Bauprojekte

Facility Management: Planungs- und Baubegleitung » Konzeption » Bauprojekte

Eine systematische Projektplanung, die alle Beteiligten einbezieht, hilft, potenzielle Risiken und Probleme frühzeitig zu erkennen und zu lösen.

Dabei sind Ziele und Anforderungen klar definiert und dokumentiert, um eine einheitliche Ausrichtung aller Beteiligten sicherzustellen. Durch regelmäßige Überprüfungen und Anpassungen der Planung minimieren sich Abweichungen vom Zeit- und Kostenplan.

Effektive Umsetzung von Bauprojekten durch strategische Konzeption

Bauprojekte
Führen von Verhandlungen
Anlagenbedarf
Rahmen
Investitionsmittel
Terminkette

Projekthandbuch, Projektziele, Projektorganisation

Das Projekthandbuch ist der Dreh- und Angelpunkt der Projektarbeit, die Datensammlung und der Leitfaden für Aufbau und Ablauf, das Steuerungsinstrument und die Dokumentation des Projektes. Es enthält die qualitätsrelevanten Ergebnisse und Veränderungen im Projekt.

Es erfolgen:

Entwickeln,
Vorschlagen
und Festlegen der Projektziele als auch der Projektorganisation durch ein zu erstellendes Organisationshandbuch, dem Handbuch für das Projektmanagement.

Bauprojekte in LzPh 1

Mit LzPh ist der Begriff Lebenszyklus-Phase aus der GEFMA- Richtlinie 100-2 abgekürzt. Bei Bauprojekten in LzPh 1 handelt es sich zumeist um delegierbare Bauherrenleistungen.

Das Handbuch dient hauptsächlich folgenden Zielen:

der interdisziplinären Zusammenarbeit vieler Spezialisten in informationsgestützten und Informationen produzierenden Organisationen,
der Sicherung der kundengerechten Qualität von Leistungen,
der Optimierung der betriebsinternen Abläufe durch überlegten und effizienten Einsatz von Ressourcen,
der optimalen und möglichst verkürzten Durchlaufzeit der Projekte.

Der Sinn des Handbuches besteht darin, die Aufgabe, Kompetenzen, Verantwortung, Mitarbeiter und die Information aller Beteiligten des Projektes einvernehmlich festzulegen sowie das Sicherstellen einer stets gleichen, effizienten Abwicklung der anfallenden Aufgaben, Probleme und Entscheidungen.

Die Basis der Gliederung des Handbuches ist die Projektstruktur. Sie bildet die Rahmenbedingungen, die Zielsetzungen, die Organisation und die Dokumentation ab.

Die Basis des Projektmanagements ist

Qualität,
Kosten,
Termine.

Sie wird ergänzt um:

Verträge,
Versicherungen,
Aufbaustruktur,
Ablaufstruktur,
Informationsverarbeitung.

Die exemplarische Gliederung eines Projekthandbuches könnte wie folgt aussehen:

Projektgegenstand und Projektumfeld / Grundlagen,
Öffentliche Belange und Behörden,
Aufbaustrukturen,
Ablaufstrukturen,
Qualitäten und Quantitäten, Kosten,
Termine,
Verträge und Versicherungen,
Informationsverarbeitung,
Planungs- und Ausführungsdokumente,
Objektüberwachung,
Projektinterna.

Das Handbuch besitzt eine verbindliche Struktur innerhalb des gesamten Unternehmens.

Für jedes neue Projekt wird es in seinen spezifischen Punkten den jeweiligen Bedürfnissen des Projektes angepasst und im Projektteam bestätigt.

Das Projekthandbuch sollte nicht mit z.B. allgemeinen Organisationsrichtlinien, Firmen-Normen, Liefer- und Leistungsbedingungen der Einzelunternehmungen usw. belastet werden, da diese Festlegungen gesamtbetrieblich (z.B. in Konzernrichtlinien) sowieso gelten. Falls hier auf die spezifischen Belange des FM nicht ausreichend eingegangen wird, gleicht das Projekthandbuch dieses Defizit aus. Damit erfüllt es neben seiner fachlichen Aufgabe auch eine innerbetriebliche Marketingfunktion für das FM.

Auswahl der zu Beteiligenden / Führen von Verhandlungen

Für die Beteiligung an (Bau)- Projekten kommen i.d.R. folgende Gremien infrage:

Vertreter des Bauherrn (der Geschäftsführung),
Facility Management-Bereich,
Bereich Technik,
Bereich Finanzbuchhaltung, Controlling,
Einkauf,
und weitere Beteiligte in Abhängigkeit vom Projektziel, auf jeden Fall diejenigen, für die das Projekt gemacht wird.

Nach Auswahl und Abschluss eines jeweils geeigneten Leistungsvertrages zur Mitwirkung am Projekt werden die Beteiligten beauftragt. Die Beauftragung erfolgt durch den Projekt-Auftraggeber.

Erstellung der Grundlagen für das Gesamtprojekt

Ein Nutzerbedarfsprogramm (NBP) ist Grundlage des Gesamtprojektes, damit sich die Ziele nicht ins Uferlose verlieren.

Die Zielsetzung und Aufgabe des NBP besteht darin, den (voraussichtlichen) Nutzerwillen in eindeutiger und erschöpfender Weise zu definieren und zu beschreiben, um damit die „Messlatte der Projektziele“ zu schaffen, die projektbegleitend über alle Projektstufen hinweg verbindliche Auskunft darüber gibt, ob und inwieweit mit den Planungs- und Ausführungsergebnissen die Projektziele erfüllt werden. Das NBP ist das Ergebnis der vom künftigen Nutzer (möglichst) federführend erarbeiteten Bedarfsanforderungen im Hinblick auf Nutzen, Funktion, Flächen, Raumbedarf, Gestaltung, Ausstattung, Budget, Baunutzungskosten und Zeitrahmen.

Die Aufgaben sind:

Mitwirkung bei der Erstellung der Grundlagen für das Gesamtprojekt hinsichtlich Bedarf nach Art und Umfang (Nutzerbedarfsprogramm NBP nach DIN 18205),
Mitwirkung bei Bodenrechts- und Erschließungsangelegenheiten,
Mitwirkung beim Ermitteln des Raum-, Flächen- oder Anlagenbedarfs und der Anforderungen an Standard und Ausstattung durch das Bau- und Funktionsprogramm,
Erarbeitung der erforderlichen Unterlagen, Abwicklung und/oder Prüfen von Ideen-, Programm- und Realisierungswettbewerben,
Herbeiführung der erforderlichen Entscheidungen des Auftraggebers,
Prüfung der Umwelterheblichkeit und der Umweltverträglichkeit.

Ermitteln des Raum-, Flächen- oder Anlagenbedarfs

Das Ermitteln des Raum-, Flächen- oder Anlagenbedarfs und der Anforderungen an Standort und Ausstattung erfolgt durch das Bau- und Funktionsprogramm. Das bedeutet die Objekt-, Flächen- und Raumverwaltung. Diese benötigt zumindest folgende Kataloge:

Flächenarten (z.B. nach DIN 277),
Nutzungsarten nach anwenderspezifischen Kategorien (z.B. Büroraum, Teeküche, Toilette),
Inventar-Kategorien,
zusätzliche anwenderspezifische Attribute und Kriterien.

Entsprechende Datenverknüpfungen mit Räumen und Raumzonen sind erforderlich für:

Kostenbelastungen an Kostenstellen, Abteilungen oder Mieter,
Mitarbeiter als Nutzer von Arbeitsflächen,
Inventar für dessen Verwaltung und ggf. Flächenzuordnung,
Auswertungen sind erforderlich für:
- Berichte über Flächenbelegung nach anwenderspezifischen Kriterien
- Flächenbezogene Kostenumlagen nach Organisationseinheit
- Erstellung von flächenbezogenen Ausschreibungsunterlagen, z.B. für Sanierungsmaßnahmen oder die Vergabe von Reinigungsaufträgen

Klärung der Standortfragen

Die Projektbeteiligten wirken mit beim Klären der Standortfragen und anderer wichtiger Voraussetzungen, wie z.B.:

Beschaffung der standortrelevanten Unterlagen,
Grundstücksbeurteilung hinsichtlich Nutzung in privatrechtlicher und öffentlich-rechtlicher Hinsicht,

Erarbeitung von Leit- und Musterbeschreibungen, z. B. für Gutachten, Wettbewerbe etc.

Festlegen des Rahmens für Investitions- und Nutzungskosten

Die folgenden Empfehlungen gelten bei Vorhaben der öffentlichen Hand. Es ist zu empfehlen, dass sich auch andere Träger an den Geist dieser Regelungen halten.

Bei der Beurteilung der Wirtschaftlichkeit von Investitionen sind Erstinvestitions- und Folgekosten zusammenzufassen. Sie gehen als Bewertungskriterien in die Gesamtbewertung ein. Bei der Bewertung der Wirtschaftlichkeit ist nicht nur die Gesamtwirtschaftlichkeit des Vorhabens sicherzustellen, sondern jeder einzelne Planungsschritt ist für sich nach § 7 BHO auf Wirtschaftlichkeit zu hinterfragen.

Dazu wird in der Regel die Kapitalbarwertmethode angewendet. Bei diesem Verfahren werden Zahlungen, die zu unterschiedlichen Zeitpunkten erfolgen, vergleichbar gemacht. Im Übrigen gelten die Verwaltungsvorschriften zu § 7 Bundeshaushaltsordnung (BHO), wenn zutreffend.

Der Kalkulationszinssatz wird jährlich vom Bundesfinanzministerium (BMF) neu vorgegeben. Preissteigerungsraten basieren auf den Entwicklungen der vergangenen Jahre, zum Beispiel Faktoren für Preisänderungen nach Angaben des statistischen Bundesamtes auf Grundlage des jeweiligen Zeitraums.

Voraussetzung für alle Baukostenberechnungen und Wirtschaftlichkeitsuntersuchungen ist eine differenzierte Kostenplanung während der jeweiligen Leistungsphasen nach der Honorarordnung für Architekten und Ingenieure (HOAI), belegt durch Kostenvergleiche abgerechneter Referenzbaumaßnahmen, berechnet auf der Basis von Bauwerkseinheiten.

Nutzfläche,
Bauelementen,
und/oder ausführungsorientierten Vergabeeinheiten.

(Man beachte: Die HOAI ist nicht beliebig interprätierbar.)

Als Grundlage werden die aktualisierten Datensammlungen der Bundesländer, der Architektenkammern und anderer anerkannter Beratungsstellen verwendet. In den Kostenermittlungsphasen

Programmkosten,
Kostenschätzung,
Kostenberechnung und
Kostenabschlag

Es sollen möglichst drei auf den aktuellen Zeitpunkt und das spezielle Bauwerk bezogene Kostenvergleiche angestellt werden. Vergleichs- und Kennwerte werden im Hinblick auf die spezifischen Anforderungen an das Bauwerk und die Außenanlagen, die vereinbarten Ausführungsstandards, die Konstruktion und die Ausstattung sowie die Besonderheiten von Grundstück und Erschließung bewertet und in die Kostenplanung eingebracht. Die Quelle der Daten wird nachvollziehbar benannt. Referenzbaumaßnahmen für nachhaltiges Bauen werden besonders gekennzeichnet. Mehraufwendungen bei den Baukosten im Hinblick auf nachhaltiges Bauen sind unter Einbeziehung der Betriebs- und Nutzungskosten zu begründen.

Für die verbrauchsbezogenen Kostengruppen Wasser, Abwasser, Wärme, Kälte und Elektroenergie werden die entsprechenden Vorgaben (Richt- und Zielwerte) mit den örtlich geltenden Tarifen berechnet. Die Ergebnisse werden in die ökonomische Bewertung eingesetzt.

Um zu vergleichbaren Kostenkennwerten zu kommen, wird eine einheitliche Bezugsgröße [€/m² HNF] festgelegt. Entsprechend dem Stand der Vorplanung wird ergänzend die Bezugsgröße [€/m² BGF] ausgewiesen.

Detaillierte Planungskennwerte für Flächen- und Rauminhalte sind in BKI - Baukosten des Baukosteninformationszentrums - sowie der zentralen Sammlung und Auswertung der Planungs- und Kostendaten von Hochbaumaßnahmen [LAGDAT] auf der Basis von Vergleichsobjekten ausgewiesen. Grundsätzlich sind objektbezogen ermittelte Bezugsflächen wegen der höheren Genauigkeit vorzuziehen.

Ermitteln und Beantragen von Investitionsmitteln

Die strategische Investitionsplanung hat einen mittel- bis langfristigen Charakter. Dabei geht es um die vorausschauende Planung der Investitionsmittel in Bezug auf die Instandhaltungsaktivitäten. Die Lebensdauer von Bauteilen und Anlagen wird wesentlich durch die Instandhaltungsstrategie beeinflusst. Beim Ersatz von Bauteilen und Anlagen bietet sich die Chance, energieeffiziente Maßnahmen umzusetzen.

Die Abschätzung der Instandhaltungs- und -setzungskosten erfolgt in Abhängigkeit verschiedener Parameter wie Nutzungszeit, Nutzungsintensität und Technologiewechsel.

Evaluation von Optimierungs- bzw. Sparmöglichkeiten,
Zuordnung von Unvorhergesehenem aus der laufenden Kostenverfolgung,
Anpassung des eigenen Budgets,
Die Abwägung von Investitions- und laufenden Energiekosten.

Insbesondere in Hinsicht auf den Energieverbrauch spielt bei der Planung von Investitionsmitteln die Beachtung folgender Zusammenhänge eine wichtige Rolle:

Steigende Energiepreise,
Betriebskosten typischer Verwaltungsgebäude (oder entsprechend des Projektes),
Steigender Handlungsdruck,
Steigende Kosten für technisches Gebäudemanagement,
Fehlende Investitionsmittel für Sanierung und Modernisierung,
Fehlende betriebswirtschaftliche Anreize zum Energiesparen,
Nicht optimale Betriebsführung von Anlagen,
Defizite beim Energiemanagement.

Für eine zielsichere Entscheidungsfindung bei Investitionsvorbereitungen ist ein EDV-gestütztes Investitionsmanagement hilfreich. Es dient der detaillierten buchhalterischen Überwachung von komplexen Maßnahmen, der maßnahmenübergreifenden Verwaltung von Budgets und der Verwendung von Investitionsaufträgen.

Nach der Beschlussfindung und Freigabe der benötigten Investitionsmittel erfolgt die Umsetzung des Reorganisationsprogrammes zum Beginn der Reorganisationsphase.

Entwickeln, Vorschlagen und Festlegen der Terminkette

Die Schaffung und Anwendung des Planungs- und Baurechts sind bei öffentlichen Vorhaben gesetzlich den Behörden der Kommunen zugeordnet.

Die Schaffung von Planungsrecht und baurechtliche Prüfungen sind durch die Vielzahl der zu beteiligenden Stellen zeitaufwendig. Diese Zeiten sind in den Gesamtterminplan einzustellen. Unrichtige oder unvollständige Unterlagen hemmen den Arbeitsfluss bei den genehmigenden Stellen und wirken zeitverzögernd.

Generelle Aufgaben hierbei sind:

frühzeitige Erkundung der Bebauungsmöglichkeiten (Planungsrecht).
evtl. Bauvoranfrage einreichen,
frühzeitige Erkundung der Anforderungen der Behörde(n) an die Bauantragsunterlagen,
vollständige Unterlagen zusammenstellen und bei der/den Behörde(n) einreichen,
Frühzeitige Erkundung von Bauauflagen (und evtl. deren Diskussion),
Bauauflagen der Baugenehmigung einzeln auflisten und auf deren Abnahme durch die beteiligten Stellen hinarbeiten.

Privatunternehmen verfahren adäquat:

Projektvorbereitung (Projektentwicklung und Grundlagenermittlung)	Die Machbarkeit des gewünschten Fertigstellungstermins überprüfen. Den Eckterminplan/ Generalablaufplan für das Projekt mit allen wesentlichen Eckdaten für den Planungs- und Bauablauf in Abstimmung mit den Planungsbeteiligten aufstellen.
Planung (Vorentwurfs- und Genehmigungsplanung)	Festlegen des zeitlichen Rahmens bezüglich der Entwurfsplanung, der Projektrealisierung und Inbetriebnahme. Festlegen der wesentlichen Ecktermine für das Projekt. Entwicklung differenzierter, zeitlicher Vorgaben für die weiteren Planungsschritte. Hierfür wird das FM eine erste Fassung eines Rahmenterminplanes erarbeiten. Dieser Terminplan wird mit allen Beteiligten abgestimmt und ist für die weitere Arbeit absolut verbindlich. Das FM wird diese Termine streng überwachen und Abweichungen mit den jeweiligen Beteiligten erörtern. Kontrolle der Termineinhaltung durch die Planer und Fachplaner während der Planungsphase. Im Falle eintretender Störungen oder Zeitverzögerungen geeignete Maßnahmen zur Sicherstellung der vereinbarten Termine einleiten und deren Durchführung überwachen.
Ausführungsvorbereitung (Ausführungsplanung, Vorbereitung und Mitwirkung bei der Vergabe)	Rahmenterminplan für die Projektrealisierung erstellen. In diesem Terminplan werden sowohl die notwendigen Planungsvorgänge als auch die Vorbereitung der Verträge mit den auszuführenden Firmen aufgezeigt. Einbeziehen und Koordinieren der von Planern im Rahmen ihrer Grundleistung zu erstellenden Terminpläne in den Rahmenterminplan. Erstellung von Terminlisten auf der Grundlage des Terminplanes zur Überprüfung der vorgegebenen Termine. Insbesondere: Werden die Termine zum Versand eingehalten? Sind alle Voraussetzungen für die Ausschreibung geregelt, z. B. fertiggestellte, vom Bauherrn genehmigte Planungsunterlagen, Bieterkreis, besondere Ausschreibungsbedingungen? Wann erhält das FM die Ausschreibungsunterlagen zur Durchsicht?
Ausführung (Objektüberwachung)	Entsprechen die Planungen, einschließlich der Detailplanungen, dem Planungs- und Bauablauf? Bei Abweichungen mit den Beteiligten erörtern und durch Anpassung der weiteren Planung an den Bauablauf die Abweichung beseitigen. Die von den Planern im Rahmen ihrer Grundleistungen zu erstellenden Terminpläne werden überprüft und bei einer Plausibilitätsprüfung mit einbezogen. Im Bedarfsfall sind ergänzend Steuerungsterminpläne, auch für kurzzeitige Leistungsphasen, aufzustellen und mit den Beteiligten abzustimmen. Die Durchführung der neuen Terminabläufe wird bei den Planern und Bauleitern überwacht.
Projektabschluss (Objektbetreuung und Dokumentation)	Terminabläufe, die für die Übergabe des Projektes notwendig sind, mit dem Bauherrn und den Beteiligten erarbeiten und in Terminlisten erfassen. (u.a. Einweisungen des Bedienungs- und Wartungspersonals für die gebäudetechnischen und labortechnischen Anlagen.) Durchführung aller förmlichen Abnahmen für die Bauleistungen und die Leistungen der Gebäudetechnik. Übergabe des Gebäudes an den Bauherrn. Den Bauherrn über den Inhalt und die Wichtigkeit der Übergabe informieren.