftragnehmer und Weitervergaben

Verantwortlich

Vergabestelle; Auftraggeber

Praxis Hinweise

Die Zuschlagsbekanntmachung ist Teil der Vergabeakte. Sie dient der Transparenz gegenüber der Öffentlichkeit und den Bietern und stellt die Einhaltung der Informationspflichten sicher.

Dokumenttitel/-typ

Arbeitsschutzvereinbarung zwischen Auftraggeber und Auftragnehmer

Zweck & Geltungsbereich

Schriftliche Vereinbarung über die Einhaltung und Kontrolle der Arbeitsschutzpflichten bei der Durchführung von Aufträgen durch externe Firmen.

Relevante Regelwerke/Normen

DGUV Information 215 830 – beschreibt die Zusammenarbeit von Unternehmen im Rahmen von Werkverträgen. Sie fordert die Bestimmung einer koordinierenden Person, die die Arbeiten aufeinander abstimmt und die auftragsbezogene Vereinbarung zum Arbeitsschutz erstellt. In der Mustervereinbarung (Anhang 2) verpflichten sich Auftraggeber und Auftragnehmer, gewerkübergreifende Gefährdungen zu identifizieren und geeignete Schutzmaßnahmen festzulegen; die beteiligten Unternehmen müssen diese Maßnahmen in ihre Gefährdungsbeurteilung übernehmen und deren Umsetzung kontrollieren. ArbSchG § 3 – verpflichtet Arbeitgeber, alle erforderlichen Maßnahmen des Arbeitsschutzes zu treffen, deren Wirksamkeit zu überprüfen und eine Verbesserung von Sicherheit und Gesundheitsschutz anzustreben.

Schlüsselelemente

* Beschreibung der Arbeiten und des Einsatzortes
* Benennung der auftragsverantwortlichen, koordinierenden und aufsichtsführenden Personen; Angaben zur Weisungsbefugnis
* Gefährdungsbeurteilung und Festlegung von Schutzmaßnahmen; Anforderungen an persönliche Schutzausrüstung (PSA)
* Unterweisungsnachweise für Beschäftigte; Verpflichtung zur Dokumentation und Kontrolle
* Melde und Kommunikationspflichten (z. B. Meldung von Subunternehmen)

Verantwortlich

Auftraggeber und Auftragnehmer

Praxis Hinweise

Die Arbeitsschutzvereinbarung ist vor Auftragsbeginn abzuschließen und Bestandteil der Fremdfirmenkoordination. Sie enthält klare Zuständigkeiten und definiert, wie Gefährdungen ermittelt, Maßnahmen festgelegt und überwacht werden.

Dokumenttitel/-typ

Vertrag (Liefer , Dienst oder Werkvertrag)

Zweck & Geltungsbereich

Regelt die Rechte, Pflichten, Zahlungsbedingungen und Qualitätsanforderungen zwischen Auftraggeber und Auftragnehmer für Liefer , Dienst oder Bauleistungen.

Relevante Regelwerke/Normen

BGB § 631 ff. – Beim Werkvertrag verpflichtet sich der Unternehmer zur Herstellung des versprochenen Werkes und der Besteller zur Zahlung der vereinbarten Vergütung. VOB/B – Allgemeine Vertragsbedingungen für die Ausführung von Bauleistungen; BGB – regelt Mängelrechte, Gewährleistungsfristen und Haftung. DIN EN ISO 9000 – legt die Prinzipien des Qualitätsmanagements fest, einschließlich Kundenorientierung, Prozessansatz, kontinuierlicher Verbesserung.

Schlüsselelemente

* Vertragsparteien, Leistungsbeschreibung und Umfang
* Zahlungs und Lieferbedingungen; Abschlags und Schlussrechnungen
* Qualitätsmanagement, Dokumentationspflichten und Auditrechte
* Gewährleistung, Haftung, Vertragsstrafen und Sicherheitsleistungen

Verantwortlich

Auftraggeber; Auftragnehmer

Praxis Hinweise

Der Vertrag bildet die juristische Grundlage der Leistungserbringung. Er ist modular zu gestalten und sollte auf Musterverträgen wie dem GEFMA Mustervertrag basieren, um Transparenz und Vergleichbarkeit sicherzustellen. Qualitäts und Dokumentationspflichten sowie nachhaltige Beschaffungsanforderungen sind zu integrieren.

Dokumenttitel/-typ

Facility Services Vertrag (Rahmenvertrag für infrastrukturelle, technische und kaufmännische FM Leistungen)

Zweck & Geltungsbereich

Regelt die Erbringung von infrastrukturellen (IGM), technischen (TGM) und kaufmännischen (KGM) Facility Services zwischen Auftraggeber und Dienstleister. Definiert Leistungsart, Umfang, Service Levels und organisatorische Schnittstellen.

Relevante Regelwerke/Normen

BGB §§ 611 ff.: Im Dienstvertrag verpflichtet sich der Dienstverpflichtete zur Leistung der versprochenen Dienste, während der andere Teil die vereinbarte Vergütung zahlt. GEFMA 510 (Mustervertrag Facility Services) als Branchenstandard für Struktur, Leistungsbeschreibung und Vertragsgestaltung.

Schlüsselelemente

• Leistungsumfang (TGM, IGM, KGM, CAFM Services) mit detaillierten Leistungsbeschreibungen
• Vertragsdauer und Kündigungsfristen (z. B. mehrjährige Grundlaufzeit, ordentliche und außerordentliche Kündigung)
• Qualitätskennzahlen wie KPIs und Service Level Agreements (SLAs) zur Steuerung der Leistungserbringung
• Vergütungsstruktur (Pauschalen, Einheitspreise, variable Vergütungsbestandteile)
• Haftungs , Datenschutz und Nachweispflichten einschließlich Dokumentation, Auskunfts und Prüfpflichte

Verantwortlich

Auftraggeber und Auftragnehmer; der Auftraggeber definiert den Bedarf und überwacht die Einhaltung, der Auftragnehmer erbringt die Leistungen.

Praxis Hinweise

Der Vertrag bildet die Grundlage für Leistungssteuerung, Controlling und Audits im operativen Facility Management. Er wird regelmäßig überprüft und bei Vertragsverlängerungen oder Leistungsanpassungen aktualisiert.

Dokumenttitel/-typ

Facility Service Werkvertrag (Werkvertrag über klar definierte Leistungen)

Zweck & Geltungsbereich

Regelt die Erbringung von Werkleistungen im Facility Management mit konkret definiertem Erfolg, z. B. Wartungs , Inspektions oder Instandsetzungsarbeiten.

Relevante Regelwerke/Normen

BGB §§ 631 ff.: Der Werkunternehmer schuldet die Herstellung eines versprochenen Werkes; der Besteller muss die vereinbarte Vergütung zahlen. Ergänzend gilt GEFMA 510 für FM spezifische Vertragsgestaltung.

Schlüsselelemente

• Leistungsbeschreibung und Abnahmebedingungen einschließlich Abnahmeprotokoll
• Gewährleistung und Mängelhaftung (z. B. zweijährige Gewährleistungsfrist bei Werkleistungen)
• Abrechnungsmodalitäten (z. B. Einheitspreise, Vergütung nach Abnahme)
• Sicherheits und Qualitätsanforderungen (z. B. Arbeitsschutzmaßnahmen, Nachweispflichten)
• Haftung, Versicherung, Datenschut

Verantwortlich

Auftraggeber / Auftragnehmer; der Auftraggeber definiert das Werkziel und kontrolliert die Abnahme, der Auftragnehmer trägt das Erfolgsrisiko.

Praxis Hinweise

Dient zur Beauftragung gewerkeorientierter FM Leistungen (z. B. Wartung von TGA Anlagen). Abnahmeprotokolle sind gegenüber Behörden und Versicherern bedeutsam.

Dokumenttitel/-typ

Bauvertrag

Zweck & Geltungsbereich

Vertragliche Grundlage für Bauleistungen zwischen Auftraggeber und Auftragnehmer nach BGB und VOB/B. Er regelt Herstellung, Umbau, Wiederherstellung oder Instandhaltung eines Bauwerks.

Relevante Regelwerke/Normen

BGB §§ 650a ff. (Bauvertrag); § 650a definiert den Bauvertrag als Vertrag über Herstellung oder Umbau eines Bauwerks. VOB/B enthält die Allgemeinen Vertragsbedingungen für die Ausführung von Bauleistungen.

Schlüsselelemente

• Leistungsbeschreibung und Ausführungsfristen
• Vergütung und Nachträge (z. B. Einheitspreise, Pauschalpreis, Regelungen zu Nachtragsforderungen)
• Sicherheitsleistungen wie Bürgschaften
• Abnahme und Gewährleistung (z. B. förmliche Abnahme, Mängelansprüche)
• Vertragsstrafen bei Verzug

Verantwortlich

Auftraggeber / Auftragnehmer; beide müssen die Vorgaben der VOB/B einhalten.

Praxis Hinweise

Zentrale Vertragsgrundlage für Bau und Instandhaltungsprojekte. Im Facility Management wichtig für Übergabe , Nachtrags und Gewährleistungsmanagement.

Dokumenttitel/-typ

Werkvertrag

Zweck & Geltungsbereich

Vertrag über die Herstellung eines Werkes oder einer bestimmten Leistung mit Erfolgsgarantie. Er verpflichtet den Unternehmer zur Herstellung des versprochenen Werkes und den Besteller zur Entrichtung der Vergütung.

Relevante Regelwerke/Normen

BGB §§ 631 ff.

Schlüsselelemente

• Beschreibung des Werkziels
• Fristen und Gewährleistung
• Abnahmebedingungen
• Vergütung und Zahlungsmodalitäten
• Mängelhaftung

Verantwortlich

Auftraggeber / Auftragnehmer

Praxis Hinweise

Wird für Leistungen mit klar definiertem Ergebnis (z. B. Austausch, Reparatur) angewendet. Bestandteil der FM Vertragsmappe.

Dokumenttitel/-typ

Werkvertrag

Zweck & Geltungsbereich

Vertrag über die Herstellung eines Werkes oder einer bestimmten Leistung mit Erfolgsgarantie. Er verpflichtet den Unternehmer zur Herstellung des versprochenen Werkes und den Besteller zur Entrichtung der Vergütung.

Relevante Regelwerke/Normen

BGB §§ 631 ff.

Schlüsselelemente

• Beschreibung des Werkziels
• Fristen und Gewährleistung
• Abnahmebedingungen
• Vergütung und Zahlungsmodalitäten
• Mängelhaftung

Verantwortlich

Auftraggeber / Auftragnehmer

Praxis Hinweise

Wird für Leistungen mit klar definiertem Ergebnis (z. B. Austausch, Reparatur) angewendet. Bestandteil der FM Vertragsmappe.

Dokumenttitel/-typ

Zuschlagsentscheidung / Vergabevermerk

Zweck & Geltungsbereich

Dokumentiert die Zuschlagserteilung und die Auswahl des wirtschaftlichsten Angebots bei Bauleistungen.

Relevante Regelwerke/Normen

VOB/A 2019; insbesondere § 18 VOB/A, der vorschreibt, dass der Zuschlag rechtzeitig erteilt werden muss und der Bieter im Falle von Änderungen unverzüglich über seine Annahme zu erklären hat; § 20 VOB/A schreibt die Dokumentation des Vergabeverfahrens und die Informationspflicht vor.

Schlüsselelemente

• Bewertungskriterien und Begründung der Zuschlagsentscheidung (Eignung, Preis, Qualität)
• Vergabeakte und Verfahrensdokumentation (Vergabevermerk mit Angaben zu Auftraggeber, Art und Umfang der Leistung, Wert, ausgewählten und abgelehnten Bietern sowie Gründe)
• Wirtschaftlichkeitsberechnung

Verantwortlich

Vergabestelle / Auftraggeber

Praxis Hinweise

Pflichtunterlage bei Bauvergaben; dient im FM als Audit und Revisionsnachweis. Der Vergabevermerk muss die Entscheidung lückenlos dokumentieren und wird für mindestens drei Jahre aufbewahrt.

Dokumenttitel/-typ

Zuschlagsentscheidung – Liefer und Dienstleistungen

Zweck & Geltungsbereich

Nachweis über Zuschlag und Vertragsabschluss für Liefer und Dienstleistungen im Rahmen der Vergabeverordnung (VgV).

Relevante Regelwerke/Normen

Vergabeverordnung (VgV): Der öffentliche Auftraggeber muss das Vergabeverfahren von Beginn an fortlaufend dokumentieren§ 8 VgV verpflichtet zu einem Vergabevermerk mit Angaben zum Auftrag, den ausgewählten und nicht berücksichtigten Bietern sowie Gründen für die Auswahl.

Schlüsselelemente

• Angebotsbewertung (Eignung, Preis, Qualität)
• Vergabeentscheidung mit Begründung einschließlich Dokumentation der Kommunikation und der Gründe für den Zuschlag
• Nachweis der rechtlichen Transparenz (z. B. Einhaltung der EU Richtlinien, Dokumentation der Interessenkonflikte)

Verantwortlich

Auftraggeber / Vergabestelle

Praxis Hinweise

Pflichtdokument für alle EU weiten Vergabeverfahren. Im FM dient der Vergabevermerk als Grundlage für Revisionssicherheit und Nachweis der transparenten Beschaffung. Der Vermerk muss bis zum Ende der Vertragslaufzeit, mindestens jedoch drei Jahre, aufbewahrt werden.

Dokumenttitel/-typ

Betreiberkonzept – Facility Services

Zweck & Geltungsbereich

Beschreibt den organisatorischen und rechtlichen Rahmen für die Übernahme und Durchführung von Betreiberpflichten im Gebäudebetrieb. Es definiert die Betreiberverantwortung, Schnittstellen und Prozesse für Betrieb, Instandhaltung und Risikomanagement.

Relevante Regelwerke/Normen

GEFMA 510 (Mustervertrag Facility Services) in Verbindung mit GEFMA 190 (Betreiberverantwortung) und VDI 3810. Laut VDI 3810 ist der Betreiber eine natürliche oder juristische Person, die für den sicheren Betrieb einer Anlage verantwortlich ist. Betreiberverantwortung ist die Rechtspflicht zum sicheren Betrieb.

Schlüsselelemente

• Betreiberpflichten und Verantwortlichkeiten: Festlegung, wer als Betreiber gilt (Eigentümer, Mieter, Dienstleister) und welche Pflichten (z. B. Verkehrssicherung, Arbeitsschutz, technische Sicherheit) zu erfüllen sind.
• Schnittstellen zu Auftraggeber und Dritten: Beschreibung der Kommunikations und Reportingwege, Verantwortungsübergaben und Delegationsregelungen (Delegation erfordert Auswahl geeigneter Dienstleister, Definition des Aufgabenbereichs und Kontrolle).
• Risikomanagement und Berichtswesen: Verfahren zur Risikoidentifikation, Dokumentation und Überwachung; Einbindung in das CAFM System.
• Betriebs und Instandhaltungsprozesse: Festlegung von Inspektions , Wartungs und Instandsetzungsintervallen sowie Notfall und Störungsmanagement.

Verantwortlich

Facility Services Anbieter / Auftraggeber; der Betreiber kann Eigentümer, Nutzer oder Dienstleister sein.

Praxis Hinweise

Bestandteil des FM Betriebshandbuchs und Nachweis der Erfüllung von Betreiberpflichten gem. Betriebssicherheitsverordnung, Arbeitsschutzgesetz und weiteren Regelwerken. Bei Delegation der Betreiberverantwortung sind Auswahl, klare Aufgabenbeschreibung und laufende Kontrolle essentiell.

Dokumenttitel/-typ

Bewertung der Auftragsabwicklung

Zweck & Geltungsbereich

Überprüfung und Dokumentation der sicherheitstechnischen und qualitativen Auftragsabwicklung durch den Auftraggeber bzw. durch den Auftragnehmer (Fremdfirma). Grundlage für kontinuierliche Verbesserung und Compliance.

Relevante Regelwerke/Normen

DGUV Information 215 830: Anhang 4 und 5 enthalten Checklisten zur Bewertung der Auftragsabwicklung durch Auftraggeber und Auftragnehmer. Die Checkliste fragt z. B., ob der Auftragnehmer die Arbeitsschutzorganisation darlegen konnte, ob er sich über die Gegebenheiten am Arbeitsort informiert hat und ob er einen Arbeitsablaufplan erstellt hat.

Schlüsselelemente

• Erfüllung der Arbeitsschutzvorgaben: Überprüfung, ob der Auftragnehmer die Organisation für Sicherheit und Gesundheit darlegen konnte und Arbeitsschutzmaßnahmen umgesetzt hat.
• Einhaltung von Fristen und Qualität: Kontrollfragen zur Einhaltung des abgestimmten Arbeitsablaufplans, zu Abnahmen und zur Qualität der ausgeführten Leistungen.
• Kommunikation und Zusammenarbeit: Bewertung der Erreichbarkeit der verantwortlichen Personen und der Zusammenarbeit mit der koordinierenden Person.
• Dokumentation im Auditbericht: Festhalten von Abweichungen, Ursachen und Maßnahmen; Fazit und Handlungsbedarf.

Verantwortlich

Auftraggeber / Fachkraft für Arbeitssicherheit; bei Bewertung durch die Fremdfirma ist diese verantwortlich für die Beurteilung des Auftraggebers.

Praxis Hinweise

Die Bewertung dient der kontinuierlichen Verbesserung im Dienstleistermanagement. Sie ist Teil des Qualitäts und Arbeitsschutzmanagementsystems im FM. Die Checklisten aus der DGUV Information sollten projektbezogen angepasst und nach jeder Auftragsausführung dokumentiert werden.