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Strategische Planung: Ziele und Bedeutung

Strategische Planung

Eine sorgfältige strategische Planung ist unerlässlich, um komplexe Bauprojekte erfolgreich durchzuführen.

Eine umfassende Analyse der Rahmenbedingungen und eine genaue Definition der Ziele sind hierbei von großer Bedeutung. Auf Basis dieser Erkenntnisse werden geeignete Maßnahmen entwickelt und umgesetzt, um das Projektziel zu erreichen.

Erfolgreiche Strategische Planung in der Baubranche

Ziel

Erfolgreiche Strategische Planung

Eine erfolgreiche strategische Planung ist für den Erfolg in der Baubranche von entscheidender Bedeutung

Das Ziel besteht darin, dass am Ende der Phase Strategische Planung die Bedürfnisse, Ziele und Rahmenbedingungen für das Projekt definiert sind und eine Lösungsstrategie festgelegt ist.

Für den FM-Planer lassen sich daraus folgende Teilziele ableiten:

  • Grundlagen für die Bedürfnisprüfung aus der Sicht Bewirtschaftung liegen vor - die Sicht Bewirtschaftung ist in die Bedürfnisprüfung sowie in die Ziele und Rahmenbedingungen des Projektes eingebracht

  • die Erkenntnisse aus der Sicht Bewirtschaftung sind in die Entwicklung der Lösungsstrategien eingebracht

Durch das Einbringen der Sicht Bewirtschaftung bringt die FM-Planung zusätzliche Grundlagen, Erkenntnisse und Lösungsansätze in die Bedürfnisprüfung und Entwicklung der Lösungsstrategie ein. Diese Hinweise sind für den Eigentümer/Investor sowie den Nutzer hinsichtlich einer in der Bewirtschaftung tragfähigen Lösung wertvoll. Die Bedürfnisse lassen sich oft sowohl mit organisatorischen als auch mit baulichen Maßnahmen befriedigen. Der FM-Planer leistet bei der Erarbeitung der Entscheidungsgrundlagen auf der organisatorischen Seite einen wichtigen Beitrag.

Auslöser

Projekte können verschiedene Auslöser haben. Bei betrieblich genutzten Immobilien entstehen Projekte meistens durch Bedürfnisse aus der Nutzung.

Beispiel:

  • Ausbau der Anzahl Arbeitsplätze

  • Standortkonsolidierungen aufgrund von Reorganisationen

  • Anpassung der Gebäude aufgrund von neuen Produktionslinien

  • Senkung der Kosten bei Sparprogrammen

Bei Renditeliegenschaften werden die Projekte meistens zur Sicherung oder Erschliessung des Ertragspotenzials der Liegenschaft ausgelöst.

Bei beiden Immobilienarten kann der Anstoss aber auch durch die Bewirtschaftung erfolgen:

  • Instandsetzungs- und Erneuerungsprojekte

  • Optimierung der Bewirtschaftungsabläufe

  • Hohe Betriebs- und Unterhaltskosten

Die verschiedenen Projektauslöser bewirken auch für die FM-Planung unterschiedliche Ausgangslagen. Je nach Situation kann auf mehr oder weniger Informationen seitens bestehender Bewirtschaftungs- und Betriebsorganisation zurückgegriffen werden, und es muss mehr oder weniger in die Grundlagenaufarbeitung investiert werden.

Der FM-Planer unterstützt in dieser Phase das Planerteam, indem er die FM-Themen in die Bedürfnisprüfung und die Entwicklung der Lösungsstrategie einbringt, zum Beispiel bezüglich der Deckung des Energiebedarfs am Standort, der Organisation der Logistik oder der Veränderung der Bewirtschaftungskosten.

Folgende Aufgaben fallen für die FM-Planung an:

  • Durchführen einer FM-Analyse, falls es sich um eine Bestandesimmobilie handelt

  • Mitarbeit bei der Prüfung des Projektbedürfnisses aus der Sicht Bewirtschaftung

  • Mitarbeit bei der Entwicklung der Lösungsstrategie durch Einbringen von Lösungsvorschlägen und Empfehlungen aus der Sicht Bewirtschaftung

Qualitätssicherung

Die Qualität der Ergebnisse der FM-Planung kann mit folgenden Massnahmen sichergestellt werden:

  • Die Rolle des FM-Planers ist in die Projektorganisation zu integrieren

  • Die Schnittstellen zwischen dem FM-Planer und den weiteren Projektbeteiligten bezüglich Aufgaben. Kompetenzen und Verantwortung sind festzulegen

  • Die Anforderungen an die Bewirtschaftung sind zu klären

  • Benchmarks bezüglich Bewirtschaftungsleistung und -kosten sind zu definieren

  • Bewirtschaftungsrelevante Aspekte sind bei der Bewertung der Lösungs¬strategien zu berücksichtigen

Vorgehen

Die Planungsarbeiten in der Phase Strategische Planung konzentrieren sich auf die Bedürfnisanalyse und die Identifikation der richtigen Lösungsstrategie. Der FM-Planer leistet seinen Beitrag, indem er Grundlagen und Erfahrungen aus der Bewirtschaftung einbringt.

Der Ablauf der Optimierung aus der Sicht Bewirtschaftung umfasst folgende Schritte:

  • Auseinandersetzung mit den Bedürfnissen

  • Grundlagen und Vergleichswerte aus der Bewirtschaftung aufbereiten und zur Verfügung stellen

  • Ideen und Lösungsansätze aus der Bewirtschaftung in die Entwicklung der Lösungsstrategie einbringen

  • Entscheidungsgrundlagen aus der Bewirtschaftung für den Entscheid der Lösungsstrategie aufbereiten und einbringen

Analyse Bestandsimmobilie aus der Sicht Bewirtschaftung

Bei Projekten für Bestandsimmobilien lohnt es sich, die Ist-Situation der Bewirtschaftung beim Projektstart als Ausgangslage festzuhalten und die bewirtschaftungs- und nutzungskostenrelevanten Aspekte des Gebäudes zu analysieren.

Die erhobenen Kennzahlen vergleicht man mit Vergleichsobjekten und Branchenbenchmarks. Daraus leitet man den entsprechenden Handlungsbedarf ab.

Die Erkenntnisse aus der Analyse ergänzen die Bedürfnisse aus der Nutzung als Basis für die Bedürfnisüberprüfung und geben bereits Hinweise bezüglich möglicher Lösungsansätze.

Mitarbeit bei der Entwicklung der Lösungsstrategie

Mit dem Entscheid für eine bestimmte Lösungsstrategie wird die Grundlage für die weitere Projektbearbeitung gelegt. Es ist also in dieser Phase wichtig, nicht nur bauliche, sondern auch betriebliche oder organisatorische Lösungsansätze zu prüfen und zu bewerten.

Basis für die Entwicklung der Lösungsstrategie ist die Bedürfnisüberprüfung. Der FM-Planer bringt hier betriebliche Lösungsansätze ein.

Mögliche betriebliche Lösungsansätze sind zum Beispiel:

  • Anpassen von Art und Qualität der bestehenden Dienstleistungen

  • Erbringen von zusätzlichen Dienstleistungen

  • Anpassen der Bewirtschaftungsorganisation

Er bewertet bauliche oder organisatorische Lösungsansätze aufgrund der zu erwartenden Auswirkungen aus der Sicht Bewirtschaftung und gibt entsprechende Empfehlungen ab.

Die Auswirkungen der verschiedenen Lösungsansätze auf die Bewirtschaftung können sein:

  • Finanziell: Auswirkungen auf die Lebenszyklus- und Bewirtschaftungskosten

  • Organisatorisch: Auswirkungen auf die Bewirtschaftungsorganisation

  • Infrastrukturell: Auswirkungen auf die betriebliche Infrastruktur [Bewirtschaf¬tungssystem. Anlagen, Räume und Flächen)

  • Qualität: Auswirkungen auf die Qualität der Bewirtschaftungsdienstleistungen

  • Angebot: Auswirkungen auf das Dienstleistungsangebot

Durch das Aufzeigen der Auswirkungen der verschiedenen Lösungsstrategien auf die Bewirtschaftung leistet die FM-Planung einen wesentlichen Beitrag für die Entscheidungsgrundlagen des Eigentümers/Investors und des Nutzers.

Vorgehen

In der Phase Strategische Planung ist es für die Bewirtschaftungsplanung wichtig, die Auswirkungen des projektauslösenden Bedürfnisses auf die Bewirtschaftung zu erkennen. Auf diese Weise wird bereits in dieser frühen Phase auf eine optimale Bewirtschaftung im Projekt hingewirkt.

Folgende Schritte sind vorzunehmen:

  • Bedürfnis aus der Sicht Bewirtschaftung erfassen

  • Auswirkungen auf die Bewirtschaftung abschätzen

  • Grundlegende Ziele und Rahmenbedingungen aus der Sicht Bewirtschaftung einbringen

Mitarbeit bei der Bedürfnisüberprüfung

Im Rahmen der Bedürfnisüberprüfung geht es darum, das Bedürfnis zu analysieren und daraus die grundlegenden Ziele und Rahmenbedingungen zu formulieren.

Der FM-Planer prüft das Bedürfnis bezüglich der bewirtschaftungsrelevanten Aspekte.

Beispiele:

  • Sicherheit (Personen- oder Datensicherheit usw.)

  • Logistik (Versorgungs- und Entsorgungslogistik auf Ebene Areal, Personen- und Warenströme usw.)

  • Energie und Umwelt [Energieeffizienz, Einsatz erneuerbarer Energie, Ver-sorgungssicherheit, Nachhaltigkeit, Zertifizierung mit Gebäudelabels usw.)

  • Wirtschaftlichkeit (Höhe der Betriebs- und Nebenkosten, Investitionshorizont, Renditeerwartungen, ..)

  • Organisation (Immobilien- und Gebäudestrategie, Belegungsdichte, Strategie für das Informations- und Datenmanagement in der Nutzungsphase usw.)

Als Referenz dienen dem FM-Planer dabei objekt- und projektübergreifende Grundlagen wie:

  • Abgrenzung zwischen Kerngeschäft und Supportprozessen

  • Definition des Rollenmodells

  • Standard-Dienstleistungsangebot

  • Bezeichnungskonzept

  • Versorgungs- und Entsorgungskonzept

  • Parkplatzkonzept

  • Personalverpflegungskonzept

  • Standard-Reinigungskonzept

Wenn das Bedürfnis und seine bewirtschaftungsrelevanten Aspekte erfasst sind, geht es darum, die möglichen Auswirkungen abzuschätzen.

Als Referenzwerte dafür dienen:

  • Bewirtschaftungssituation vor der Realisierung des Projekts

  • Benchmarks/Vergleichszahlen von anderen Objekten

Schließlich gilt es die grundlegenden Ziele und Rahmenbedingungen aus Sicht der Bewirtschaftung zu formulieren und in die Projektziele einzubringen:

  • Zu erfüllende Kennwerte/Benchmarks

  • Organisatorische Rahmenbedingungen aufgrund der Bewirtschaftungs¬strategie

Phasenziele

In der Phase Vorstudien erarbeitet man die Projektdefinition, prüft und bestätigt die Machbarkeit des Vorhabens und bestimmt im Rahmen des Auswahlverfahrens den am besten geeigneten Projektvorschlag.

Für das planungs- und baubegleitende Facility Management ergeben sich daraus folgende Teilziele:

  • Bewirtschaftungsrelevante Anforderungen wurden in das Projektpflichtenheft aufgenommen

  • Erste, grundlegende Überlegungen bezüglich Bewirtschaftung liegen dokumentiert vor und sind in die Projektvorschläge eingeflossen

  • Die Projektvorschläge sind bezüglich Bewirtschaftungstauglichkeit beurteilt und die Erkenntnisse in die Bewertung eingeflossen

  • Die notwendigen Verbesserungen hinsichtlich der weiteren Bearbeitung des evaluierten Projektvorschlags sind dokumentiert

Aufgaben

Gleichzeitig mit der Projektdefinition wird auch die Bewirtschaftungsplanung durch den FM-Planer gestartet.

Er hat dabei folgende Aufgaben zu erfüllen:

  • Identifizieren der für die Bewirtschaftung notwendigen Leistungen und Themen

  • Festhalten der Erkenntnisse in einer ersten Fassung des Betriebsführungskonzepts

  • Formulieren der Anforderungen aus der Sicht Bewirtschaftung für die Projektdefinition und Mitarbeit bei der Beurteilung der Machbarkeit aus der Sicht Bewirtschaftung

  • Ermittlung der Lebenszykluskosten und Eruieren der Stellschrauben zur Kostenoptimierung

  • Kriterien aus der Sicht Bewirtschaftung für das Wettbewerbsprogramm festlegen, falls ein Auswahlverfahren durchgeführt wird, und Mitarbeit bei der Bewertung der Projektvorschläge aus der Sicht Bewirtschaftung

  • Erkennen und Benennen der aus der Sicht Bewirtschaftung notwendigen Verbesserungen für die Weiterbearbeitung des Projektvorschlags

Qualitätssicherung

Die Qualität der Ergebnisse der FM-Planung kann mit folgenden Massnahmen sichergestellt werden:

  • Berücksichtigung von anerkannten Standards wie EN 15221-4 für die Identifizierung der Bewirtschaftungsleistungen

  • Verwendung von Erfahrungswerten aus der Bewirtschaftung bei der Beurteilung der Machbarkeit von Projektvorschlägen

  • Sicherstellen einer kompetenten Vertretung der Sicht Bewirtschaftung im Beurteilungsgremium

  • Bewertung der Wirtschaftlichkeit der Projektvorschläge auf Basis der Lebenszykluskosten