Dokumente für den zukünftigen Betrieb

Baugenehmigung & Abnahmen

Offizielle Baugenehmigung mit genehmigten Bauplänen sowie Dokumentation der Bauabnahmen. Enthält ggf. Auflagen der Bauaufsicht. Wichtig, um sicherzustellen, dass das Gebäude vorschriftsmäßig errichtet wurde und in Betrieb gehen darf.

Nutzungsfreigabe / Bauabnahmeprotokoll

Protokolle der Endabnahme des Gebäudes (Schlussabnahme durch GU, Abnahme Nutzergewerke) sowie behördliche Freigaben zur Nutzung. Ohne diese darf der Betrieb nicht aufgenommen werden.

Brandschutzkonzept & -nachweis

Vom Fachplaner erstelltes Brandschutzkonzept mit Beschreibung aller Brandschutzmaßnahmen (Baulich, Technisch, Organisatorisch). Enthält Brandabschnitte, Löschanlagen, Entrauchung etc. sowie den Brandschutznachweis (Prüfsachverständigen-Abnahme). Grundlage für spätere Einhaltung und Prüfungen, relevant für FM und Behörden.

Flucht- und Rettungspläne

Grafische Pläne für jedes Geschoss mit eingezeichneten Fluchtwegen, Notausgängen, Feuerlöschern etc., die im Gebäude aushängen. Der FM muss sicherstellen, dass diese Pläne aktuell, korrekt angebracht und behördlich abgestimmt sind. Sie sind essenziell für die Sicherheit der Nutzer.

Arbeitsstättenbezogene Genehmigungen

Ggf. notwendige Anzeigen/Bescheide, z.B. für den Betrieb von Versammlungsstätten, Aufzugsanlagengenehmigungen oder Emissionsschutz (falls Produktion relevante Anlagen hat). Der Head of FM prüft, welche speziellen Genehmigungen (z.B. gemäß Bundesimmissionsschutz, falls erforderlich) vorliegen müssen und dokumentiert diese.

Energieausweis & Nachhaltigkeitszertifikate

Offizieller Gebäude-Energieausweis nach EnEV/GEG sowie evtl. Nachhaltigkeitszertifikate (LEED, DGNB o.ä., falls angestrebt). Zeigen die energetische Qualität des Gebäudes. FM nutzt den Energieausweis für das Energiemanagement und hält gesetzliche Aushangpflichten ein.

Wartungsverträge (gesamt)

Überblick aller Wartungs- und Inspektionsverträge für gebäudetechnische Anlagen (z.B. Aufzüge, Heizungs-, Klima- und Lüftungsanlagen, Sprinkler). Der Head of FM stellt sicher, dass für alle kritischen Anlagen Verträge mit geeigneten Dienstleistern abgeschlossen sind und überwacht deren Laufzeiten und SLAs.

Serviceverträge Facility Services

Verträge für infrastrukturelle Dienstleistungen (Reinigung, Sicherheitsdienst/Werkschutz, Winterdienst, Müllentsorgung, Grünanlagenpflege etc.). Enthalten Leistungsbeschreibungen und Qualitätskriterien. Die Verantwortung für das tägliche Management liegt bei den jeweiligen Gruppenleitern, aber der Head of FM achtet auf Vertragskonformität und Budgets.

Energie- und Medienverträge

Lieferverträge für Strom, Gas, Wasser, Fernwärme sowie Telekommunikation. Stellen die Versorgung des Standorts sicher. Insbesondere bei Strom kann ein Energieliefer- oder -dienstleistungsvertrag (z.B. ggf. mit Herkunftsnachweisen für Ökostrom) relevant sein. FM behält Vertragslaufzeiten und Konditionen im Blick.

Catering-Vertrag

Falls Lebensmittel über einen Caterer bezogen werden, muss der entsprechende Vertrag dokumentiert sein (Leistungsumfang, Preise, HACCP-Vorgaben, Personalstellung etc.). Der Head of FM überprüft Vertragsinhalte, da die Kantine integraler Bestandteil der Standortservices ist.

Versicherungsunterlagen

Policen für Gebäudeversicherung, Haftpflicht, ggf. Elektronikversicherung und Maschinenbruchversicherung. Für den FM ist wichtig, welche Risiken abgedeckt sind und welche Sicherheitsvorschriften einzuhalten sind (z.B. Wartungsintervalle als Bedingung für Versicherungsschutz).

Revisionspläne (\"As-Built\"-Pläne)

Vollständige Bestandspläne aller Gewerke nach Fertigstellung, einschließlich: Architekturpläne, Versorgungstechnik-Pläne (Heizung, Kälte, Lüftung, Sanitär), Elektroschemata (Stark- und Schwachstrom, Beleuchtung, Sicherheitsbeleuchtung), IT-/Netzwerkpläne, Brandmelde- und Sprinklerpläne. Diese Pläne sind essenziell, um die Lage und Ausführung jeder Anlage zu kennen (z.B. Leitungsführungen, Ventile, Schaltschränke) und dienen als Grundlage für Wartung und Störungsbehebung.

Anlagenschemata und Stromlaufpläne

Detaillierte Schemata der Anlagen, z.B. HKL-Fließschemata, Hydraulikpläne, elektrische Stromlaufpläne der Unterverteilungen, Schaltpläne der Gebäudeleittechnik (GLT). Sie zeigen die Funktionsweise komplexer Systeme (wie z.B. Lüftungsanlagen mit allen Komponenten oder Steuerlogiken der GLT) und sind notwendig, um Eingriffe oder Optimierungen vorzunehmen.

Anlagen- und Komponentenlisten

Verzeichnisse aller technischen Anlagen und wichtiger Komponenten mit technischen Kenndaten. Beispielsweise: Lüftungsanlagenliste (mit Hersteller, Typ, Leistung), Pumpen- und Motorenlisten, Leuchtenverzeichnis, Tür- und Schlosslisten etc. Solche Listen (idealerweise digital verfügbar oder im CAFM-System importierbar) helfen, den Wartungsumfang zu planen und Ersatzteile/Verbrauchsmaterial besser zu verwalten.

Bedienungs- und Wartungsanleitungen

Hersteller-Dokumentation für alle Geräte und Anlagen (z.B. Kessel, Kältemaschinen, Aufzüge, Notstromaggregat, Brandschutzklappen, Türen/Tore mit Antrieb etc.). Sie enthalten Bedienhinweise, technische Daten, Wartungsanforderungen und Fehlerdiagnose. Diese Handbücher sind oft als Teil der Bestandsdokumentation vom GU/Fachfirma zu liefern und dienen dem technischen Team als Referenz im Betrieb.

Digitale Gebäude- und Anlagendaten

Falls vorhanden: BIM-Modell oder digitale Gebäudedaten, die für FM nutzbar sind (digitale Zwillinge, CAD-Pläne, parametrisierte Anlagenobjekte). Erleichtert das Verständnis komplexer Zusammenhänge und kann direkt in das CAFM-System eingespeist werden. (Sicherstellen, dass Daten konsistent und aktuell sind, inkl. einheitlicher Anlagen- und Raumnummerierung wie im Planungsprozess festgelegt.)

Wartungsplan & -kalender (TGA)

Vom Technischen FM erstellte Übersicht aller präventiven Wartungen mit Intervallen je Anlage. Stützt sich auf Herstellerangaben aus den Wartungsanleitungen sowie normative Vorgaben. Enthält z.B.: Wartung Lüftungsanlagen vierteljährlich, Heizkessel jährlich vor Heizperiode, Notstromaggregat monatlicher Probelauf, USV-Batterietest etc. Dient der Planung und Kontrolle der Wartungsdurchführung (ggf. im CAFM hinterlegt).

Prüfplan für gesetzliche Prüfungen

Auflistung aller Prüf- und Inspektionsfristen, die gesetzlich gefordert sind, inkl. Verantwortlichkeiten. Beispiele: Aufzugsprüfung durch ZÜS (TÜV) alle 2 Jahre (plus Zwischenprüfungen), Druckbehälterprüfung, Sprinkleranlagen-Abnahme jährl. durch Sachverständigen, E-Check/DGUV V3-Prüfung elektrischer Betriebsmittel regelmäßig, Blitzschutzmessung alle 4 Jahre, Trinkwasser-Hygieneprüfung (Legionellen) jährlich. Dieser Plan stellt sicher, dass keine Frist versäumt wird.

Abnahmeprotokolle & Inbetriebnahmeberichte

Dokumentation aller Abnahmen technischer Anlagen bei Fertigstellung: z.B. Prüfprotokolle der Brandmeldeanlage und Sprinkleranlage (Abnahme durch Prüfsachverständige), TÜV-Abnahmeprotokolle für Aufzüge, Druckprobe und Dichtheitsprüfungsnachweise für Rohrleitungen, Inbetriebnahmebericht für Heizungsanlage (inkl. hydraulischem Abgleich) etc. Diese Nachweise werden vom GU/Fachfirmen geliefert und müssen im FM-Archiv abgelegt sein, um jederzeit belegen zu können, dass Anlagen normgerecht in Betrieb gingen.

Prüfbücher und Logbücher

Fortlaufende Dokumentationen im Betrieb für bestimmte Anlagen: z.B. Aufzugsbuch (führen wir weiter, enthält alle Prüfungen/Wartungen und Störungen des Aufzugs), Sprinklerbuch, Heizungsanlagenbuch gemäß Vorgaben. Auch ein Betriebsjournal der Gebäudeleittechnik (automatische Logs) kann dazugehören. Der Technische FM sorgt für die Weiterführung dieser Bücher und die Ablage von Prüfzertifikaten.

Gewährleistungsübersicht & Mängelliste

Zusammenstellung aller Gewährleistungen der Bau- und Anlagenteile mit Laufzeiten (meist 2-5 Jahre je nach Vertrag) sowie eine dokumentierte Liste etwaiger Restmängel bei Übergabe. So behält das Technische FM-Team im Blick, welche Mängel der GU noch zu beseitigen hat und bis wann Garantieleistungen in Anspruch genommen werden können. Diese Liste wird direkt nach Bauübergabe erstellt und laufend aktualisiert, bis alle Mängel behoben sind.

Schulungsnachweise / Einweisungsprotokolle

Bestätigung, dass verantwortliche Mitarbeiter oder Dienstleister in kritische Anlagen eingewiesen wurden. Beispiele: Einweisungsprotokoll für die Bedienung der Gebäudeleittechnik, Schulungsnachweis für die Sprinklerzentrale oder für Arbeiten an elektrischen Anlagen (Schaltberechtigung). Diese Nachweise (teils vom GU organisiert, teils vom FM zu veranlassen) sind wichtig, um im Schadensfall die Qualifikation des Personals belegen zu können.

Sicherheitsdatenblätter & Materialdokumentation

Informationen zu verwendeten technischen Betriebsstoffen und Materialien im Gebäude. Dazu zählen z.B. Sicherheitsdatenblätter für Kältemittel, Wasseraufbereitungs-Chemikalien, Batterien (USV) etc., sowie Dokumentationen zu verbauten Materialien, die technische Eigenschaften haben (Dämmstoffe, Brandschutzmaterialien). Sie ermöglichen dem technischen FM den sachgerechten Umgang und Entsorgung dieser Stoffe im Betrieb.

Nachweise nach BetrSichV und anderen Vorschriften

Alle Dokumente, die die Erfüllung von Betreiberpflichten gemäß einschlägiger Verordnungen bestätigen. Z.B. Prüfbescheinigungen gemäß Betriebssicherheitsverordnung (für Aufzüge, Druckbehälter, ggf. Regale in Lagern), DGUV-Prüfnachweise (elektrische Geräte, Regalprüfungen), Feuerlöscher-Prüfprotokolle etc. Diese Nachweise müssen stets aktuell gehalten und bei Inspektionen vorzeigbar sein.

Reinigungskonzept und -plan

Ausgearbeitetes Konzept für die Gebäudereinigung: welche Bereiche werden wie oft und in welcher Qualität gereinigt. Enthält Raumgruppen (Büros, Sanitär, Produktion) mit Frequenzen (z.B. tägliche Unterhaltsreinigung Büros, mehrfache tägliche Reinigung Sanitär, wöchentliche Grundreinigung Produktionsbereiche etc.). Zudem Zuständigkeiten (intern/extern) und spezielle Anforderungen (z.B. Reinraumreinigung falls relevant). Dieser Plan dient als Basis für interne Abstimmung oder als Bestandteil des Reinigungsvertrags mit dem Dienstleister.

Reinigungs- und Pflegeanleitungen (Materialien)

Sammlung von Herstellerangaben zur Pflege der im Gebäude verbauten Materialien und Oberflächen: z.B. Bodenbeläge, Möbeloberflächen, Glasfassaden. Für jeden Belag/ jedes Material sollten die empfohlenen Reinigungsmittel und -methoden dokumentiert sein. Dies stellt sicher, dass die Reinigung fachgerecht erfolgt und Materialien langlebig bleiben. (Diese Informationen stammen teils aus der Baudokumentation der Architekten/Innenausbauer und müssen vom FM übernommen werden.)

Abfall- und Recyclingkonzept

Beschreibung, wie am Standort Müll und Wertstoffe getrennt, gesammelt, gelagert und entsorgt werden. Enthält Standort der Müllräume/Container, Kapazitäten, beauftragte Entsorger und Abholfrequenzen. Außerdem Regelungen zur internen Mülltrennung (Papier, Verpackung, Restmüll, evtl. Sonderabfälle aus der Produktion/Kantine). Dieses Konzept ist wichtig, um gesetzliche Vorgaben (Kreislaufwirtschaft) einzuhalten und den Mitarbeitern klare Anweisungen zu geben.

Entsorgungsnachweise (falls relevant)

Bei gefährlichen Abfällen oder Sondermüll (z.B. Elektronikschrott, Chemikalien aus Labor/Produktion) müssen Nachweise über die ordnungsgemäße Entsorgung geführt werden. Solche Dokumente (Begleitscheine, Annahmeprotokolle) werden im Rahmen des Betriebs gesammelt. Der Facility Services Leiter stellt sicher, dass bei allen Entsorgungen die Dokumentation erfolgt und archiviert wird.

Winterdienst- und Außenanlagenplan

Konzept für die Pflege der Außenflächen: Winterdienstplan (Räum- und Streupflichten bei Schnee/Eis, inkl. Bereitschaftszeiten und Räumrouten) sowie Pflegeplan für Grünanlagen (Mähzyklen, Bewässerung, Pflanzenschnitt). Dieser Plan kann Teil des Vertrags mit externen Dienstleistern sein und muss so dokumentiert sein, dass die Verkehrssicherungspflichten erfüllt sind.

Sicherheits- und Werkschutzkonzept

Gesamtkonzept für die Security am Standort: beschreibt die Maßnahmen des Werkschutzes/Sicherheitsdienstes, Zugriffsschutz, Überwachung (z.B. Kameras, Rundgänge) und Alarmmanagement. Enthält auch die Abstimmung mit der Brandmeldeanlage (Intervention im Alarmfall) und ggf. Einbruchmeldeanlage. Wichtig, um alle Sicherheitsdienste zu steuern und gegenüber Mitarbeitern transparent zu machen, welche Sicherheitsregeln gelten (Besuchermanagement, Ausweispflicht etc.).

Zutrittskontrollkonzept & Schlüsselplan

Dokumentation, wer Zutritt zu welchen Bereichen hat und wie dies technisch geregelt ist. Beinhaltet: Beschreibung der Zutrittskontrollsysteme (Kartenleser, Schlüssel), Berechtigungsmatrix (Zugriffsrechte nach Personengruppen/Zonen) sowie den Schlüsselplan (Verzeichnis aller mechanischen Schließzylinder, Schlüsselanzahl und Ausgabe an Berechtigte). Der Schlüsselplan ist wichtig, um die Schließanlage zu verwalten und Sicherheitslücken zu vermeiden.

Brandschutzordnung (Teil A, B, C)

Dieses Dokument regelt das Verhalten im Brandfall. Teil A ist ein Aushang für alle Mitarbeiter (kurz gefasste Verhaltensregeln bei Feueralarm), Teil B enthält detaillierte Anweisungen für Führungskräfte und Eingeweihte, Teil C ist für die Feuerwehr und Brandschutzbeauftragte. Der Facility Services Leiter stellt sicher, dass die Brandschutzordnung vorliegt und alle Mitarbeiter unterwiesen sind. (Die Erstellung erfolgt meist in Zusammenarbeit mit einem Brandschutzbeauftragten/Sicherheitsingenieur.)

Evakuierungs- und Notfallpläne

Konkrete Ablaufpläne für Evakuierungen und andere Notfälle (ähnlich dem vom Head of FM initiierten Notfallkonzept, aber detailliert als Handlungsanweisung). Enthält Alarmierungswege, Verantwortliche am Sammelplatz, Ersthelferlisten. Diese Pläne werden genutzt, um Übungen (Evakuierungsdrills) durchzuführen und müssen allen Beschäftigten bekannt gemacht werden.

Unfallmeldungen und -statistiken

Formularvorlagen und Dokumentation für Vorfälle (z.B. Arbeitsunfälle, Beinaheunfälle im Gebäude). Der Facility Services Leiter verwaltet diese in Kooperation mit der Arbeitssicherheit. Obwohl dies eher laufende Aufzeichnungen sind als einmalige Dokumente, gehört es zum Sicherheitsmanagement, diese prozessual festzuhalten und auszuwerten.

Raumbuch / Flächenverzeichnis

Detailliertes Verzeichnis aller Räume mit deren Funktion, Ausstattung und ggf. Belegungsplanung. Das Raumbuch stammt ursprünglich aus der Planungsphase (Listet z.B. Raum-Nr., Raumname, Fläche, Ausstattung wie Bodenbelag, Deckentyp, fest installierte Möbel oder Anschlüsse). Im Betrieb wird es aktualisiert, um z.B. Abteilungen oder Verantwortliche pro Raum festzuhalten. Für Facility Services ist es die Grundlage, um Umzüge zu planen, Reinigungszonen festzulegen und Ausstattungen (z.B. Feuerlöscher, Möbel) nachzuverfolgen.

Möblierungs- und Inventarlisten

Listen der beweglichen Ausstattung (Büromöbel, IT-Hardware, audiovisuelle Technik in Konferenzräumen etc.), sofern vom FM verwaltet. Diese Inventare helfen bei der Instandhaltung (z.B. Prüfung elektrischer Geräte – DGUV V3) und bei der Organisation von internen Umzügen oder Neuanschaffungen.

Reservierungs- und Nutzungsrichtlinien

(Falls zutreffend) Dokumentierte Regeln und Verfahren für gemeinsame Einrichtungen wie Konferenzzonen, Betriebsarzt, Fitnessraum o.ä. – also alles, was zur Nutzungssteuerung im Alltag gehört. Beispielsweise eine Raumnutzungsordnung, Parkplatzordnung oder Richtlinien zur Nutzung von Gemeinschaftsflächen. Diese Unterlagen sorgen für klare Absprachen unter den Nutzern und werden vom Facility Services kommuniziert.

Küchenlayout- und Ausführungspläne

Pläne der Kantine und Küche mit allen Einbauten: Lage der Küchengeräte, Theken, Möbel, Anschlüsse (Wasser, Starkstrom, Gas), Lüftungshauben etc. Diese Pläne kommen aus dem Nutzerausbau (Küchenplaner) und dienen dazu, die Anordnung der Geräte zu kennen, Arbeitsabläufe zu optimieren und im Wartungsfall Leitungen oder Geräte schnell zu lokalisieren.

Geräte- und Inventarliste (Küche)

Aufstellung aller Großküchengeräte und Ausstattungen: z.B. Herde, Öfen, Kühlschränke/Kühlzellen, Spülmaschinen, Kaffeemaschinen, Thekenanlagen, Lüftungsanlagen in der Küche, Kassensystem, Möblierung im Gastraum. Je Gerät Angaben zu Typ, Hersteller, Seriennummer, technischen Daten. Diese Liste wird benötigt, um Wartungen und ggf. Ersatzbeschaffungen zu planen.

Bedienungs- und Wartungsanleitungen (Küchentechnik)

Hersteller-Dokumentation aller Küchenmaschinen und technischen Anlagen (vergleichbar mit den technischen Handbüchern im TGA-Bereich). Sie erläutern Bedienung, Reinigung, Wartung und Sicherheitsvorschriften pro Gerät (z.B. Fritteuse, Kombidämpfer, Kühlzelle). Unverzichtbar, damit das Kantinenpersonal Geräte korrekt bedienen kann und der FM bei Störungen/Wartungen weiß, was zu tun ist.

Wartungs- und Prüftermine Küche

Spezieller Wartungsplan für küchentechnische Anlagen und Infrastruktur: z.B. regelmäßige Wartung der Lüftungsabzugshauben und -kanäle (Fettablagerungen entfernen, evtl. viertel- bis halbjährlich), Prüfung der Kühlgeräte (Temperatur, Dichtheit Kältemittel), Kontrolle der Feuerlöschanlage in der Küche (falls vorhanden, z.B. Löschanlage in Dunstabzug), Intervalle für Austausch von Wasserfiltern etc. Enthält auch Fettabscheider-Wartungsplan (Entleerung und Reinigung des Fettabscheiders durch Fachfirma, z.B. alle 4-6 Wochen mit Nachweisführung). Diese Termine werden vom Gruppenleiter Betriebsgastronomie koordiniert, oft in Abstimmung mit Technischem FM.

Abnahme- und Prüfdokumente (Küche)

Nachweise, dass die Küche betriebsbereit und abgenommen ist: z.B. Abnahmeprotokoll des Fettabscheiders (gesetzlich vorgeschrieben bei Inbetriebnahme), Prüfzertifikate für Gasanschlüsse oder ortsfeste Küchengeräte, Prüfungen der elektrischen Geräte (DGUV V3) bevor der Betrieb startet. Alle relevanten Zertifikate und Abnahmen müssen vorliegen, bevor die Kantine eröffnet.

HACCP-Konzept / Hygieneplan Küche

Ein HACCP-Konzept (Hazard Analysis and Critical Control Points) ist gesetzlich gefordert. Es analysiert mögliche Gesundheitsgefahren im Küchenprozess und legt kritische Kontrollpunkte fest (z.B. Kühlkettentemperaturen, Garzeiten). Der Hygieneplan enthält konkrete Vorgaben zur Reinigungs- und Desinfektionsroutine in der Küche (täglich, wöchentlich, monatlich: welche Bereiche/ Geräte wie zu reinigen sind), Personalhygiene (z.B. Händehygiene, Schutzkleidung) und Schädlingsprävention. Dieses Dokument wird vom Gruppenleiter Betriebsgastronomie erstellt oder mit einem Fachberater ausgearbeitet und muss vor Betriebsstart vorliegen.

Reinigungs- und Desinfektionspläne (Kantine)

Übersichten, was im Küchen- und Kantinenbereich täglich nach Betrieb zu reinigen ist (z.B. Arbeitsflächen, Böden, Gerätschaften), inkl. der eingesetzten Reinigungsmittel und Desinfektionsmittel. Hier werden Verantwortlichkeiten der Mitarbeiter festgehalten (z.B. wer reinigt welche Zone, Checklisten zum Abhaken). Sie ergänzen den Hygieneplan und sichern die laufende Einhaltung der Sauberkeit.

Temperatur- und Kontrollprotokolle

Laufend zu führende Aufzeichnungen, z.B.: Kühlschrank- und Tiefkühltemperaturen (täglich zu prüfen und zu dokumentieren), Warmhaltebuffet-Temperaturen, Reinigungsprotokolle (Unterschrift, dass z.B. jeden Abend die Geräte gereinigt wurden), Prüflisten für Wareneingangskontrolle (Stichproben auf Qualität, Temperatur). Der Gruppenleiter stellt die Formblätter bereit und kontrolliert, dass diese Protokolle lückenlos geführt und archiviert werden – wichtig für interne Audits oder Kontrollen durch das Gesundheitsamt.

Schulungsnachweise Lebensmittelhygiene

Dokumentation, dass sämtliches Küchenpersonal in Lebensmittelhygiene und Infektionsschutz unterwiesen wurde (Belehrung nach Infektionsschutzgesetz §43, meist durch Gesundheitsamt oder Betriebsarzt, jährlich zu erneuern). Auch Unterweisungen zu Arbeitssicherheit in der Küche (Umgang mit Geräten, z.B. Fritteuse, Schneidemaschinen) werden hier festgehalten. Diese Nachweise müssen bereitliegen, um die Ausbildung des Personals belegen zu können.

Genehmigungen/Anzeigen im Gastro-Bereich

Falls erforderlich: Meldungen an das Gesundheitsamt über die Aufnahme des Betriebs, ggf. Gaststättenerlaubnis oder Betriebsanmeldung. Zwar ist für eine Betriebs-Kantine in der Regel keine Gaststättenkonzession nötig (da nicht öffentlich), jedoch müssen wir sicherstellen, dass alle gesetzlichen Mitteilungspflichten erfüllt sind. Die Bestätigung der Anmeldung oder ein Schreiben des Amts wird abgeheftet.

Betriebskonzept Gastronomie

Internes Konzeptdokument, das das Angebot und den Ablauf in der Kantine beschreibt: Öffnungszeiten, Art des Speisenangebots (Frühstück/Mittag, Menüplanung), Preiskonzept (Zuschussregelungen), Personalplanung (Besetzung, Schichtzeiten) und Service-Level (z.B. max. Warteschlangen, Ausgabezeiten). Dieses Konzept hilft, die Erwartungen der Mitarbeiter und die Ressourcenplanung abzustimmen.

Vertrag mit Catering-Dienstleister

Sollte die Kantine von einem externen Caterer betrieben werden, regelt dieser Vertrag das Verhältnis: Umfang der Leistung (Anzahl Gerichte, Qualität, Bio-Anteil, Sonderaktionen), finanzielle Abwicklung (Subvention durch Arbeitgeber, Preise), Pflichten in Bezug auf Hygiene (Einhaltung HACCP, Eigenkontrollen) und Berichtswege (Feedbackgespräche, Reklamationsmanagement). Der Gruppenleiter überwacht die Vertragseinhaltung im Alltag.

Lieferanten- und Bestellvereinbarungen

Absprachen mit Lebensmittel-Lieferanten (Großhändler, Bäckerei, Getränkelieferant etc.): Rahmenverträge oder Bestellbedingungen, Lieferpläne. Wichtig, um Versorgungssicherheit zu gewährleisten. Auch der Bezug von Verbrauchsmaterial (Geschirr, Reinigungsmittel für Küche) kann hier dokumentiert sein.

Kassensystem- und Abrechnungshandbuch

Dokumentation des eingesetzten Kassensystems in der Kantine: Bedienungsanleitung, Datenarchivierung, Abrechnungsprozesse (z.B. monatliche Abrechnung der Mitarbeiteressen, steuerliche Behandlung von Sachbezügen). Der Gruppenleiter muss sicherstellen, dass das Kassenpersonal geschult ist und Abrechnungen korrekt dokumentiert werden.

Feedback- und Beschwerdeprozedur

(Optional) Beschreibung, wie Rückmeldungen der Kantinennutzer gesammelt und behandelt werden. Dies kann z.B. ein Formular oder E-Mail-Postfach für Vorschläge/Beschwerden sein, inklusive Prozess, wie darauf reagiert wird. Dies ist kein klassisches „Dokument“ wie die anderen, aber als Teil des Organisationskonzepts festzuhalten, um die Servicequalität kontinuierlich zu verbessern.